Cloudyflex - Blog , Proje Yönetimi Uygulamaları

Gantt Şeması Nedir? Nasıl Oluşturulur?

Thu, 07 Dec 2023 12:41:54 +0000

Gantt şeması, bir projede belirli görevlerin ve kaynakların planlanmasını, yönetilmesini ve izlenmesini kolaylaştıran önemli bir görsel araçtır. Proje zamanının grafiksel bir tasviri olan Gantt şeması, süreçlerin daha kolay bir şekilde kontrol altına alınmasını mümkün kılar. Projenin öğelerinin başlangıç ve bitiş tarihlerini gösteren bir tür çubuk grafik olarak özetlenebilir. Her görevin ilerleyişini gösterir ve planlanan zamanlarla gerçekleşenlerin kıyaslanmasını kolaylaştırır. Proje yönetiminde yaygın olarak kullanılan araçlar arasında bulunan Gantt şeması, içeriği ne olursa olsun her sürecin yönetilmesinde etkili bir şekilde rol oynar.

Proje yönetiminde kullanılan Gantt şemalarında genellikle sol tarafta etkinliklerin bir listesi bulunur. Her aktivite, bir çubuk ile temsil edilir. Çubukların konumu ve uzunluğu, aktivitelerin başlangıç ve bitiş tarihini ve süresini gösterir. Gantt şeması, bir bakışta projenin ne zaman biteceğini, hangi noktalarda gecikmeler olduğunu ya da sürecin nasıl yönetildiğini incelemenizi mümkün hale getirir. Boyutu ne olursa olsun her projenin planlanmasını ve programlanmasını destekler. Projeleri görselleştirme ve bu görsel taban aracılığıyla sürecin takip edilmesinde önemli bir yere sahiptir.

Gantt Şeması Nedir?

Gantt şeması proje yönetiminin önemli araçlarından biridir. Temel olarak süreçlerin başlangıcını, bitişini ve süresini görselleştirmeye yardımcı olur. Görsel araçlar sayesinde sistemin durumunun daha kolay bir biçimde analiz edilmesini mümkün kılar. Gantt grafikleri temel olarak görev planlama araçlarıdır. Gantt çubukları ismi de verilen yatay çubuklara dönüştürülen görevler, projedeki herkesin sistemin genel durumu hakkında fikir edinmesine yardımcı olur. Gantt şeması zamana karşı planlanmış aktivitenin durumunu gösterir. Özellikle büyük bir ekip ve birden fazla paydaş olduğu durumlarda görevlerin planlandığı şekilde ilerlemesi noktasında kullanışlıdır.

Temel bir Gantt şeması şu şekilde gözükür:

Buradaki Gantt şemasında günlük olarak Eylül ve Ekim arasında yapılacak bir proje planlanmıştır. Tarihleri görselin üst kısmında görebilirsiniz. Bu örneğe göre “Inspect interiors” işi tamamlanmadan “Install electric service panel” işi başlayamaz. Bu iki işin bağımlılığı oklarla tanımlanmıştır. Benzer şekilde “paint touch-up” işi başlamadan 6. sıradaki iş de başlayamaz. Bununla beraber ilk sırada bulunan “electrical rough-wire” işi herhangi bir iş ile bağlantı değildir.

Görselde de görülebileceği gibi Gantt şeması işlemlerin yapılış sırasını, faaliyetlerin birbirleriyle olan bağlantılarını ve projenin başlangıç/bitiş sürelerinin kolaylıkla görülmesini mümkün kılar. Bütün faaliyetleri çubuklarla görselleştirdiği için projenin genel olarak hangi bileşenlerden oluştuğunu rahat bir şekilde görüntülemenize olanak tanır.

Gantt Şeması Ne İşe Yarar?

Gantt şeması genel olarak aşağıdaki işlevleri yerine getirir:

· İlk olarak şemalar, bütün projenin görsel olarak bir temsilini gösterir. Böylece projenin genel olarak ne zaman başlayacağını ve biteceğini görüntüleyebilirsiniz.

· Bütün projenin yanı sıra şemalar aynı zamanda tüm görevlerin ayrı ayrı zaman çizelgelerini, işlem sürelerini ve bitiş tarihlerini görüntülemenize olanak tanır. Böylece projenizdeki kritik yolları da kolay bir şekilde tespit edebilirsiniz. Kritik yol, bütün projenin tamamlanması için gereken en uzun görev dizisi şeklinde özetlenebilir. Büyüklüğü ya da bütçesinden bağımsız olarak her projenin tamamlanması için hayati önem taşıyan bazı temel görevler vardır. Eğer bu görevler projenin tamamlanmasını yavaşlatıyorsa, onlara “kritik yol” ismi verilir.

· Kritik yol tespiti, görevleri kilometre taşlarına bölmenize yardımcı olur. Böylece projeyi basitleştirerek herkesin rollerini ve görevlerini anlamasını sağlayabilirsiniz. Ayrıca kritik yolu bularak görevleri önceliklerine göre sıralayabilir, hassas bir şekilde planlama sürecini yönetebilir ve kaynaklarınızı daha iyi bir biçimde tahsis edebilirsiniz. Ek olarak projenin kritik olmayan görevlerini belirleyerek zaman çerçevesi problemlerini de önleyebilir, proje yöneticilerinizin aynı anda yürütebileceği proje faaliyetlerini belirlemelerine yardımcı olabilirsiniz.

· Bir projedeki bütün faaliyetler bağımsız bir şekilde yürütülemez. Bazı faaliyetlere geçilmesi için öncesinde farklı süreçlerin tamamlanması gerekir. Bir projede temel olarak bileşke, bağımsız, paralel ve öncül faaliyetler yer alır. Faaliyetler Gantt şeması aracılığıyla doğru olarak çizildiğinde ise ortaya süreç ve kritik yollar çıkar.

· Gantt şeması, her faaliyetin hangi faaliyetleri etkilediğini ve hangilerinden etkilendiğini incelemenize yardımcı olur. Böylece projenin bütün aşamalarını görselleştirerek şeffaf ve anlaşılır bir sistem ortaya koymanıza olanak tanır.

· Gantt şeması, bir kuruluş içindeki eş zamanlı olarak gerçekleştirilen görevlerin ya da projelerin ne kadar ilerlediğinin görselleştirilmesini mümkün kılar. Planlanan proje ile gerçekleşen projenin karşılaştırılmasına imkân tanır. Bu sayede şirketinizdeki kaynakları doğru bir şekilde tahsis etmenizi ve ihtiyaç duyulan kanallara aktarmanızı sağlar.

Gantt Şeması Proje Yönetiminde Nasıl Kullanılır?

Gantt şemasının temelinde görevlerin, faaliyetlerin ya da projelerin haritalanması yatar. Projenin kapsamını, maliyetini ve zaman ölçekleri arasındaki dengeyi kurmanıza yardımcı olur. Örneğin, proje yöneticileri daha fazla kaynak eklediğinde ya da projenin kapsamını değiştirdiğinde bitiş tarihinin nasıl değişebileceğini analiz edebilir. Gantt şemasını doğru bir şekilde kullanabilmek için tüm bireysel görevleri, her görevin ne kadar süreceğini ve görevlerin diğer faaliyetlerle nasıl bir ilişki içinde olduğunu bilmeniz gerekir. Bütün bilgilerin şemalar aracılığıyla bir araya getirilmesi, yöneticilerin projenin önemli bölümlerine odaklanmasını ve projenin tamamlanması için gerçekçi bir zaman çerçevesi oluşturmasını sağlar. Gantt şeması genel olarak aşağıdaki gibi kullanılabilir:

· Bir projeyi Gantt şemasına aktarmadan önce içinde yer alan tüm faaliyetleri ve görevleri doğru bir şekilde analiz etmeniz ve parçalara ayırarak bölümlendirmeniz gerekir.

· Bileşenlere ayırdığınız görevlerden kimlerin sorumlu olacağına karar verdikten sonra Gantt şemalarıyla kaynak tahsisini yapmalısınız.

· Faaliyetlerin ve görevlerin ilişkilerini de tanımlamanız gerekir. Her görevin ne kadar süreceğine, faaliyetlerin tamamlanması gereken sıraya ve kaynaklarınıza karar vermelisiniz.

· Oluşturduğunuz programın iyileştirilebilir yönleri olup olmadığını belirlemelisiniz. Örneğin, “Bir görev tarihinin bitiş ya da başlangıç tarihi değişebilir mi?” ya da “Daha fazla kaynak tahsis edilebilir mi?” gibi soruların cevaplarına yanıt vermelisiniz.

· Kaynaklarınızı belirledikten ve faaliyetleri bileşenlere ayırdıktan sonra atamalarını gerçekleştirmelisiniz.

Birkaç temel adımı takip ederek projenizi Gantt şemasına aktarabilir ve faaliyetlerinizi daha yönetilebilir hale getirebilirsiniz.

Gantt Şeması Hangi Alanlarda Kullanılır?

Gantt şeması birçok farklı alanda kullanılabilir. Süreçlerin optimize edilmesini, izlenmesini, yönetilmesini ve analiz edilmesini sağlayan şemalar, farklı iş alanlarında istenilen performans seviyelerine ulaşılmasını destekleyebilir. Gantt şemasının kullanıldığı bazı alanlarda şöyledir:

· İnşaat projeleri

· Etkinlik yönetimi

· Üretim ve imalat

· AR-GE projeleri

· Bilgi ve teknoloji projeleri

· Hizmet yönetimi

Gantt şemaları herhangi bir projenin zaman çizelgesini takip etmek, paydaşlarla beraber ortak bir anlayış oluşturmak ve ekip üyelerini süreç hakkında haberdar etmek için kullanılabilir. Geniş bir tanıma sahip olduğu için şemalar farklı projelere rahat bir şekilde entegre edilerek süreçlerin iyileştirilmesini destekler.

Gantt Şeması Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

Gantt şeması süreçleri görselleştirmesi ve bileşenlere ayırarak yönetilebilir hale getirmesiyle birçok avantaj sunar. Genel olarak şemaların avantajları aşağıdaki gibi özetlenebilir:

· Genel bir bakış açısı sağlar: Gantt şemaları görsel olarak çekicidir ve herkes tarafından kolay bir şekilde anlaşılabilecek bir yapıya sahiptir. Görevlerin başlama sırası ve süreleri de dahil olmak üzere faaliyetler hakkında kritik bilgileri tek bir bakışta elde etmenizi sağlar.

· Verimlilik seviyelerini artırarak kaynakları yönetmeyi kolaylaştırır: Şemalar, yöneticilerin ve çalışanların kaynakları ve zamanlarını daha etkili bir biçimde yönetmelerine yardımcı olur. Yöneticiler, faaliyetleri inceleyerek daha gerçekçi programlar belirleyebilir ve işleri doğru kişilere atayarak süreci tutarlı hale getirebilir. Ek olarak şemalar, proje başlamadan önce olası problemlere geçici ya da kalıcı çözümler bulunmasına da yardımcı olabilir.

· İyileştirilmiş süreç takibi sunar: Projede bulunan herkes şemalar sayesinde süreci kolaylıkla takip edebilir. Grafikler, olası problemleri ya da kısıtlamaları ortaya çıkararak yenilikçi çözümler bulunmasını destekler.

· Faaliyetlerin bağımlılıklarını ve detaylarını gösterir: Gantt şeması, bir projede yer alan görevlerin birbiriyle nasıl örtüştüğünü, faaliyetlerin birbirinden nasıl etkilendiğini ya da kritik yolların neresi olduğunu gösterir. Aynı zamanda bir faaliyetin başlangıç zamanının başka bir görevin tamamlanmasına nasıl bağlı olabileceğine dair bir içgörü sunar. Bu tür veriler, yöneticilerin planlamalarını daha tutarlı bir biçimde yapmalarına yardımcı olur.

· Aynı anda birden fazla projenin yönetilmesini destekler: Gantt şemaları, faaliyetleri bileşenlere ayırması ve çizelgeler aracılığıyla görselleştirmesiyle yöneticilerin birden fazla projeyi rahatlıkla izlemesini sağlar. Böylece yöneticiler, şirket içerisindeki işleri tutarlı bir şekilde kontrol edebilir.

