İçinde bulunduğumuz dijital yerliler döneminde, etkinlikler tek potansiyel müşteri kaynağı ya da potansiyel veri havuzu değildir. Yine de B2B etkinlik düzenleyicilerin pazarlama bütçesinin %41’i bu büyük ağın devasa etkinliklerine adanmıştır. Bu durum etkinlikleri, sadece yazılım sağlayıcılarla sınırlamadan, SaaS şirketlerinin en yüksek pazarlama harcamalarından biri yapmakla birlikte kanal ortaklarını da genişletmektedir.
Neden Bir Etkinlik Düzenlemelisiniz?
Etkinlik günü, büyümenin her bir adımında yer alan işletmelerden kurucular ve kilit karar vericileri bir araya getirir. Böylesine bir hedef grubu, sıcak potansiyel müşteri ve iş anlamına gelir. Diğer pazarlama kanallarından farklı olarak, etkinliklerde her potansiyel müşteri başına ilgili maliyet yüksek olmasına rağmen ‘sıcak’ potansiyel müşterileri garantilersiniz.
Ayrıca, fazlasıyla eleştiri almasına rağmen, kanaldaki bazı ortaklar, bu büyük ve niş etkinliklerdeki ROI’nin değerini anladılar!
Etkinlik Pazarlaması Hedefleri
Düzenleyeceğiniz etkinlikler, yüz yüze iletişim için geniş bir potansiyele sahip olan tek araç olmakla birlikte aynı zamanda önemli bir sıcak potansiyel müşteri adayı üreticisidir. Bununla birlikte, diğer medya kanallarının aksine, etkinlik pazarlaması, asıl etkinlikten en az altı ay önce periyodik olarak irdelenmiş, somut bir plan ile stratejik bir yaklaşım gerektirir.
Ancak, etkinlik için kullanacağınız araca yatırım yapmadan önce beraberindeki yatırım getirisini izlemeniz için ‘Akıllı’ hedeflerinizi tanımlamalısınız. Hedeflerinizi aşağıda sıraladığımız özelliklere göre belirleyebilirsiniz;
1. Landing Page’inize gelen yeni ziyaretçi sayısı
2. Abone listenizdeki artış
3. Sosyal medya takipçisi tabanınızın büyümesi
4. Organik trafiğinizdeki artış
5. Yeni müşteri adaylarının sayısı
6. Nitelikli satışların potansiyel satış yüzdesi
7. Kapanan anlaşma sayısı
8. Yapılan anlaşmaların değeri
9. Etkinliği düzenlemeyi planladığınız coğrafyanın trafikteki artışa sağladığı katkı
Etkinlik pazarlama planınızı ölçmek için seçtiğiniz metriklerde spesifik ve ulaşılabilir rakamları hedeflemeyi unutmayın. Bu hedefleri tanımlarken, uygun kanalları takip ederek bunların yönetimi ve performansları konusunda kesin veriler üretmek adına sabit bir sisteme sahip olduğunuzdan emin olun. Büyük günden ve etkinliğin ardından birkaç ay sonra, yatırımınızı ve bu potansiyel müşterilerin sağladığı getirileri karşılaştırın.
Etkinlik için spesifik hedefler belirlemenizin ardından, büyük ROI kanalına yatırım yapmadan önce ekibinizi hazırlamak istiyorsanız, işte size yardımcı olabilecek en iyi 5 etkinlik pazarlama tekniği:
Yatırım getirinizi etkinlik ile en üst düzeye çıkarmak için, ele almanız gereken 5 temel soru vardır:
1. Hedeflediğiniz kitleye ulaşabileceğiniz mükemmel etkinliği nasıl seçersiniz?
2. Etkinlik gününden birkaç ay önce yapılması gerekenler nelerdir?
3. Etkinlik envanterine ve eşantiyonlara dahil edilebilecek teminatlar nelerdir?
4. Etkinlikteki zamanı en iyi şekilde nasıl kullanabilirsiniz?
5. Etkinlik gününden sonraki iki hafta içinde yapmanız gerekenler nelerdir?
Kitle Segmentasyonu
Dünyanın her yerinde insanlara hitap eden, aklınıza gelebilecek her iş alanına ait çok sayıda ticari etkinlik vardır. Ayrıca, size hedeflerinizi yükseltme yaklaşımları sunan bazı endüstri odaklı etkinlikler de mevcuttur. Ancak seçiminizi gerçekleştirmeden önce, rekabet ettiğiniz sektörün nerede faaliyet gösterdiğine dikkat etmeli ve oradaki büyük ve niş etkinlikleri daraltmalısınız. Son kararı vermeden önce kendinize anahtar bir soru sormalısınız;
Hedef kitleniz, etkinliği gerçekleştireceğiniz yerin katılımcılarıyla ile aynı mı?
