Satış Takip Çizelgesi Nedir?

Satış hatlarının satış takip çizelgesi şeklinde yanlış bilinmesinin temel nedeni süreci bir çizelgeyle benzer bir şekilde görselleştirmesidir. Bununla beraber görselleştirme süreci ve sunduğu bilgiler, hatların güçlü tarafları arasında bulunur. Sales pipeline kullanmanın birçok farklı avantajı vardır ve işletmelerin doğru stratejik kararlar almasını teşvik eder. Araçların sunduğu avantajlar genel olarak aşağıdaki gibidir:

·  Sales pipeline, satış temsilcilerinin her aşamada nasıl davranması gerektiğine dair bilgiler sağlar. Ayrıca hatlar, müşterilerinizin şirketinizden neler beklediğine dair bir önsezi elde etmenize de olanak tanır.

·  Satış hatları, şirketlerin satışları doğru bir biçimde yönlendirmesini mümkün hale getirir. Satış aşamasında olan potansiyel müşteri sayılarını göz önünde bulundurarak kaç tane anlaşmayı kapatabileceğinizi tahmin edebilir, araçlar sayesinde ekiplerinizin kotalarını doldurmaya ne kadar yakın olduğunu analiz edebilirsiniz.

·  Toplam satış hızınızı da araçları kullanarak artırabilirsiniz. Toplam satış hızı, potansiyel bir müşterinin alıcı haline gelmesinde geçen ortalama süreyi belirtir. Müşterilerinizin ortalama dönüşüm süresini bilirseniz kampanyaları daha doğru bir biçimde tamamlayabilirsiniz. Ayrıca ortalama süreler, ekiplerinizin performansını da analiz etmenizi kolaylaştırır.

·  Satış hatlarından elde edilen bilgiler, satış ekiplerinizin anlaşmaları daha rahat bir şekilde tamamlamasına olanak tanır. Potansiyel müşteriler ile ilgili bilgiler, temsilcilerinizin müşterilerin isteklerine ve ilgi alanlarına göre daha kişiselleştirilmiş etkileşimler kurmasına olanak tanır. Böylece satış temsilcileri potansiyel müşterilerle daha doğal bir şekilde iletişim kurabilir ve onların beklentilerini bildiği için hangi hamleleri yapması gerektiğini de bilir.

Satış süreçlerini iyileştirmenizi ve daha fazla müşteri kazanmanızı sağlayan sales pipeline, şirketinizin sektörü ne olursa olsun size pek çok avantaj sunar. Satış hatlarını kullanarak verimlilik seviyelerinizi artırabilir, istediğiniz sonuçları daha hızlı bir şekilde almaya başlayabilirsiniz.

Sanki bir satış takip çizelgesi gibi satış hatları da potansiyel müşterilerinizle yaptığınız anlaşmaların hangi süreçlerden geçtiğini incelemenizi sağlar. Her ne kadar “satış takip çizelgesi” yanlış bir kavram olsa da sürecin bir çizelgeyle benzerlik göstermesi satış hatlarını nitelendirmenin farklı bir yolu olabilir. Bununla beraber araçları verimli bir biçimde kullanmak için öncelikle doğru bir çerçeve çizmeniz gerekir. Satış hatlarını planlamak için aşağıdaki maddelerde yer alanları önceden belirlemelisiniz.

·  İlk olarak hedef kitlenizin kimlerden oluştuğunu belirlemelisiniz. Ardından stratejilerinizi hedef kitlenizi göz önünde bulundurarak oluşturmaya başlayabilirsiniz.

·  Sonrasında satış sürecinizin ana hatlarını belirlemeniz gerekir. Genel olarak satış süreci, sizinle herhangi bir ilgisi olmayan potansiyel bir müşteriyi alıcı haline getirmeniz için uygulamanız gereken tekrarlanabilir adımlardan meydana gelir. Başlangıçta satış sürecini ve bir müşteri adayını alıcıya dönüştürebilmek için hangi adımların gerekli olduğunu belirlemelisiniz.

·  Belirlediğiniz her adım için pazarlama ve satış faaliyetlerinin ne olacağına karar vermelisiniz. Müşterileriniz bir adımdan diğerine ilerlese de bu ilerleyişi devam ettirmek için yapmanız gereken bazı eylemler vardır. Doğru eylemler, potansiyel müşterilerinizi her hatta ileriye doğru hareket ettirmenizi sağlar. Ücretsiz denemeler, reklamlar, kampanyalar ya da demo kullanımları sunmak gibi çeşitli yöntemler belirleyebilirsiniz.