· Gerçekçi süreçler planlamayı mümkün kılar: Gantt şeması, genel olarak projenin tamamlanması için gerçekleştirilmesi gereken bütün faaliyetleri ortaya koyar. Faaliyetler arasındaki ilişkileri ve bağımlılıkları göstermesi sayesinde daha tutarlı son tarihler belirlenmesine olanak tanır.

· Herkesin projenin ilerleyişini izlemesine imkân tanır: Projede uzaktan çalışanlar olsa bile herkesin sürecin ilerleyişi hakkında fikir sahibi olmasını mümkün hale getirir. Böylece projede çalışan herkes belirli bir uyumu yakalayabilir.

· Projedeki ekipleri motive eder: Projenin ilerleyişi Gantt şemaları sayesinde herkes tarafından görülebilir. Süreçlerin görselleştirilmesi de çalışanların motivasyon elde etmelerine yardımcı olabilir.

Genel olarak Gantt şeması, tek bir bakışta bütün detayları gösterme, faaliyetleri bileşenlere ayırarak yönetilebilir hale getirme ya da kaynak ve maliyet yönetimini gerçekçi temeller üzerinden belirleme gibi birçok farklı avantaj sunar.

Proje Yönetiminde Gantt Şeması Bileşenleri Nelerdir?

Gantt şeması oluşturmaya başlamadan önce bileşenler hakkında bilgi sahibi olmanız gerekir. En temel anlamıyla dikey eksende görev listesi ve yatay eksende bir zaman çizelgesiyle beraber her görevi temsil eden çubuklar bulunur. Bununla beraber Gantt şeması sadece bunlardan ibaret değildir. Şemanın bileşenleri genel olarak aşağıdaki gibidir:

· Görev listesi: Faaliyet listesi olarak da bilinen görev listesi, grafiğin sol bölümüne yerleştirilen dikey bir listedir.

· Zaman çizelgesi: Zaman çizelgesi şemanın üst bölümünde yer alır. Projenin günlerini, haftalarını ya da aylarını gösterecek biçimde yapılandırılabilir. Başlangıç ve bitiş tarihlerini ve belirlediğiniz zaman aralıklarını gösterir.

· Barlar: Görev çubukları olarak da bilinen barlar, her faaliyet için ayrı bir şekilde gösterilir. Genel olarak her faaliyetin başlangıç ve bitiş tarihleriyle beraber işlem süresini belirtir.

· Oklar: Şemalarda bulunan oklar, faaliyetlerin hangi sırada gerçekleştirilmesi gerektiğini gösterir. Faaliyetlerin birbirlerine ne şekilde bağlı olduğu oklar yardımıyla belirtilir.

· Kilometre taşları: Kilometre taşları, bir projenin önemli bileşenleri arasında bulunur. Dönüm noktalarını gösteren kilometre taşları, bir karar noktasını gösterebileceği gibi projenin önemli bir noktası da olabilir.

· Kritik yol: Kilometre taşları ile kritik yol birbiriyle sıklıkla karıştırılır. Kilometre taşları kritik yolların üzerinde olabilse de tek başına kritik yolu vermez. Kritik yol, son teslim tarihine uyum sağlayabilmek için en uzun ve birbirine bağımlı görev dizisi olarak özetlenebilir. Kritik yoldaki zaman kaybı, bütün projenin bitiş tarihini etkileyebilir.

· Kaynaklar: Faaliyet ya da işlemlerde kullanılan kaynakları gösterir. Bu kaynaklar çalışanlar olabildiği gibi ayrılan bütçe de olabilir.

· İlerleyiş: Projede başladıktan sonra sürecin nasıl ilerlediğini gösterir. Örneğin, bir projenin %30’u tamamlandıysa yüzde şeklinde ya da barlarda bir karaltı olacak biçimde nitelendirilebilir.

Gantt Şeması Oluşturmak İçin Temel Adımlar Nelerdir?

Gantt şeması oluşturma süreci birkaç temel adımdan meydana gelir. Adımlar genel olarak şu şekildedir:

· Projenin detaylarını belirleyin: Görevleri ya da kaynakları çizelge üzerine aktarmadan önce temel proje detaylarını belirlemeniz gerekir. Projenizin ismi, başlangıç ve bitiş tarihleri detaylara örnek olarak verilebilir.

· Projenize görevler ekleyin: Gantt şemasına görevler eklemek, sürecin ilk adımını oluşturur.

· Görevleri planlayın: Görevleri ekledikten sonra onları planlamanız gerekir. Planlama sürecinde ise hangi işlerin hangilerine bağlı olduğunu ve faaliyetlerin süresini belirlemelisiniz.

· Kilometre taşlarını ekleyin: Kilometre taşları eklemek, projenin sürecini daha rahat bir şekilde yönetmenize olanak tanır. Genellikle Gantt şemasında kilometre taşları yıldızla gösterilir.

· Kaynak atamalarını yapın: Bütün görevleri haritaladıktan, süreleri belirledikten ve oklarla bağımlılıkları tanımladıktan sonra kaynak atamalarını gerçekleştirmelisiniz.

· Renklendirmeler yapın: Gantt şemasının önemli özellikleri arasında görselleştirmeyi destekleyen renklendirme özelliklerine sahip olması gelir. Görev çubuklarını renklendirerek ilk bakışta görevlerin daha detaylı şekilde tanımlanmasını sağlayabilirsiniz.

Genel olarak Gantt şeması birkaç farklı adımı içerir. Şemayı çizmeye başlamadan önce faaliyetlerinizin detaylarını ve zaman çizelgenizi belirledikten sonra pratik bir şekilde projenizi haritalandırmaya başlayabilirsiniz.

Zoho Projects Örneği: Gantt Şeması Nasıl Oluşturulur?

Gantt şeması Zoho Projects gibi yazılımlar aracılığıyla pratik bir şekilde oluşturulabilir. Temel adımların Zoho Projects aracılığıyla nasıl uygulanabileceğini ve Gantt şemasıyla oluşturulan bir projenin nasıl görüneceğini merak ediyorsanız aşağıdaki listeyi inceleyebilirsiniz.

· Zoho Projects’te Gantt şemaları temel olarak iki farklı tipte görüntülenir. Kilometre taşı Gantt, faaliyetleri projedeki hiyerarşik durumlarına göre sıralar. Kronoloji Gantt ise projeleri başlangıç ve bitiş tarihlerine göre sıralar.

· Projeler sekmesine tıkladıktan sonra Gantt grafiğini seçerek projelerinizi oluşturmaya başlayabilirsiniz.

· Başlık, başlangıç ve bitiş tarihi gibi bilgileri girerek yeni bir proje oluşturabilirsiniz.

· Görev bölümüne tıklayarak aşağıda gösterildiği gibi görev ayrıntılarını girebilirsiniz.

· Zoho Projects üzerinden pratik bir şekilde yeni görevler ekleyebilirsiniz. Görev açıklaması, başlangıç ve bitiş tarihleri gibi detayları tanımladıktan sonra yeni görevinizi projenizin içine dahil edebilirsiniz.

· Görevlerin yanı sıra sütunları da değiştirebilirsiniz. Sütunların üzerine geldikten ve istediğiniz değişiklikleri yaptıktan sonra kaydederek işlemi tamamlayabilirsiniz.

· Görevler ya da faaliyetleri atadıktan sonra onların ek bilgilerini görüntüleyebilirsiniz. Görev isminin üzerine geldikten sonra başlangıç ve bitiş tarihlerinin yanı sıra faaliyetin öncüllerini ya da ilerleyiş durumunu da görüntüleyebilirsiniz.

· Zoho Projects aracılığıyla görev çubuklarının rengini de rahatlıkla değiştirebilirsiniz. Farklı renkteki görev çubukları, projenin farklı aşamalarını kolay bir biçimde görselleştirmenizi mümkün hale getirir. Faaliyetin üzerine geldikten sonra aşağıda gösterildiği gibi rengi değiştirebilirsiniz.

· Gantt şemasının kronolojik olarak faaliyetleri göstermesini isterseniz bütün işlerin ne zaman başlayıp ne zaman biteceğini rahat bir şekilde görüntüleyebilirsiniz. Kronoloji Gantt ayarlaması yaparak faaliyetlerin hangi faaliyetlerden önce başlayacağını tek bir bakışta anlayabilirsiniz. Ayrıca tamamlanan işlerin üzeri çizildiği için ilerleyişi de kontrol edebilirsiniz.

· Sistem aynı zamanda kritik yolları da tanımlamanıza yardımcı olur. Kritik yol, gecikme durumlarında projenin bitiş süresini etkileyebilecek görevlerden oluşur. Proje teslim sürelerinin aksamasını istemiyorsanız bu yoldaki görevlere odaklanmanız gerekir. Zoho Projects, kritik yolları görmenizi sağlayarak hangi işlere öncelik vermeniz gerektiği hakkında fikir edinmenize yardımcı olabilir. Örneğin, aşağıdaki görselde kırmızıyla işaretlenen faaliyetler kritik yolu temsil eder.

· Gantt şemasına daha fazla proje eklemek istediğinizde kolaylıkla ölçeklendirme işlemini gerçekleştirebilirsiniz. Yakınlaştır ve uzaklaştır simgelerine dokunarak Gantt grafiğini istediğiniz gibi ölçeklendirebilirsiniz.

· Zoho Projects sayesinde Gantt şemasında bulunan görevleri çalışanlara ya da ekiplere de rahatlıkla atayabilirsiniz. Ardından atamaları kolaylıkla görüntüleyebilirsiniz.

· Zoho Projects’te hazırladığınız Gantt şemasını dilerseniz dışarı aktarabilirsiniz. Gantt grafiğiniz açıkken sağ üst köşedeki simgeye tıklayarak projenizi PDF olarak dışarı aktarabilirsiniz.

Zoho Projects sayesinde Gantt şemasını kullanarak projelerinizi görselleştirebilir, kaynak atamalarınızı yapabilir ve süreçleri zorlanmadan yönetebilirsiniz. Görselleştirilmiş süreçler sayesinde projeye dahil olan herkesin sürecin ne durumda olduğunu takip etmesini sağlayabilirsiniz. Projelerinizi gerçek zamanlı bir şekilde yönetmek ve herkesin anlayabileceği bir grafik üzerinden ekipleri bir araya getirmek istiyorsanız Zoho Projects’e göz atabilirsiniz.

Agile Proje Yönetimi Nedir? Nasıl Yapılır?

Wed, 11 Oct 2023 07:44:32 +0000

Agile Proje Yönetimi (APM), genel olarak projeleri birden fazla dinamik aşamaya ayıran bir yönetim sistemi şeklinde özetlenebilir. Projenin yaşam döngüsü boyunca meydana gelen değişikliklere odaklanırken ekipleri de verimli bir şekilde yönetmeyi amaçlar. Yinelemeli bir yaklaşım olarak da nitelendirilen sistem, anı ve piyasayı yakalamak isteyen işletmeler tarafından sıklıkla kullanılır. Artık günümüz iş dünyasında değişim hızı sürekli olarak artığı için projelerin de kısa süre içinde tamamlanması gerekir. APM, süreçlerin hız kazanmasını sağlarken aynı zamanda değişen koşullara uyum sağlayabilmeyi de teşvik eder. Böylece istenilen verimlilik seviyelerine ulaşmakta kullanılabilecek etkili bir araç haline gelir. Agile (çevik) Proje Yönetimi önceden belirlenmiş bir eylem planı oluşturmak yerine daha dinamik bir süreç kurgulamaya odaklanır. Agile Proje Yönetiminde temel olarak süreç, projenin ihtiyaçları ve değişen koşullar göz önünde bulundurularak ana hatlarıyla çizilir. Bununla beraber görevler ve süreçler esnek bir yapıya sahip olacak biçimde yapılandırılır. Proje bitimine kadar ise döngü boyunca sürekli olarak ayarlamalar yapılır. Yineleme sistemi sayesinde beklenmedik olaylar yaşandığı zaman süreçler daha kolay bir şekilde değişikliklere adapte olabilir.