Bu sorunun yanıtını verebildiğinizde, tanınmış markaların çaprazında ya da karşısında bir stant alanı seçin. Bu seçim etkinlik katılımcılarının dışarı çıktıktan sonra hemen markanıza bakmasını sağlayacaktır. Ayrıca, ilgisini çektiğiniz katılımcının ana alana giden yolu seçmesi için iletişime geçtiğiniz alanı, yakın bir noktada belirleyebilirsiniz.
Etkinlik Öncesi Tanıtım
Katılmak istediğiniz etkinliği seçmenizin ardından, etkinlik günlerinde dikkat savaşını kazanmak için kampanyanızı başlatmaya hazırsınız! Belki bir süre önce kapatmadığınız müşteri adayı, benzer bir hizmet arayışıyla etkinliğe katılmayı planlıyordur. Ne de olsa katılımcıların %92’si ürün ve hizmet arayışı ile etkinliklere katılım sağlıyor. Peki, pazarlama yatırımınızdan en iyi şekilde yararlanmak için etkinlik kurulumundan önce nerede olduğunuzu bilmelerine ne dersiniz?
İşte yenilikçi bir yaklaşımla kullanabileceğiniz bazı yaygın teknikler;
E-posta kampanyaları, hedef demografinizde etki yaratmanın en hızlı ve en kolay yoludur. Ticari etkinlik katılımcılarının çoğuna katılımcıların bir listesi sunulur. Listenizdeki her olası katılımcıya bir e-posta ya da bülten gönderebilirsiniz. Alıcının sizi etkinlikte görmeye gelmesini sağlayan kampanya için yenilikçi bir tema oluşturabilirsiniz.
Bir etkinlikte katılımcı olarak firmanız ile yer almanız, markanıza büyük değer katarak, sizin pazara ciddi bir oyuncu olduğunuzu göstermenize yardımcı olur. Sosyal medyanızda, etkinlikte yer alacağınızı içeren postları ve hedeflenen hashtagleri kullanmanız, bu ağdaki herkesin dikkatini çekmenizi sağlayacaktır.
Bir tanıtım kampanyasını başlattığınızda, hedef kitlenizi anlamanız önemlidir. Web sitenizi, özel bir landing page’e sahip olacak şekilde yeniden tasarlayarak, etkinlik pazarlama faaliyetlerinizi ve diğer yeni ziyaretçileri web sitenize yönlendirmeyi hedefleyin.
Dikkat çekmek ve farkındalık yaratmak için girişimlerinizi etkinliğin olduğu günden önce zamanlayın. Bu sayede standınızı arayan nitelikli ziyaretçi sayısını artırabilirsiniz.
Teminatlarda iş birliği
Dünyaya etkinlikte yer alacağınızı bildirdikten sonra tasarım ve içerik oluşturma cephelerinde çalışmaya başlayın. Rakiplerinizin birçoğu gün boyunca orada olacak ve büyük olasılıkla stantlarında bildiriler ve görüntüler yayınlayacaklar. Bu nedenle işinizi bu rekabet ortamında farklı kılacak nitelikleri bulmalısınız.
1- Stant tasarımlarınız için görsel bir tema seçmenizin ardından, ekibin ve şirket markalamasının seçtiğiniz temanın renk kodu ile uyumlu olmasını sağlayın.
2- Standınızı yeniden kullanılabilir tasarımlarla yapılandırın. Örneğin, bulunduğunuz etkinliğin adının yer aldığı eşantiyonları başka etkinliklerde kullanamazsınız.
3- Oturma alanları ve elektrikli eşyaların ekonomik alternatiflerini inceleyin. Etkinlik organizatörlerinden satın alınan malzemeler genellikle iki katıdır ya da dış kaynaklardan temin edebilecekleriniz, yerel tedarikçilere oranla 3 kat daha fazla maliyet demektir.