Agile Proje Yönetiminin temelinde sürekli olarak fikirlerin üretildiği, ekip çalışmasının teşvik edildiği ve karşılaşılacak sorunlara hızlı bir biçimde yanıt verilebildiği bir sistem yatar. Genellikle agile yöntemleri benimseyen şirketlerde proje çalışmalarını tek bir yöneticinin yönetmesi desteklenmez. Bütün sorumluluğun ve planlamanın tek bir kişi üzerinde toplanmasındansa ekipler sorumluluğu paylaşır. Böylece proje yaşam döngüsü boyunca sık sık kontroller yapılarak sistemin her parçası daha uyumlu hale getirilir. Yapılan planlar sürekli olarak dinamik bir şekilde değerlendirildiği, fikirler süreç içinde devamlı test edildiği ve ihtiyaç durumlarında düzenlemeler yapılabildiği için Agile Proje Yönetimi günümüz dünyasının gerekliliklerine yanıt vermenizi kolaylaştırır. Zoho Sprints gibi Agile Proje Yönetimi metotlarını benimseyen yazılımlardan yardım alabilir, sistemlerinizi daha dinamik olacak biçimde kurgulamaya başlayabilirsiniz.

Agile Proje Yönetimi Nedir?

Agile Proje Yönetimi iş ihtiyaçlarının sürekli olarak değiştiği ya da şirketlerin daha hızlı bir şekilde değer kazanmak istediği durumlarda kullanışlı hale gelir. Genel olarak agile olarak yönetilen projelerde işler küçük parçalara ayrılır ve böylece süreçlerin daha hızlı tamamlanması amaçlanır. Ayrıca her yinelemede kullanıma hazır bir özelliğin/yeniliğin sunulması beklenir. Eğer döngü sonucunda bazı hatalar keşfedilirse sonraki akışta bu sorunlar çeşitli düzenlemeler ile ortadan kaldırılabilir. Agile Proje Yönetimi, genel olarak hataları daha hızlı bir şekilde bulmanızı sağlarken aynı zamanda sistemlerinizin de değişen koşullara adapte olma yeteneğini artırır.

Agile Proje Yönetimi, geliştirme süreçlerinin son aşamalarında olunsa bile değişimi benimseyebilmeyi sağlar. Gerçek zamanlı veriler ve bilgiler üzerinden bir sistem kurgulayarak projelerin zaman, maliyet ve kapsamının verimli bir biçimde yönetilmesini mümkün kılar. Geleneksel proje yönetimi sistemlerinde genellikle bütün projenin yükü yöneticide olurken çevik sistemlerde çalışanlar da sorumluluk alır. Herkesin dahil olduğu bir süreç kurgulayan Agile Proje Yönetimi, projenin çalışanlar tarafından benimsenmesini sağlayarak onları motive etmeyi başarır. Agile Proje Yönetimi ile sistemlerinizi geliştirmek ve piyasa şartlarına daha hızlı uyum sağlayabilecek süreçler inşa etmek istiyorsanız Zoho Sprints ile bu amacınızı hayata geçirebilirsiniz.

Agile Proje Yönetimi ve Geleneksel Proje Yönetiminin Karşılaştırılması

Proje yönetimi kavramı genel olarak çalışanların da dahil olduğu kaynakların planlanmasını, organize edilmesini ve yönetilmesini içerir. Temelde projenin kapsamını, zamanını, maliyetini, kalitesini, kaynaklarını ve önemli parametreleri bir arada dengelemeyi amaçlar. Geleneksel Proje Yönetimi de Agile Proje Yönetimi de bu süreçleri farklı şekillerde ele alır. Her iki yöntemin temel farklılıkları ve birleştiği noktalar genel olarak aşağıdaki gibidir:

· Agile sistemlerde esneklik öne çıkar ve sistemleri yenilikçi bir şekilde uyarlayabilmenin önemi vurgulanır. Geleneksel sistemler ise öngörülebilirliği vurgulayarak daha kapsamlı bir planlama yapılması gerektiğinden bahseder.

· Agile Proje Yönetiminde yüz yüze iletişim önemlidir ve çalışanların iş birliği içinde olması gerektiği belirtilir. Geleneksel Proje Yönetimi sistemlerinde ise süreçler daha resmi kanallar aracılığıyla ilerler.

· Agile projelerde genellikle müşteri memnuniyeti ve çalışanların fikirleri öne çıkar. Geleneksel projelerde ise bir plan ortaya atıldıktan sonra ona uyulması ve proje gereksinimlerinin karşılanması önemlidir.

· Çevik proje yönetimi sistemlerinde süreçler sprint/döngüler aracılığıyla planlanır ve proje boyunca değişiklikler ya da çeşitli ayarlamalar yapılabilir. Geleneksel sistemlerde ise planlama uzun bir süreci kapsar ve değiştirilmesine izin verilmeyen katı kurallar bulunur.

· Agile sistemlerin kendi kendini organize etmesi beklenirken geleneksel planlamada hiyerarşik bir düzen vardır.

· Her iki sistemde de işi denetleyecek proje yöneticilerine ihtiyaç vardır. Ayrıca kalite yönetimi her iki sistemin de önemli bir parçasını oluşur. Zaman ve bütçe sınırlarının aşılmaması, iki yöntemin de benzerlik gösterdiği noktalar arasında bulunur.

Hangi proje yönetimi sisteminin sizin için uygun olduğunu elinizdeki projeyi göz önünde bulundurarak tercih etmelisiniz. Örneğin, Agile Proje Yönetimi yazılım geliştirme projeleri gibi belirsizliğin yüksek düzeyde olduğu ve değişimin bir zorunluluk haline geldiği projelerde gereklidir. Kanban ya da Yalın metotlar agile sistemlerde önem kazanır. Bununla beraber Geleneksel Proje Yönetiminin de işlevsel hale geldiği uygulamalar mevcuttur. Örneğin, inşaat projelerinde ya da belirli bir mevzuatın veya yasanın takip edilmesi gerektiği projelerde iyi tanımlanmış projeler önem kazanır. Her iki yönetim sisteminin de öneminin farkında olan Zoho, şirketlerin süreçleri daha verimli bir biçimde yönetmesi için farklı uygulamalar sunar. Geleneksel bir süreç planlamak istiyorsanız yenilikçi araçlar içeren Zoho Projects size bu konuda yardımcı olabilir. Agile süreçler içinse Zoho Sprints’ten yardım alabilirsiniz.

Agile Proje Yönetimi Adımları Nelerdir?

Agile Proje Yönetiminin şirketlerde nasıl uygulanacağı hakkında bilgi almak istiyorsanız aşağıdaki başlıklara göz atabilirsiniz.

Kapsam

Agile Proje Yönetimindeki ilk aşama, müşterilerin ihtiyaçlarının belirlenmesi, iş hedeflerinin tanımlanması ve istenilen sonuçların genel hatlarıyla saptanması ile ilgilenir. Proje yöneticisi doğru ekipleri belirleyerek genel bir çerçeve çizer. Genel olarak bu aşamada geleneksel proje yönetimi modern gereksinimlerle harmanlanır. Bununla beraber agile projelerde kapsamın değişmez olarak görülmemesi gerektiği unutulmamalıdır.

Planlama

Bu tür projelerde genellikle iki hedef vardır. Bunlardan ilki, projeyi kilometre taşlarına bölerek küçük parçalara ayırmaktır. İkincisi de bir zaman çizelgesi belirlemektir. Projeyi kilometre taşlarına ya da parçalara bölmek sürecin daha çevik hale gelmesinde etkili olarak rol oynar. Planlama aşamasında genel olarak değişikliklere daha hızlıca uyum sağlayacak bir uygulama planı oluşturulur.

Agile Proje Yönetimindeki kısa döngülere “sprint” ismi verilir. Projeleri döngülere ayırdıktan sonra ilk sprint/döngü için bir plan oluşturmalısınız. Sprint’i planlarken hangi bileşenlerin, işlevlerin ya da özelliklerin yer alması gerektiğine karar vermelisiniz. Genellikle agile sistemlerde döngüler için 2 ile 4 hafta arasında bir süre belirlenir. Planlama aşamasını tam olarak gerçekleştirmek için “scrum” ve “kanban” kavramlarını da bilmeniz gerekir.

Scrum, genel olarak bir yönetim çerçevesi olarak nitelendirilebilir. Şeffaflık, gözlem, adaptasyon, bağlılık, cesaret, odaklanma ve açık iletişim bu yönetimin temelini oluşturur. Scrum, ekiplerin çalışmalarını bir dizi prensip, değer ve uygulama vasıtasıyla yönetmesine yardımcı olan agile bir yönetim çerçevesidir. Scrum ekibi ise sprint/döngüleri gerçekleştirmek için üç role ihtiyaç duyar. Bu roller Ürün Sahibi, Scrum Lideri ve Scrum Geliştirme Ekibi olarak nitelendirilir. Ürün Sahibi, herkesin işi anladığından ve benimsediğinden emin olur. Scrum Lideri, ekiplere koçluk yapar. Scrum Geliştirme Ekibi ise her sprint için planı yürütür.

Kanban ise temel olarak süreçleri görselleştirerek herkesin durum hakkında bilgi edinmesine imkân tanır. Kanban kartları aracılığıyla iş yükleri eşit bir biçimde dağıtılır ve verimliliğin artırılması sağlanır. Ayrıca her iki yöntemi bir araya getiren Scrumban da agile projelerde sıklıkla kullanılan bir metottur. Üç yöntem de kendi içinde bazı avantajlar sağladığı için döngülere başlamadan önce hangi yöntemi kullanacağınıza karar vermelisiniz.

İlk Döngü/Sprint

Planlama aşamasında oluşturduğunuz ilk sprint’i gerçekleştirmelisiniz. Ürünün türüne bağlı olarak bu döngü yürütme, üretim ya da tasarım gibi bileşenleri içerebilir. Sprint sırasında sorunları çözmek için genellikle ekipler günlük olarak toplantılar yapar. Geri bildirimin alınabilmesi ve değişikliklerin hızlı bir biçimde onaylanabilmesi için de gerekli olduğu durumlarda müşteriler de toplantılara dahil edilir.

Keşif/İnceleme

Her projede olduğu gibi agile süreçlerde de zaman ve bütçe kısıtlamaları vardır. Keşif aşamasında ise bu kısıtlar göz önünde bulundurularak projenin gereksinimlerini karşılamak için yeni yollar keşfedilmelidir. Keşif aşamasında süreçler yenilenir, test edilir ve geliştirilir. Burada ekipler, önceki döngülerde yaşadıklarından dersler çıkararak yeni yöntemler ortaya çıkarmaya çalışır. Toplantılar düzenleyerek ve çalışanların fikirlerini de sürece dahil ederek döngünüzdeki sorunları ya da iyileştirilebilir yönleri tartışmanız gerekir. İnceleme toplantıları ve çalışanlar arasındaki güçlü iletişim, agile süreçlerin yönetilmesinde önemli bir yere sahiptir.

Adaptasyon/Yeni Döngü

Burada Keşif aşamasında elde edilen sonuçlar değerlendirilir. Her sprint/döngü bitiminde ekiplerle toplantılar yapılır. Eğer döngüler sonunda müşterilerinize bir ürün sunacaksanız bu toplantılara onları da dahil etmeniz gerekir. Projeye dahil olan herkesle açık bir biçimde iletişim kurarak durum analizleri yapılmalıdır. Bu toplantılar yüz yüze olabileceği gibi video konferanslar şeklinde de gerçekleştirilebilir.

Ardından aşağıdaki soruların cevaplarına ulaşarak yeni döngünüzü nasıl geliştirebileceğiniz hakkında fikirler oluşturabilirsiniz:

· Sprint sırasında neler iyi gitti?

· Döngüde neler iyileştirilebilirdi?

· Görev yükü herkese eşit olarak dağıtılmış mıydı? Yanlış ya da fazla yapılmış atamalar var mıydı?

· Sprint vasıtasıyla neler başarılabildi?

Agile Proje Yönetimi Hakkında Bilinmesi Gereken Kavramlar

Agile bir sistem kurulmaya başlanmadan önce aşağıdaki kavramlar iyi bir şekilde anlaşılmalıdır.

· Esneklik: Döngüler sonucunda ortaya çıkabilecek yeni gereksinimlere göre belirlenen çerçevelerin kapsamı değişebilir. Esneklik, bu değişimi benimseyebilme yeteneğini nitelendirir.

· İş dağılımı: Projeler küçük döngülerden oluştuğu gibi bu döngülerde yer alan çalışanlara iş eşit bir biçimde dağıtılmalıdır.

· Ekip çalışanlarının değeri: Projede çalışanlar işin kapsamı hakkında bilgiye sahip olmalıdır. Bununla beraber projenin vizyonunu benimseyerek kendilerini sürecin bir parçası gibi hissetmelidirler.

· Tekrarlanan iyileştirmeler: Sprint/döngüler sırasında sürekli olarak değerlendirmeler yapılmalı ve küçük iyileştirmelerle süreçler geliştirmelidir. Tekrarlanan süreçlerdeki bu küçük iyileştirmeler, Yalın Üretimde anlamı “sürekli iyileştirme” olan “kaizen” felsefesiyle benzerlik gösterir.

· Müşteri iş birliği: Sektöre göre değişmekle beraber çalışanların yanı sıra müşterileri de agile sürece dahil etmeniz önemlidir. Böylece müşterilerin değişen beklentileri ve istekleri hakkında daha detaylı bilgilere ulaşabilirsiniz.

Agile Proje Yönetimi Uygulamalarının Avantajları Nelerdir?

Agile Proje Yönetimi sistemlerinde maliyet ya da zaman gibi bir projenin önemli bir unsurunu oluşturan parametreler sürekli olarak değerlendirilebilir. Hızlı geri bildirimler ve sürekli iyileştirmeler aracılığıyla daha kaliteli çıktılar ortaya çıkarılabilir. Sistemin genel olarak avantajları aşağıdaki gibi özetlenebilir:

· Müşterilerle sıkça gerçekleştirilen toplantılar sonucunda daha yakın bir ilişki kurulacağı için müşterilerin özel ihtiyaçlarına odaklanılabilir.

· Sürekli olarak bir değerlendirme yapılacağı için israfın/gereksiz işlemlerin azaltılması mümkün hale gelir.

· Projelerdeki esneklik payı sayesinde ekipler beklenmedik olaylara ya da yeni taleplere daha kolay bir şekilde uyum sağlayabilir.

· Projelerin her aşaması değerlendirildiği ve test edildiği için daha iyi bir kontrol mekanizması kurulabilir.

· Üretim sistemlerinde ürünlerin kusurları ya da hataları daha rahat tespit edilebilir.

Zoho Sprints: Süreçleri Dinamikleştiren Agile Proje Yönetimi Uygulaması

Agile Proje Yönetiminde süreçleri döngülere ayırarak risk faktörünü azaltabilirsiniz. Sürecin başından itibaren sürekli olarak ürünü geliştirmeye ve hatalarını bulmaya odaklanarak ortaya çıkabilecek beklenmedik sorunları minimuma indirebilirsiniz. Ayrıca projeleri bölümlere ayırarak zaman çizelgelerini, kaynak tahsisini ya da maliyetleri daha tutarlı bir şekilde belirleyebilirsiniz. İhtiyacınız olan bütün bilgileri kapsayan Zoho Sprints ile süreçleri istediğiniz gibi yönetebilirsiniz. Zoho Sprints’in sundukları hakkında fikir edinmek istiyorsanız aşağıdaki maddelere göz atabilirsiniz.

· Zoho Sprints ilk olarak agile sistemlerde önemli bir yere sahip olan ekipler arasındaki iletişimin kolaylıkla kurulmasını sağlar. Herhangi bir cihaz aracılığıyla ekiplerinizin birbiriyle iletişim kurmasını ve durum hakkında birbirlerini bilgilendirmesini mümkün hale getirir.

· Yazılım sayesinde projede bulunan herkes sürecin ilerleyişini anlık olarak takip edebilir. Böylece darboğazlar ya da ortaya çıkabilecek problemler daha rahat bir şekilde tespit edilebilir. Ayrıca projenin ilerleme durumunu da yazılımın tahminleriyle görebilirsiniz. Gerçek zamanlı verileri önceden belirlenen zaman çizelgeleriyle karşılaştıran Zoho Sprints, projenin ortalama ilerleme hızını göz önünde bulundurarak size öngörülen bir çizelge sunar.

· Agile sistemlerde sonraki sprint’e geçmeden önce ilk döngüdeki çıktıların iyi bir şekilde değerlendirilmesi gerekir. Zoho Sprints, son döngüdeki geri bildirimleri rahatlıkla incelemenize olanak tanır.

· Zoho Sprints’te agile sistemlerde sıklıkla tercih edilen Scrum metodolojisi kullanılır. Böylece karmaşık sistemleri yazılım aracılığıyla kolaylıkla parçalara ayırabilir, planlayabilir, yürütebilir ve durumlarını analiz edebilirsiniz. Kullanıcı dostu pano sayesinde projelerinizi tanımlayabilir ve ihtiyacınıza göre çeşitli özelleştirmeler yapabilirsiniz.

· Yazılımda projenizi oluşturduktan ve kullanıcıları ekledikten sonra proje ayarlarını rahat bir şekilde yapabilirsiniz. Sürükle bırak yöntemiyle atamaları zorlanmadan gerçekleştirebilir, işleri bölümlere ayırarak verimlilik seviyelerini artırabilirsiniz.

· Sprint’leri belirledikten sonra işlerin ilerleyişini rahatlıkla görselleştirebilirsiniz. Örneğin, hangi işlerin tamamlandığını ya da hangilerinin yapılmakta olduğunu herkese açık olarak paylaşabilirsiniz. Agile sistemlerde şeffaflığın önemli olduğunun farkında olan Zoho, süreci bütün ekibin doğru veriler üzerinden takip etmesini mümkün kılar.

· Grafik ve raporlar özelliği sayesinde sprint/döngüleri izleyebilirsiniz. Ayrıca ekipte bulunan üyelerinizin performansını da rahat bir biçimde takip edebilirsiniz.

· Agile sistemlerin önemli bir parçasını oluşturan toplantıları yazılım sayesinde kolaylıkla planlayabilirsiniz. Ekiplerinizin hedefini ve birikimlerini değerlendirmek için Genel, Sprint Planı ya da Sprint Değerlendirmesi gibi toplantı başlıkları belirleyerek ekiplerinizi kolaylıkla bir araya getirebilirsiniz.

· Zoho Sprints de Zoho Project gibi projede harcanan süreyi izlemenizi ve ekiplerin performansı hakkında daha detaylı bilgilere ulaşmanızı sağlar. Zaman çizelgeleri sunan yazılım, doğru planlamalar yapmanızı kolaylaştırır.

Zoho Sprints Agile Proje Yönetimi söz konusu olduğunda pratik kullanımı, özelleştirilebilir yapısı, görseller aracılığıyla kolay bir şekilde takip edilebilmesi ve dinamik sistemler kurulmasını kolaylaştırmasıyla birçok işletmenin ihtiyaçlarına yenilikçi çözümler sunar. İş süreçlerinizi çevik hale getirmek istiyorsanız Zoho Sprints’in sunduğu özelliklerden yararlanabilirsiniz.

Proje Yönetiminde Görev Otomasyonu Nedir? Nasıl Yapılır?

Tue, 12 Sep 2023 07:41:37 +0000

Proje yönetimi genel olarak belirli bir görevi tamamlamak için bütçe ve kaynak gibi kısıtları organize etmeyi, planlamayı ve doğru bir şekilde yürütmeyi kapsayan bir süreç olarak özetlenebilir. Eldeki kaynakların planlanmasından ve organize edilmesinden sorumlu olan proje yöneticileri, hedeflerini tanımladıktan sonra projeyi başlatır, planlar, yürütür ve tamamlar. Proje yönetiminde görev otomasyonu ise yöneticilerin sistemleri daha rahat ve pratik bir şekilde kurmalarını, takip etmelerini ve düzenlemelerini mümkün hale getirir.

Proje yönetiminde görev otomasyonu, çok az insan etkileşimiyle ya da bazı durumlarda hiç insan müdahalesi olmadan işlemleri tamamlamak için yazılım ve teknoloji desteği kullanır. Temel proje yönetimi görevlerini ve işlemlerini çoğu durumda sizin müdahaleniz olmadan bitirebilen bir yazılımı ifade eder. Örneğin, proje yönetiminde görev otomasyonu kaynak yüklemelerini otomatik bir şekilde izleyebilir ve bir çalışan aşırı yüklendiği zamanlarda sizi bu konuda uyarabilir. Otomasyon olmadığındaysa kimin hangi zamanlarda aşırı yüklendiğini öğrenebilmek için her gün her çalışanın kaynak yüklemelerini manuel bir biçimde izlemeniz gerekir. Zoho Projects gibi yazılımlar ise projelerinizi planlarken çalışmalarınızı verimli bir biçimde takip etmenizi ve yönetmenizi mümkün hale getirir.

Proje Yönetiminde Görev Otomasyonu Nedir ve Ne İşe Yarar?

Proje yönetiminde görev otomasyonu genel olarak yönetim süreçlerinin özel yazılımlar aracılığıyla otomatik hale getirilmesi sürecidir. Önceden belirlenen tetikleyiciler ile tekrarlanan görevleri otomatik hale getirmek ve planlamak için kullanılır. İş stratejisi göz önünde bulundurularak devam eden ve tekrarlanan projelerin birçok aşamasını kapsar. Planlama ya da raporlama gibi işlemlerin yapılmasını otomatikleştiren sistem, genellikle bir iş hedefini paylaşan kuruluş içindeki farklı projelere de uyarlanabilecek bir yapıya sahiptir.

Proje yönetiminde görev otomasyonu yapıldığında entegrasyon yönetimi, zaman yönetimi, maliyet yönetimi, insan kaynakları yönetimi ya da risk yönetimi gibi işlemler daha verimli bir şekilde gerçekleştirilebilir. Ekibin büyüklüğü ne olursa olsun onların etkili bir şekilde yönetilmesini mümkün hale getiren sistem, manuel yapıldığında zaman alan işlemlerin daha kısa süre içinde tamamlanmasına olanak tanır. Böylece istenilen verimlilik düzeylerine ulaşılması mümkün hale gelir.

Otomasyonun temel amacı manuel, zaman alıcı ve tekrarlayan işlemleri sizin yerine gerçekleştirecek bir sistem kurgulamaktır. Sizin ve ekibinizin yükünü hafifleterek zamanınızı daha verimli kullanmanızın önünü açar. Süreç doğru bir biçimde tanımlandığında otomasyon yazılımları insan unsurunu ortadan kaldırır ve daha öngörülebilir sonuçlar elde edilmesine imkân tanır.

Proje yönetiminde görev otomasyonu aynı zamanda sizi düşük değerli, tekrarlayan ve monoton olan işlerden kurtarır. Küçük ya da büyük fark etmeksizin bütün şirketler zamanını daha iyi yönetebilmek için otomasyon sistemlerinden yararlanır. Her işletme için etkili bir yönetim sistemi ortaya koyan Zoho Projects, nerede olursanız olun projelerinizi planlamanızı mümkün hale getirir. Ayrıca işlemleri ayrıntılı bir biçimde takip etmenizi sağlarken ekibinizle daha hızlı iletişim kurmanıza da yardımcı olur.

Proje Yönetiminde Görev Otomasyonu Neden Gereklidir?

Aşağıdaki durumları yaşıyorsanız proje yönetiminde görev otomasyonu yapmanız gerekebilir:

· İlk olarak kendinizi son teslim tarihlerini kaçırırken buluyorsanız bazı işlemleri sistemin yapmasına izin vermeyi düşünebilirsiniz.

· Proje içindeki paydaşları ya da çalışanları takip ederken veya ekibinize bildirimler gönderirken çok fazla vakit harcıyorsanız otomasyonlar zaman yönetimi yapmanıza yardımcı olur.

· Projede bulunan ekipler kaynakları yanlış kullanıyorsa, çalışanlara fazla iş yüklemesi yapıyorsanız ya da proje termin sürelerini isabetli bir şekilde belirleyemiyorsanız yazılımlar aracılığıyla daha gerçekçi tahminler oluşturabilirsiniz.