4- Tabela, etkinlik görselleri, asansör alanları, hedefli broşürler ve kitlenize değer katabilecek diğer malzemeler için içeriği düzenleyin.
5- Ziyaretçileri sanal etki alanınıza veya ilgi çekici bir açılış sayfasına götürecek bir QR kod ekranı oluşturun
6- Büyük marka hatırlama değerine sahip olacak yaratıcı hediyeler düşünün.
7- Katılımcıların indirebileceği bir mobil uygulama veya tartışma forumunu özelleştirin.
Yaratıcı tasarım fikirleri, satış kitleri ve etkinliğinize değer katabilecek diğer fuar pazarlama malzemeleri konusunda yardıma ihtiyacınız var ise Zoho ekibiyle bağlantı kurabilirsiniz.
Demo Günü
Görseller ve tabelalar için bir plan hazırladığınıza göre bunların sunduğu fırsatları yüz yüze pazarlamanın gücü ile açığa çıkarma zamanı gelmiş demektir. Çünkü etkinliğe katılan herkes sizin standınızda bir anda belirmeyecek ve siz de standınızı her ziyaretçinin önüne koyamayacaksınız. Bu yüzden stantta uymanız gereken görgü kurallarına dikkat etmelisiniz.
Stantta Dikkat Etmeniz Gerekenler
Stant Ekibi
Standınızın etkinlikteki başarısı, gün boyunca ekibinizin kitle ile etkileşim kurma biçimine bağlıdır. Dolayısıyla ekibinizin güven veren duruşu ve rahatlığı oldukça önemlidir. Stant ziyaretçileri, uygulama kapsamınızı anlamak üzere orada bulunan bir CEO ya da teknik ekip olabilir. Bu yüzden, standınızda sadece teknik uzmanlara değil, aynı zamanda satış ve iş geliştirme yöneticilerinin de bulunması etkili olacaktır.
Satış Teknikleri
Etkinliklerde ürün satın almak isteyen çok sayıdaki kişiye rağmen, eşantiyonları almak isteyen ya da stantlardaki eğlenceye katılmak için orada bulunan sessiz bir azınlık da vardır. Bu durum kimi zaman günün odağından çıkmasına neden olabilir. Etkinlikte, iletişim sırasında bu durumun farkına varabilecek iyi insan analizi yapan çalışanlarınızın olması sizleri bu azınlıktan kurtarabilir.
Etkinlik Sonrasında Katılımcıları İkna Etmek
Etkinlik Bürosuna göre;
Fuar etkinlikleri satışlarının büyük çoğunluğu etkinlik sonrasındaki 11 ay içerisinde gerçekleşmektedir.
Bu etkinlikte tanıştığınız insanları takip etmenizin ne kadar önemli olduğunun bir göstergesidir. Ancak bu insanlar, yalnızca CRM’inizde ya da gelen kutunuzda değil aynı zamanda etkinlik sırasında topladığınız kartvizitlerdedir.
Maalesef çoğu katılımcı, satış fırsatlarından habersizdir. Tüm yeni ipuçlarını değerlendirerek, ilişkiyi devam ettirmek için bir plan oluşturun. Örneğin, sözleşmeden ve işlerine nasıl değer katabileceğinizden başlayabilir daha sonrasında bir e-posta ile iletişimi devam ettirebilirsiniz.
Her el sıkışma ve konuşmayı DNC listesine bağlı kalarak takip edin!
Etkinlik: ROI hesaplama
Etkinlikten iki hafta sonra, etkinlik performansının başlangıç aşamasındaki hedefleri karşılayıp karşılamadığını görmeniz için başardıklarınızı gözden geçirin. Etkinliğe katılan tüm ekiplerden bilgi toplayın ve birlikte bir rapor hazırlayın. Gelecekteki etkinlikler için kıstas olarak kullanabileceğiniz önemli soruların yanıtlarını bulun.
Etkinliğinizin başarısını ROI hesaplayıcı ile buradan ölçebilirsiniz: zoho.to/ROICalc
Sizler de katılacağınız etkinlikler konusunda yardım almak ve etkinliklerinizin getirisini şimdiden planlamak istiyorsanız, Zoho ürünlerinin Türkiye Yetkili Satıcısı Cloudyflex’e buradan ulaşabilir ve daha detaylı bilgi alabilirsiniz.