· İnsan hataları kaynaklı gecikmeler yaşıyorsanız sistemler otomatikleştiğinde bu tip problemlerin yaşanma olasılığını azaltabilirsiniz.

· Projenin kritik yollarında değişiklik olduğu zaman bunu sisteme entegre etmek için çok fazla zaman harcıyorsanız da Zoho Projects gibi yazılımları kullanmayı düşünebilirsiniz.

· Hem yurt içi hem de yurt dışında ekipleriniz varsa ve onları birlikte yönetmeniz gerekiyorsa sistem bu konuda size yardımcı olabilir. Proje yönetiminde görev otomasyonu yapmak büyük ya da küçük projeleri ve ekipleri verimli bir biçimde yönetmenize imkân tanır.

Otomasyon yaptığınızda güncellemeler, raporlar, hatırlatıcılar ya da bildirimler aracılığıyla sistemlerinizi daha verimli hale getirebilir, otomasyon yazılımları ile istediğiniz sonuçları daha kısa süre içinde alabilirsiniz.

Proje Yönetiminde Görev Otomasyonu Yapmanın Sunduğu Avantajlar

Proje yönetiminde görev otomasyonu yapmak işletmelere birçok farklı avantaj sunar. Zoho Projects gibi yazılımların sağladığı avantajlar hakkında detaylı bilgi almak için aşağıdaki maddelere göz atabilirsiniz:

· Sistemleri otomatikleştirmek ilk olarak verimliliği artırmanıza yardımcı olur. Proje içinde çalışan ekipleri doğru bir şekilde yönetmenize ve ekstra kaynak eklemeden daha kısa sürede daha fazla iş yapmanıza imkân tanır. Örneğin, Zoho Projects gibi yazılımların içindeki şablonları kullanmak, yeni görevleri ya da projeleri daha hızlı başlatmanızı sağlayabilir.

· Otomasyon sayesinde çalışanlara son teslim tarihlerinin hatırlatılması, görev durumlarının kontrol edilmesi ya da raporların gönderilmesi gibi idari işlerin gerçekleştirilmesi kolaylaşır. Güncellemelerle beraber rutin raporları otomatikleştirdiğinizde idari görevler için uzun saatler harcamanıza gerek kalmaz.

· Zoho Projects gibi yazılımlar entegrasyonu desteklemesiyle de işletmelere pek çok avantaj sunar. Zoho CRM ile entegre bir biçimde çalışan yazılım, proje ve satış ekiplerinin tek bir platform üzerinden aynı verilere ulaşmasını mümkün kılar. Örneğin, satış ekipleri proje sayılarını ve ilerleme durumlarını sistem üzerinden takip ederek müşterilere daha iyi bir hizmet sunmak için gerekli bilgilere erişebilir.

· Proje yönetiminde görev otomasyonu yapmak ekipler arasındaki iletişimi de kolaylaştırır. Darboğaz ya da gecikmeler yaşandığında projede çalışan herkes bu durumdan haberdar olabilir. Ayrıca bazı durumlarda projenin devam edebilmesi için paydaşların onayları gerekir ve otomatik bir sistem olmadığı zamanlarda bazen paydaşlar geri dönüş yapmaları gerektiğinin farkında olmayabilir. Otomasyon sistemleri ise bu tip iletişim kopukluklarının yaşanmasının önüne geçer.

· Otomasyon ile projenizin kalitesini koruyabilirsiniz. İşi tutarlı bir şekilde yaparak istediğiniz verimi elde edebilirsiniz. Yapılması gereken çok fazla işlem olduğunda ve bütün bu işlemler manuel gerçekleştirildiğinde bazı hataların gerçekleşmesi kaçınılmazdır. Bununla beraber yazılımlar sayesinde insan müdahalesini azaltarak projenin tutarlı kalmasını sağlayabilirsiniz.

Proje yönetiminde görev otomasyonu yapmanın avantajlarından yararlanmak için Zoho Projects gibi yazılımları kullanabilir, sistemlerinizi birbirine entegre ederek daha tutarlı bir süreç tasarlayabilirsiniz.

Zoho Projects ile Proje Yönetiminde Görev Otomasyonu

Zoho Projects aracılığıyla proje yönetiminde görev otomasyonu yapmanın ne gibi avantajlar sunduğunu merak ediyorsanız aşağıdaki listeyi inceleyebilirsiniz.

· Zoho Projects genel olarak çevrim içi bir proje yönetimi yazılımıdır. Yazılım sayesinde bütün ekipler ve projede olan kişiler projenin durumunu canlı olarak izleyebilir, birbiriyle daha rahat iletişim kurabilir.

· Oldukça kolay bir arayüze sahip olduğu için Zoho Projects herkes tarafından rahatlıkla kullanılabilir. Day/Night gibi farklı temaları ayarlayabileceğiniz sistem sayesinde gözünüzü yormadan dilediğiniz işlemi gerçekleştirebilirsiniz.

· Yazılım içerisinde bulunan plan düzenleyici sayesinde iş akışları tasarladıktan sonra rutin görev süreçlerinizi otomatik hale getirebilirsiniz. İş için doğru çalışanları bir araya getirerek görev alanı güncellemelerinin otomasyonunu sağlayabilirsiniz. Örneğin, sisteme belirli bir tetikleyici tanımlayarak koşulları belirtebilir ve görevleri otomatik bir şekilde atayabilirsiniz.

· Belirli bir görev tamamlandığında ilgili kanallara ulaşması için e-posta uyarıları tanımlayabilirsiniz. Görev bitiminde ya da projenin farklı aşamalarında belirli ekiplere gönderilecek e-postaları sistemin otomatik olarak göndermesini sağlayabilirsiniz.

· Proje içinde bir problem yaşandığında sorunlarınızın takibini de Zoho Projects ile otomatikleştirebilirsiniz. Önceden tanımlanan durumlar gerçekleştiğinde sistem sorunu ilgili kullanıcıya ya da çalışana atayabilir. Böylece yazılım sorunların takibini sizin yerinize otomatik bir şekilde yapabilir.

· Sistem üzerinde bulunan Gantt grafikleriyle görev zamanlamalarını kolaylıkla takip edebilirsiniz. Köşe taşları ekleyerek projenizin önemli işlemlerini belirleyebilir, kritik görevlerinizi sisteme zorlanmadan tanımlayabilirsiniz. Ayrıca birbiriyle bağlı işlemleri sisteme tanımlayarak biri bitmeden diğerinin başlamasının da önüne geçebilirsiniz. Böylece ekiplerin birbirinden otomatik bir şekilde bilgi almasını ve bildirimler yoluyla projenin durumunu görmesini sağlayabilirsiniz.

· Zoho Projects, Zoho Books ya da Zoho Invoice ile entegrasyona sahip olduğu için bütçe belirleme işlemlerini kolaylıkla yapmanıza yardımcı olur. Projeniz için bütçe oluşturmanın yanı sıra harcamalarınızı kaydetmenizi ve çıkabilecek ek masrafları görmenizi mümkün hale getirir.

· Yazılımın en önemli avantajları arasında zaman yönetimini daha verimli bir şekilde gerçekleştirmenize yardımcı olması gelir. Rutin ya da basit görevleri otomatikleştirerek süreçleri daha etkili bir biçimde yönetebilirsiniz.

· Zoho Projects, Zoho CRM’in yanı sıra başka uygulamalarla da kolaylıkla entegre edilebilir. Zoho Flow, Slack, Dropbox ya da Office365 gibi uygulamalar ile kusursuz entegrasyonlar sağlayarak sistemlerinizi birbirine bağlayabilirsiniz. Yüksek kalitede projeler oluşturabilmek için yazılımı mevcut iş ekosisteminizle entegre edebilirsiniz.

· Sistem sayesinde zaman takibi, bütçe tahmini, verimli görev yönetimi, optimum kaynak kullanımı ve ekipler arasında başarılı bir iş birliği elde edebilirsiniz.

· Yazılımda bulunan zaman çizelgeleri aracılığıyla yapılan her işlemi kolaylıkla kaydedebilirsiniz. Zaman çizelgesi modülü temel olarak projeleri faturalandırmanıza yardımcı olur ve boşta kalan saatleri günlüğe otomatik olarak kaydeder. Böylece darboğazları ya da projenizin hızını rahatlıkla takip edebilirsiniz.

Zoho Projects, klasik proje yönetimi metotlarını benimseyen bir yazılımdır. Bununla beraber çevik (agile) bir proje yönetimi yazılımı arayışındaysanız Zoho Sprints de sizin için uygun olabilir. Zoho Sprints, projenin gereksinimlerini ve çözümlerini otomatik bir şekilde organize ederken aynı zamanda ekiplerin entegrasyonunu da hızlandırarak daha dinamik bir süreç kurgulamanıza yardımcı olur. Proje yönetiminde görev otomasyonu yapmak için bu iki yazılımdan yararlanabilir, bazı görevleri otomatikleştirerek zamanınızı daha verimli bir şekilde değerlendirebilirsiniz.

Zoho Projects Otomasyonları ile İş Akışınızı Hızlandırın

Mon, 12 Dec 2022 13:11:27 +0000

İş dünyasında yaşanan tüm gelişmelere rağmen değişmeyen bir şey varsa o da zamanı etkin kullananın liderlik koltuğunda daha uzun oturacağı gerçeğidir. Teknolojinin vadettiği bu hızı işinize adapte etmek için ise doğru araçları kullanmanız gerekir. Söz konusu proje yönetimi olduğunda, işletmelerin en büyük beklentisi zamandan kazanmaktır. Bir proje yönetimi aracı hem proje aşamalarını takip etmenizi hem de ekibinizin kullanırken zorluk yaşamamasını sağlamalıdır. Peki, bugün alternatiflerin sayısının her geçen gün arttığı proje yönetimi uygulamaları arasından nasıl seçim yapacaksınız? Eğer son zamanlarda bu soruyu soruyorsanız, Zoho Projects’in sunduğu avantajlara göz atmanızda fayda var! Zoho Projects, projenizin tüm aşamalarını planlamanıza, takip etmenize ve ekibiniz içerisindeki görev atamalarını kolaylıkla yönetmenize olanak tanıyor. Bulut tabanlı proje yönetimi uygulaması Zoho Projects, zamandan ve mekândan bağımsız bir şekilde projelerinizin başarısını sağlamaya yönelik birçok avantaj sunuyor. İşinizi verimli bir şekilde izlerken, ekibinizin iş birliği yapmasına da yardımcı olan uygulama, ofis dışında bile olsanız proje takibini yapabilmenizi sağlıyor. Bu yazımızda, Zoho Projects nasıl kullanılır? sorusuna yanıt verirken aynı zamanda Zoho Projects otomasyonu avantajlarından bahsedeceğiz.

Uçtan Uca Proje Otomasyonu ile Esneklik Kazanın

Birden fazla ekibiniz varsa yüzlerce görev ve buna bağlı olarak karmaşık projeleriniz de var demektir. Sayısız iş akışı ve süreci yönetmek oldukça güç olabilir. Zoho Projects özellikleri ile bu güçlüğün üstesinden gelebilirsiniz. Zoho Projects’te yer alan otomasyonlar yardımıyla çeşitli iş akışlarını kullanabilir ve süreçlerinizi otomasyonlara bağlayarak, karmaşadan kurtulabilirsiniz.

Blueprints Proje Yönetim Süreçlerinize Güç Katın!

Zoho Projects içerisinde yer alan Blueprints’in yardımıyla iş akışlarınızı tasarlayabilir ve rutin süreçlerinizi otomatikleştirerek, zamandan kazanabilirsiniz. Görev süreçleri her işletme için belirli zorluklar içerebilir, birden çok ekibi içerebilir, farklı aşamalarda farklı kişilerden onay gerekebilir ve bildirim gönderilmesi gerekebilir. Tüm bu işlemleri manuel olarak yapmak hem zor olabilir hem de zaman kaybettirebilir. Bu durumunun farkında olan Zoho ekibi, Zoho Projects giriş ekranından itibaren zaman kaybetmemeniz için birçok avantaj ekledi. Bunlardan biri de Blueprints olarak karşımıza çıkıyor. Blueprints özelliği ile otomasyonları diagramlar üzerinden hızlı ve kolay bir şekilde tasarlayabilir ve Zoho Projects yönetimi noktasında çok daha etkin bir yapı kazanabilirsiniz.

Blueprints’e Neden ihtiyacınız Var?

• Rutin görevleri otomatikleştirerek, daha anlamlı işler yapabilirsiniz.

• Süreci doğru bir şekilde takip ederek, herkesin her zaman doğru süreci izlediğinden emin olabilirsiniz.

• Şeffaflığı artırarak proje gecikmelerini azaltabilirsiniz.

• Görevler için doğru onayları alabilirsiniz.

İş Akışlarınızı Tasarlayın ve Görselleştirin

Görev süreçleriniz ne kadar karmaşık olursa olsun Zoho Projects ile üstesinden gelmek oldukça basittir. İş akışı şablon düzenleyicinin sürükle-bırak özelliği sayesinde, iş akışınızı kolaylıkla tasarlayabilirsiniz. Görevler farklı birimlerden farklı insanları içerebilir. Bu nedenle görevde durum değişikliği yaşandığında anında bildirim göndermek kritik bir önem taşır. Zoho Projects ile belirli aşamalarda sorumlu olan kişileri belirleyebilir ve sürecin doğru yönetimini sağlayabilirsiniz. Ayrıca, bir görev bir insandan başkasına geçtiğinde, güncelleme yapmakla ve e-posta uyarısı göndermekle de vakit kaybetmenize gerek yok. Zamandan kazanmak için bu eylemleri otomatikleştirebilirsiniz.

E-Posta Bildirimleri ve Özel İşlevlerle Zamandan Kazanın!

Zoho Projects yol haritası oluşturmanız için size birçok özellik sunuyor. Bir görev ya da proje döngüsünün farklı aşamalara sahip olması çoğu zaman karmaşaya sebebiyet verebilir. Zoho Projects’in e-posta uyarıları sayesinde bu karmaşadan kurtulabilirsiniz. Her projede sorun çıkabilir, önemli olan bu sorunların üstesinden en kısa zamanda gelebilmektir. Zoho Projects’in özel işlevleri ile sorun izleme sürecinin herhangi bir noktasında, sorunu farklı bir kullanıcıya yeniden atayabilir, paydaşları SMS ile bilgilendirebilir ya da müşteriyi sorun ile alakalı olarak güncelleyebilirsiniz. Zoho Projects’in bir diğer özelliği de üçüncü parti uygulamalara HTTP bildirimlerini otomatikleştirmenize yardımcı olan webhooks’tur. Uyarıları iletmek istediğiniz URL’leri kopyalayarak, iş kış kurallarıyla ilişkilendirebilir ve böylece kuralın koşulları sağlandığında otomatik olarak bildirim alabilirsiniz. Zoho Projects proje şablonu oluşturma aşamasından itibaren ekibinize sağladığı avantajlarla endüstrinizdeki rekabet ortamında, bir adım öne çıkmanıza yardımcı olabilir.

Eşsiz İş Süreçleriniz için Eşsiz Bir Proje Yönetimi Platformu; Zoho Projects

Zoho projects sahip olduğu özelliklerle iş süreçlerinize hız ve verim katmanın yanı sıra, ekibinizin daha etkili bir şekilde iş birliği yapmasına olanak tanıyor. Zoho’nun her ürününde olduğu gibi Zoho Projects entegrasyonu söz konusu olduğunda da yelpazeniz oldukça geniş. Her işletmenin iş süreçlerinin kendine has bir yapıda olduğunun farkında olan Zoho ekibi, Zoho Projects için birçok özelleştirme seçeceği de sunuyor. Bu sayede, işletmenizin süreçlerine uygun bir şekilde projelerinizi çok daha başarılı ve daha az sorun ile tamamlayabilirsiniz.

Yazılım söz konusu olduğunda, destek aldığınız firma da en az yaptığınız seçim kadar kritik bir önem taşıyor. Zoho Projects destek talepleriniz için Zoho ürünlerinin uzun yıllardır Türkiye Yetkili Satıcısı Cloudyflex’in tecrübesinden faydalanabilirsiniz. Bugüne dek birçok firmanın dijital dönüşüm süreçlerine rehberlik eden Cloudyflex ile projelerinizi çok daha hızlı ve verimli hale getirebilir, dijital dönüşüm yolculuğunuzda daha başarılı adımlar atabilirsiniz. Zoho Projects kullanıcı rehberi ve Zoho’ya dair tüm sorularınız için Cloudyflex’e ulaşabilir ve daha detaylı bilgi alabilirsiniz.

Modern İşletmeler İçin Yeni Nesil Proje Yönetimi: Zoho Sprints

Mon, 21 Nov 2022 13:06:00 +0000

Sürekli değişen dünyada her geçen gün dijital sorumluluklarımız artmaya devam ediyor. Değişimin en net gözlemlenebildiği iş dünyası açısından ise bu sorumluluklar, işletmelerin varoluşları üzerinde oldukça belirleyici etkiler bırakıyor. Bugün bir işletme var olmak için ve bu varoluşu geleceğe taşımak için dijital dönüşüm adına attığı adımlar noktasında oldukça seçici, öngörülü ve bir o kadar da fayda odaklı yaklaşmak zorunda. İşletmeler, geleceğin belirsizliğini öngörüye dönüştürebilen dijital araçlar sayesinde ekiplerinin bu değişime hızlı bir şekilde adapte olmasını sağlayabilirler. Eğer bu gerçeği fark ettiyseniz ve ekibinizin daha işbirlikçi bir şekilde çalışması için agile proje yönetimi aracı arayışındaysanız, şu an doğru yerdesiniz! Dinamik ekibiniz için agile proje yönetimi metotları merkezinde tasarlanan Zoho Sprints ile ekibinizi bir araya getirin ve hataları en aza indirin! Zoho Sprints nedir sorusunu yanıtlamadan önce agile proje yönetimi ile başlayalım!

Agile Proje Yönetimi Nedir?

Son zamanlarda değişim rüzgarları çok hızlı estiği için işletmeler agile proje yönetimi ne demek sorusunu daha fazla sormaya başladı. Agile proje yönetimi ya da diğer bir adıyla çevik proje yönetimi, ekiplerin müşterilerine daha hızlı bir şekilde çözüm sunmasına ve olası aksaklıkları en aza indirmesine yardımcı olan yazılım geliştirmeye yönelik tekrarlayan bir yaklaşımı merkeze alır. Teknolojinin değişim hızını bireysel olarak takip etmekte güçlük çektiğimiz bu dönemde, iş dünyası açısından bu değişimin farkında olmak kritik bir önem taşır. Çevik proje yönetimi işte tam olarak bu noktada devreye girer ve işletmelerin önündeki belirsizliği kaldırarak, hızlı bir şekilde değişimlere uyum sağlamalarına yardımcı olur. Bu değişimin üstesinden gelebilmek için tekrarlayan, kısa vadeli planlama öneren agile proje yönetimi, bir ila altı haftalık bir süre boyunca farklı aralıklarla sprints olarak anılan parçalara bölünür. Agile proje yönetimi yaklaşımları ve uygulamaları noktasında sahip olduğu bilgi birikimini kullanarak Zoho Sprints’i kullanıma sunan Zoho, ekibinizin iş birliğini hem eğlenceli hem de verimli hale getirmeye aday!

Zoho Sprints ile Uzaktan Çalışan Ekiplerinizi Bir Araya Getirin

Her işletme çevik ekiplere sahip olmak ve bu ekiplerin iş birliği içinde çalışarak, işletmenin başarısına katkı sağlamasını ister. Çevik bir ekipte iş birliğinin temel iki ilkesi; serbest bilgi akışı ve sorunsuz fikir alışverişidir. Zoho Sprints ile ekiplerin iş birliği yapmaları, sosyal medya akışlarına göz atmaları kadar kolay gerçekleşir. Ekibiniz, proje akışı ile durum güncellemeleri yayınlayabilir, proje etkinliklerini izleyebilir ya da beyin fırtınası yapabilir. Zoho Sprints giriş ekranından itibaren tüm ekiplere proje boyunca büyük kolaylık sağlar. Zoho Sprints ile:

• Tüm ekiplerinizin zamandan ve mekandan bağımsız olarak iş birliği içinde çalışmasını sağlayabilirsiniz.

• Proje faaliyetlerinin zaman çizelgesini görselleştirebilirsiniz.

• Karar verme sürecinizi hızlandırabilir ve kolaylaştırabilirsiniz.

• Önemli güncellemeler hakkında bildirimler alarak sürece dair her detayı takip edebilirsiniz.

Başarıyı elde etmek kadar sürdürmek de oldukça önemlidir. Bu nedenle sürekli iyileştirme, başarılı çevik ekiplerin ayırt edici özelliklerinin başında gelir. Zoho Sprints içerisindeki backlog alanları ile daha önce gerçekleştirdiğiniz projelerinizin geri bildirimlerini inceleyebilir ve bu sayede ürün ya da hizmetinizi geliştirme sürecinde bu bilgileri kullanabilirsiniz. Ayrıca, yeni nesil agile proje yönetimi platformu Zoho Sprints’in kod havuzlarını senkronize ederek, CI/CD araçlarıyla entegre edebilir ve raporlarınızı zengin görseller ve detaylar eşliğinde alabilirsiniz.

Platformun sunduğu bir diğer avantaj ise toplantı yönetimi alanlarını iş akışları ile entegre kullanmanıza olanak sağlayarak, projenizin biten fazlarında ekibinizin toplantı yapması için otomatik toplantı ve hatırlatmalar atayabilmenizi sağlamasıdır. Zoho Sprints ile projenizin ilerleyişini gerçek zamanlı olarak takip edebilirsiniz. Ayrıca, orijinal zaman çizelgesini sprintlerinizin çizelgeleri ile karşılaştırabilir ve tahmini zaman çizelgeleri de elde edebilirsiniz.

İşinizi Yönetmenin Epik Yolu; Zoho Sprints Epics Modülü

Zoho Sprints ile gelen Epics modülü, esnek yapısı ile değişen ihtiyaçlarınıza kolaylıkla uyum sağlamanıza yardımcı olabilir. Epics modülüne görev, hata(bug), notlar ve backloglar’ı ekleyebilir ya da ilişkilendirebilirsiniz. Bu öğeleri aktif ya da yaklaşan sprintslerinize ekleyebilir ve etiketler yardımıyla birden çok epic oluşturarak, listenizin tüm kompozisyonunu düzenleyebilirsiniz.

Zoho Sprints Entegrasyonları ile Zamanınızı Daha Etkin Kullanın

Zoho tüm ürünleri için sunduğu geniş entegrasyon yelpazesini Zoho Sprints için de sunuyor. Zoho uygulamaları ile entegre biçimde kullanabileceğiniz platformun aynı zamanda, JIRA, Zapier, GitHub, Slack, Jenkins, GitLab, AzureDevops gibi üçüncü parti uygulamalarla da entegrasyonu mevcut. Ayrıca platformun Microsoft Temas, Google Wokspace, Microsoft Office 365, Google Drive ve Zendesk ile de iş birliği bulunuyor.

Zoho Sprints’in entegrasyon konusunda sizlere sunduğu avantajlar bunlarla sınırlı değil. API’ler sayesinde Zoho Sprints’i dilediğiniz 3. parti uygulamalarla da entegre biçimde kullanabilirsiniz.

Teknolojinin merkezinde değişen dünya düzenine adapte olmak için birçok dijital araca sahip olmanın zorunlu olduğu bu dönemde, agile proje yönetimi hedefleri konusunda başarıya ulaşmanıza yardımcı olacak bir platform arıyorsanız, Zoho Sprints tam size göre! Zoho Sprints ile ekiplerinizi bir araya getirerek, daha verimli, hızlı ve değişime açık bir yapıda işletmeniz için başarılara imza atmak çok kolay.

Zoho Sprints fiyatlandırma seçenekleri ve diğer tüm Zoho ürünleri hakkında daha detaylı bilgi almak istiyorsanız, Zoho ürünlerinin Türkiye Yetkili Satıcısı Cloudyflex’in 20 yılı aşkın tecrübesinden faydalanabilirsiniz. 

Zoho Projects 7 ile Tanışın: Proje Yönetimi Sürecinizdeki Kaosa Son Verin!

Mon, 18 Jan 2021 14:45:44 +0000

Proje yönetimi, organizasyonların belki de en zorlandıkları ve karmaşaya en meyilli olan alanların başında geliyor. Günümüzde birçok proje yönetimi uygulaması, bu karmaşaya son verebileceğini söylese de geçirdiğimiz zorlu yıl, uzaktan erişim, mobil, bulut teknolojisi gibi altyapılara sahip olmayan uygulamaların aslında pek de yardımcı olamayacağını ortaya çıkardı. Proje yönetimi noktasında en başarılı çözümlerden biri olan Zoho Projects ise bu dönemde fazlasıyla talep gördü. Zoho Projects, işletmelerin projeleri üzerindeki aşamaları planlayarak, takip edebilmesine ve ekip içerisinde görev atamaları gerçekleştirebilmesine olanak tanıyor. İnovasyonu merkezde tutarak, gelişmeye ve büyümeye devam eden Zoho, bu sıra dışı ürünü için geçtiğimiz günlerde bir güncelleme paylaştı! Zoho Projects 7’yi piyasaya süren Zoho, daha fazla hız, eksiksiz bir kullanıcı ara yüzü yenilemesi ve işletmelerin çalışmalarındaki aksaklıklar ile başa çıkması için birçok yeni özellik sunuyor! Bu yazımızda sizlere Zoho Projects 7’nin ortadan kaldırdığı engellerden bahsedeceğiz.

1) Kullanıcı ara yüzündeki karmaşayı ortadan kaldırmak

Zoho Projects 7, son dönemin favorisi karanlık mod dahil olmak üzere, birden fazla temayı destekleyen, canlı bir kullanıcı ara yüz ile geliyor. Yenilenen bu estetik yapıya ek olarak, bu sürümün yeni tek sayfalık düzeni, tüm modüller arasında tek tıkla gezinmeyi de sağlar. Bu sayede kullanıcı deneyimi açısından avantaj sağlayarak, büyük ya da küçük tüm işletmeler için kolaylıkla benimsenebilir.

Zoho Projects 7’ye ayrıca bir parça renk katmak istedik ve heyecan duyacağınız, sert ve hafif varyasyonlu temalar, resimler ve sanat eserleri gibi daha fazla özellik ekledik. Evet, yanlış okumadınız, artık portalınıza uygulayabileceğiniz hem görsel hem de sanat temelli temalar sunuyoruz!

2) Darboğazları ve gecikmeleri ortadan kaldırma

Sürekli gecikmelerle uğraşmaktan ve nerede bir gecikme yaşandığını anlamaya çalışmaktan yoruldunuz mu? Artık bir görevin çeşitli aşamalarının ilerlemesinin ne kadar sürdüğüne dair bir görünüm elde edebilirsiniz. Böylece darboğazları kolaylıkla belirleyerek, projenizi tekrar yoluna koymak için düzeltmeye yönelik önlemler alabilirsiniz.

3) İş ve yaşam dengesini mükemmelleştirmek için tutarsız görüşlerin ortadan kaldırılması

Kaynak Kullanım Grafiğinin kullanıcı ara yüzünü, gün hafta ya da ay gibi tüm tarih aralıkları için tek tip haline getirdik. Üstelik bu görünümler arasında geçiş yapmak da artık çok kolay! Yatay çubuklar, seçilen tarih aralığının her birimi için kırmızı (fazla tahsis edilmiş) ya da yeşil (yetersiz tahsis edilmiş) renklerde gösterilerek, ne kadar boş ya da dolu olduğunu görmenize yardımcı olur. Raporları görüntülemek için ise bir takvim seçeneğini sizlere sunuyoruz. Projects 7 ile ayrıca bağlantısı kesilen programları da kolaylıkla görselleştirebileceğiniz bir ısı haritasına da sahip olabilirsiniz.

4) Tam olarak aradığını bulmak için kusurlu sonuçları ortadan kaldırın

Projects 7’nin tüm modülleri gelişmiş filtreler ile donatıldı. Önceden tanımlanmış özel alanları kullanarak, filtreleyebilir ve karşılaştırma yapmanın daha fazla yolunu bulabilirsiniz. Doğrudan yaklaşımı tercih edenlerdenseniz, ürünün tamamı için tam aramayı destekleyen gelişmiş arama seçeneğini kullanarak, aradığınız şeyi hızlıca bulabilirsiniz.

5) Diğer raporlarla etkileşimde olmayan raporların ortadan kaldırılması

Global Home artık kişisel ve portföy olmak üzere iki tür panoyu destekliyor. Kişisel kontrol paneli üzerinden yaklaşan konulardan tutun da geciken sorunlara, görevlere, dönüm noktalarına ve olaylara kadar iş öğeleriniz hakkında sizlere her şeyi anlatan widget’lar bulabilirsiniz. Ayrıca, portföy kontrol paneli, projeler arasında gerçekleşen tüm çalışmaların kompakt bir genel görünümünü sunar. Bu gösterge panosu üzerinden de proje düzeyindeki zaman çizelgesini, projenin durumunu, bütçeyi ve müşterileri ele alan pencerelere öğelerine ulaşabilirsiniz.

6) Uzaktan konuşmayı mümkün kılmak için iletişim boşluklarını ortadan kaldırın

Güçlü iş birliği özellikleri, herhangi bir iş yönetim aracı için zorunludur. Zoho Projects 7, yeni görüşme modülüyle iletişimi bir adım öteye taşıyor. Bu modül ile tüm sohbet odalarınızı görüntüleyebilir ve toplantılarınızı planlayarak, görüntüleyebilmeniz için bir toplantı sekmesine sahip olabilirsiniz. Aynı zamanda bu özellik, Zoho Cliq ve Zoho Meeting ile entegrasyona sahiptir. Ve doğrudan Projects portalınız üzerinden ‘Chec-In’ ve ‘Check-Out’ için Zoho People ile de entegre edebilirsiniz.

7) Zoho WorkDrive entegrasyonu ile düzensiz belgeleri ortadan kaldırın

Farklı ekiplerle iş birliğini bilgi paylaşımı yolu ile yapabilirsiniz. Zoho Projects’deki mevcut belgeler modülü, son sürümle birlikte büyük ölçüde geliştirildi. Kullanıcılar, Zoho WorkDrive ile entegre olarak, ekip klasörleri oluşturabilir ve düzenleyebilirler. İlgili bilgileri görüntüleme yeteneği, çeşitli erişim ayrıcalıkları atanarak elde edilir. (Bu entegrasyon tüm yeni kayıtlar için geçerlidir. Şu anda mevcut portallar üzerinde de çalışmaya çalışıyoruz.)

Ayrıca, çok beklenen ve talep gören Gantt şeması özelliği de kısa süre içinde mobil uygulamamıza eklenecek!

Zoho Projects 7’nin sunduğu tüm avantajlardan faydalanmak için Zoho ürünlerinin Türkiye Yetkili Satıcısı Cloudyflex’e ulaşabilir ve daha detaylı bilgi alabilirsiniz!

Elit Bir İkili; Scrum ve Chatbot

Tue, 17 Sep 2019 12:21:43 +0000

Bir projenin ilerleyişini kontrol etmek için iki günde bir aynı toplantıyı düzenlemek zorunda kalsanız ne hissedersiniz? Şimdi birden fazla projeye başladığınızı hayal edin. Ekiplerinizi yönetmek adına yardım istemez miydiniz? Ve bu yardım için dünyada tüm ekiplerin güvendiği Scrum’dan daha iyi bir yol var mıdır? Eğer Scrum framework’ünü düşündüyseniz, fakat sürecin nasıl yönetileceğinden emin değilseniz, sizin için mükemmel bir çözümümüz var; hafif ve görsel bir Scrum ustası; Scrum Bot, hizmetinizde!

Scrum, dünya çapında ekiplerin proje kalitesini ve müşteri memnuniyetini artırmak için kullandıkları, denenmiş ve çevik bir framework’tür. Scrum Ekibi tarafından yürütülen bir araştırmaya katılanların %85’inin Scrum’un çalışma hayatının kalitesini iyileştirmeye devam ettiğini söylediğini ortaya koyuyor.

Scrum’a aşinaysanız, Scrum’un çalışma şeklinin inceliklerini de bilmelisiniz. Scrum’u uygulamak ve çerçevesini ekibinize uyarlamak, Scrum ustasının ihtiyacından ziyade sizin tarafınızda büyük bir çaba ve özveri gerektirir.

Bu ihtiyacın karşılanmasına yardımcı olmak adına, Scrum çerçevesinin hafif bir uyarlaması olan Scrum Bot’u yarattık! Scrum Bot’un sizin için nasıl çalışabileceğini anlatmadan önce Scrum metodolojisini, ekibinizin sürecine nasıl entegre edebileceğinize bir göz atalım.

Scrum’un Kanıtlanmış Gücü

Scrum Framework’ü, büyük projeleri daha kısa sürede tamamlayabileceğiniz, küçük parçalara böler. Scrum kullanmanın ekibinize sağlayacağı avantajlar şöyle;

Daha iyi proje kalitesi; Scrum, adım adım ilerlemeyi izlemeniz için günlük Stand-up toplantılar ekler ve sürekli olarak geri bildirim almanızı sağlar.

Artan iş birliği; Scrum ekipleri iş birliği yapar ve proje kalitesine sahip olurlar. Sık sık toplantı yapmak, ekibin nerede durduğunu ve ne yapılması gerektiğini bilmesine yardımcı olur. Günlük on dakikalık stand-up toplantıları yapmak, üyelerin işler, gelecekteki çalışmalar ve olası engeller etrafında organize olmasını sağlar.

Hızlı Adaptasyon; Scrum metodolojisini kullanan ekipler, proje performansını kontrol etmek ve gerekli düzenlemeleri yapmak için daha fazla fırsata sahip olurlar.

Hızlandırılmış Teslimat; Ekibinizsorunları ve engelleri erkenden ele almak için Scrum’un her aşamasında sprint geçmişini ve sürekli iyileştirmeleri kullanarak, zaman kazanabilir. Ek olarak, sprint boyunca paydaş geri bildirimleri entegre edebilir ve projenin belirlenen hedef süre içerisinde piyasaya hazır olmasını sağlayabilirsiniz.

Scrum Uygulaması Çok Mu İş Yükü Getirir?

Evet, her ne kadar kolay ve basit olsa da Scrum’a herkesin katılması çok fazla iş gerektirir. Scrum metodolojisi bir ekibin çalışma şeklini temelde değiştirdiği için ekip üyelerinin başlangıçta yeni süreci benimseme konusunda direnmesine neden olabilir. Doğru bir rehberlik ve iletişim olmadan, Scrum framework’ünü yanlış kullanmak, hatalara sebep olabilir. Scrum’u etkin bir şekilde kullanmak için bir Scrum ustasına ihtiyacınız olacaktır!

Daha önce de belirttiğimiz üzere, Scrum Bot, Scrum çerçevesinin hafifletilmiş bir chatbot uyarlamasıdır. Kim bir başkasının tekrarlayan, stresli işlerle ilgilenmesini istemez ki? Ayrıca, Scrum, toplantılarınızı ve sprint planlarınızı ortak bir Cliq kanalında tutmanıza, tüm ekibinizin katılımını sağlayarak, tüm bilgilerin basit ve şeffaf bir şekilde sunulmasını sağlar.

1. Sprint oluşturma ve çalıştırma

Sprint’inizi Scrum Bot’ta oluşturun ve bunun için bir kanal ayırın. Burada göz önünde bulundurulması gereken önemli nokta, sprint hedefinizi belirlemektir. Sprint hedefinizi daha küçük iş öğelerine ayırarak, her öğeyi tamamlamak sizi hedefinize bir adım daha yaklaştırır.

2. Sorumluluğu belirleyin

İş öğelerini (sprint'in tüm görevleri) ekip üyelerinize atayın ve sprint hedefine katkılarını tanımlayın.

3. Hızlı bir stand-up toplantısı planlayın

Bir sprint oluştururken, stand-up toplantıları için sorular belirleyebilirsiniz ve Scrum Bot ile daha fazla şeffaflık ile iş birliğine teşvik eden takım yanıtları alabilirsiniz.

4. Bir sprint tahtası oluşturun

Scrum Bot'un sprint tahtası, ekibinizin sürecin her aşamasında her iş öğesini sınıflandırmasını ve izlemesini sağlar; böylece ekip üyeleri her zaman nerede durduklarını bilir.

Ekibinizin daha verimli çalışmasını istiyorsanız Zoho Sprints ve Scum Bot hakkında daha fazlasını öğrenmek için Zoho ürünlerinin Türkiye Yetkili Satıcısı Cloudyflex’e ulaşabilir ve daha detaylı bilgi alabilirsiniz.

Yenilenen Zoho Projects ile Zamandan Tasarruf Edin

Fri, 16 Aug 2019 14:19:37 +0000

Yılın yarısını geride bırakırken, Zoho ekibi Projects deneyimini bir adım öteye taşımak için fazlasıyla çalıştı. Verimlilik artışını sağlamak adına yeni ve gelişmiş özelliklerle birlikte gelen Zoho Projects’e Merhaba deyin! Bu blog yazımızda sizler için Zoho Projects tarafındaki son gelişmeleri derledik. Hadi Başlayalım!

Çoklu Düzenleme Seçeneği

Zoho Projects, farklı ihtiyaçlara yönelik çoklu düzenleme seçeneği sunuyor. Plak şirketindeki bir müzisyen örneği ile anlatalım. İşletmenin tüm yönetim faaliyetlerini, standart bir düzende yönetmesi mantıklı olacaktır. Ancak, müzisyenlerin rezervasyonlarını ya da turların lojistiğini takip etmesi için bir araca daha ihtiyaçları vardır. Bu noktada, etkinlik planlama işini ele alacak bir düzen fazlasıyla yardımcı olacaktır. Ne de olsa, iş süreçlerinizi yönetmek için kullandığınız yazılım, işinizi daha da güçleştirmez. Bu nedenle, işinizle alakalı ayrıntıları kaydederek, düzenlemelerinizi kolaylaştırmak adına, Zoho Projects, çoklu düzen seçeneğini sunuyor! Ayrıca, artık projelerinize URL, telefon ve e-posta alanları da ekleyebilirsiniz.

Kontrol Erişimi- Görev Alanı İzinleri

Zoho Projects’e eklenen son özelliklerle birlikte artık çalışanlarınızın yalnızca atandıkları ya da etiketlendikleri görevleri görüntülemesini sağlayabilir ve bu alanları onların değiştirebileceği şekilde ayarlayabilirsiniz.

Zoho Projects içerisindeki yeni alan düzeyinde izinlerle, yalnızca bir yöneticinin bazı profillere görev atamasını talep edebilirsiniz. Diğerleri seçeneğinde ise kullanıcılar yalnızca kendilerine görev atayabilirler. Kullanıcı profillerine, görevlerinizdeki her alan için görünüm ya da düzenleme izni verebilirsiniz. Ayrıca, belirli alanları gizleyebilirsiniz. Örneğin, çalışanlarınızın görev tarihlerini değiştirmelerini istemiyorsanız, bunu yapabilirsiniz. Ya da yalnızca yöneticilerinizin farkında olmasını istediğiniz ‘Harici olarak taahhüt edilen bitiş tarihi’ gibi belirli bir özel alan var ise, bunu da gizleyebilirsiniz.

Kanban Görünümünde Alt Görevler ile Daha Kolay Çalışın

Zoho Projects, tüm görevlerinizi kolaylıkla yönetebileceğiniz bir alan sunuyor. Kanban görünümü ile birlikte artık alt görevleri kolaylıkla tanımlayabilirsiniz. Dikkatlice hazırlanan planlarda bile her zaman, değişikliğe neden olabilecek faktörler vardır. Örneğin bir inşaat projesi için arazi izni almak başlangıçta bir alt görev olabilir. Ancak, öngörülemeyen yasal sorunlar bu görevi karmaşık bir hale getirebilir. Zoho Projects ile artık alt görevleri yeniden düzenleyebilir ya da Kanban görünümünde ana görevlere dönüştürmek için basitçe sürükleyip bırakabilirsiniz.

Alt sınır ve Bütçe Erişim Uyarıları

Zoho Projects ile proje harcamalarınızı kontrol altında tutabilirsiniz. Planlanandan daha fazlasını harcamak elbette ki oldukça kolaydır. Her zaman beklenmedik bir giderle karşılaşabilirsiniz. Zoho Projects ile artık bu beklenmeyen giderler ve bütçe aşımlarını kontrol altına alabilirsiniz. Zoho Projects, bütçeniz için bir alt sınır belirleyebilir ve o sınıra ulaştığınızda e-posta uyarıları ile sizi haberdar eder. Dilerseniz, planlanan proje bütçenize ulaştığınızda da uyarı alabilirsiniz.

Zoho Projects ile Daha Doğru Bir Denge Kurabilirsiniz.

Çalışanlarınız üzerindeki iş yükünü verimli bir şekilde dengelemek için kaynak tahsisi özelliğini kullanabilirsiniz. Bu sayede görevler oluştururken ve atarken, hangi kullanıcıların yetersiz kullanıldığını, fazla kullanıldığını ya da belirli tarihlerde kullanılmadıklarını görebilirsiniz. Belirli bir dönemde kullanıcıların uygun olup olmadıklarını ve ne kadar süre dolu olduklarını görebilirsiniz. Bu sayede, tüm görevler atandıktan sonra herkesin iş yükünü kontrol etmek için kaynak kullanımı çizelgesi ile harcayacağınız zamandan tasarruf edebilirsiniz.

Zoho Projects ile daha verimli projeler hazırlamaya ve zamandan tasarruf etmeye şimdi başlamak isterseniz, Zoho ürünlerinin Türkiye Yetkili Satıcısı Cloudyflex’e ulaşabilir ve daha detaylı bilgi alabilirsiniz.

Ücretsiz Proje Yönetimi Yazılımı; Zoho Projects

Fri, 29 Mar 2019 14:45:19 +0000

Teknoloji hız kazandıkça ve kazandırdıkça zamanı doğru kullananlar başarıyı tatmakta, teknolojinin olanaklarını doğru kullanamayanlar ise tarihin tozlu sayfalarında yerlerini almaktadırlar. Organizasyonunuzun geleceği için doğru araçları kullanmanın önemi her geçen gün artarken, ortaya çıkan alternatifler arasından doğru seçimi yapmak giderek zorlaşıyor. Projelerinizin yönetimi için doğru bir araç arıyorsanız, seçim zorluğundan sizi kurtaracak Zoho Projects ile tanışmanızın vakti gelmiş demektir.

Ücretsiz Proje Yönetimi Programı; Zoho Projects

Zoho Projects ile proje sürecinizin en net görüntüsüne sahip olabilir ve bu sayede hangi aşamada, hangi kararları almanız gerektiği karmaşasından kurtulabilirsiniz. Zoho Projects planlarınızı değiştirme, görev ekleme, mevcut görevleri düzenleme gibi özellikleri ile sizi bir adım öne çıkarırken aynı zamanda grafik olarak projenizi yazdırma ve PDF olarak dışa aktarabilme özellikleri ile projenizin sunumu noktasında size büyük avantaj sağlar.

Zoho Projects’in sunduğu avantajlardan ücretsiz olarak yararlanabileceğiniz sürümde neler olduğunu merak ediyorsanız;

Ücretsiz Proje yönetimi yazılımı Zoho Projects’i 5 kullanıcı ile kullanabilir ve 2 proje ekleyebilirsiniz. Aynı zamanda dünyada birçok organizasyonun tercihi olan Zoho’nun diğer ürünleri gibi Zoho Projects’in Google uygulamaları entegrasyonun sağladığı avantajlara ücretsiz olarak erişebilirsiniz.

Organizasyonunuz farklı bölgelerde hizmet veren bir yapıya sahipse ve ekibinizi bir araya getirme konusunda problem yaşıyorsanız, ücretsiz proje yönetimi programı Zoho Projects bu noktada size yardımcı olabilir. Zoho Project gerçek zamanlı güncellemelerle herkesi aynı sayfada birleştirir ve ekibiniz bir arada aynı dosyalar üzerinde online olarak çalışabilir. Ücretsiz sürümde yer alan, görev ekleme, akış ve takvim& Forum özelliklerini etkin bir biçimde kullanarak, proje yönetiminizi standardın üzerine çıkarabilirsiniz. Zoho Projects’in ücretsiz sürümüne 10MB’a kadar dosya ekleyebilirsiniz.

Ücretsiz proje yönetimi programı Zoho Projects ile ilgili tüm detayları öğrenmek ve işinizin geleceği için doğru araçları kullanarak başarı için bir adım daha atmak istiyorsanız, Zoho’nun Türkiye Yetkili Satıcısı Cloudyflex’i ziyaret edebilirsiniz.

Zoho Projects İle Etkili Proje Yönetimi

Thu, 21 Jun 2018 13:31:47 +0000

Bir milyondan fazla işletmenin tercih ettiği Zoho Projects ‘i kullanarak takip edin ve ortak çalışma yapın!

Zoho Projects ile karmaşık projeleri görev listeleri, görevler ve alt görevler gibi kolaylıkla yönetilebilen parçalara ayırabilirsiniz. Microsoft Project dosyanızı Zoho’ya aktarabilirsiniz. Her bir detayın ne zaman tamamlanması gerektiğine karar verebilir ve bu sayede proje sizi değil siz projeyi yönetebilirsiniz. Her şeyi kapsayan bir plan ile birlikte ekibinizin başarı grafiğinin yükseldiğini göreceksiniz.

Büyük ve karmaşık görevler artık sizi korkutmasın! Büyük görevleri alt görevlere ayırarak, kişilere alt görevler atayabilir, yorum yazabilir ve düzenli görev günleri oluşturarak kaydedebilirsiniz.

Süreci Net Bir Şekilde Resmedin!

Zoho'nun çevrimiçi Gantt grafiği güçlü olduğu gibi kullanımı da kolaydır. Size projenizin şu andaki durumunu ve öne çıkan kilometre taşlarını gösterir. Planlarınızın değiştirilmesi gerekiyorsa, görevler ekleyebilir, mevcut olanları düzenleyebilirsiniz. Ayrıca grafiği yazdırabilir veya PDF olarak dışa aktarabilirsiniz.

Ekibinizi Bir Araya Getirin!

İşiniz global bir yapıya sahip ve ekibiniz dünyaya dağılmış durumda mı? Telaşa gerek yok! İster Los Angeles, Amsterdam, Londra ya da Sydney olsun, Zoho Project gerçek zamanlı güncellemelerle herkesi aynı sayfada tutar. Bu sayede ekibiniz bir araya gelerek, aynı dosyalar üzerinde çalışabilir.

Zaman ve Maliyet Tasarrufunu Zaman Çizelgeleri İle Sağlayın!

Zoho Project ile bir projenin performansını düzenleyebilir, görev süresini hesaplayabilir ve zaman çizelgesi verilerini istenilen biçimde dışa aktarabilirsiniz. Zoho Invoice ve Zoho Books kullanarak ödemelerinizi takip edebilirsiniz.

Her Şeyi Organize Edin ve İstediğiniz Yerden Paylaşın!

Zoho Projects, belirli bir projeye ilişkin tüm dosyaları kolaylıkla organize etmenize ve üzerinde çalışmanıza yardımcı olur. Her zaman en son dosya sürümlerine anında erişebilir ve yapılan değişiklikleri hızlı bir şekilde görebilirsiniz. Ayrıca tüm dosyaları tek bir yerden paylaşabilirsiniz.

Zoho Projects diğer tüm Zoho uygulamalarına ve üçüncü parti uygulamalara entegrasyonu ile size avantaj kazandırır!

Şimdi Zoho Projects’e başvurun! Projeleriniz