·  Hatlarda kaç fırsatın devam ettiğini de incelemelisiniz. Potansiyel müşterilerinizin her hatta ne kadar vakit geçirdiğini ya da kaç tanesinin sonraki hatta hangi eyleminiz sonucunda geçtiğini bilmelisiniz. Bu verileri bilirseniz gelir hedeflerinize ulaşmak için ne gibi stratejiler geliştirmeniz gerektiğine de karar verebilirsiniz.

·  Satış hatlarının her adımı için bazı satış aktiviteleri belirlemelisiniz. Örneğin, “fiyat teklifi sunmak” ya da “toplantı oluşturmak” gibi açıkça tanımlanmış satış faaliyetleri tanımlamalısınız.

·  Elde ettiğiniz verileri ölçmeli ve performans analizleri yapmalısınız. İşlem hatlarınızın verimliliğini optimize etmek ve elde ettiğiniz sonuçları sürdürülebilir hale getirmek için KPI gibi göstergelerden yararlanabilirsiniz.

·  Satış hattı döngülerinizin uzunluğunu da belirlemelisiniz. Bununla beraber ürün/hizmetinizin türüne ya da satış temsilcilerinizin performansına göre potansiyel müşterilerinizin alıcı olana kadar geçirdiği süre farklılık gösterebilir.

·  Satış hatlarını kullandıkça stratejilerinizi de iyileştirmelisiniz. Elde ettiğiniz bilgileri dikkate alarak yeni süreçler belirleyebilir ya da farklı stratejiler uygulamayı düşünebilirsiniz. Süreçleri dinamik bir şekilde takip ederek mevcut hat performanslarını iyileştirebilirsiniz.

·  Süreci verimli bir biçimde yönetebilmek için verilerinizi güncel tutmanız gerekir.

·  Bir CRM yazılımı kullanarak satış hattı üzerindeki anlaşmaları ya da müşteri temsilcilerinin süreç içindeki performansını rahatlıkla inceleyebilirsiniz. Her bir anlaşmanın hangi aşamada olduğunu öğrenebilir ve devam etmesi için nasıl stratejiler geliştirmeniz gerektiğine karar verebilirsiniz. Ayrıca CRM yazılımları, satış temsilcilerinizin otomatik bir şekilde aramalar yapmasını ya da hatırlatıcılar göndermesini de mümkün kılar. Böylece süreç içinde bir otomasyon elde edebilirsiniz.

Birkaç basit adımı takip ederek şirketler kendi süreçlerine uygun satış hatları geliştirebilir, istediği bilgilere pratik bir şekilde ulaşabilir. Potansiyel müşterilerinizi gerçek alıcılara dönüştürmek ve bu dönüşüm süreci hakkında fikir edinmek istiyorsanız sales pipeline istediğiniz bilgileri elde etmenize yardımcı olabilir.

Sales pipeline ve sales funnel, satış takip çizelgesi gibi birbiriyle sıklıkla karıştırılan kavramlar arasında yer alır. Her ikisi de satış organizasyonu için oldukça önemli bir yere sahiptir. İki araç arasındaki farklılıklar şu şekilde özetlenebilir:

·  Sales pipeline, genel olarak potansiyel müşteriyi alıcı haline getiren süreçlerin genel bir görüntüsüdür. Aşamalardan oluşur ve her aşama, bir potansiyeli nasıl gerçek bir müşteriye dönüştürdüğünüzü gösterir. Satış sürecini yönetmek ve potansiyel müşterileri gerçek alıcılar haline getirmek için hangi adımların uygulanması gerektiğini bilmek için satış hatları kullanılır. Satış hunilerindeki aşamaları daha ayrıntılı bir şekilde gösterir. Her aşamadaki satış faaliyetlerini nitelendirir.

·  Satış hunileri anlamına gelen sales funnel ise satış hattı aşamalarındaki potansiyel müşterilerin miktarını ve dönüşüm oranlarının bir temsilidir. Örneğin, 100 potansiyel müşteriden kaçının huniler boyunca ilerlediğini görebilirsiniz. Sales funnel, huni şeklinde grafikler kullanarak potansiyel müşterilerin yolculuğunu görsellere döker ve her aşamada kaç kişinin kaybedildiğini ya da kazanıldığını gösterir.

·  Sales funnel potansiyel müşteri havuzunuzun satış hattındaki ilerleyişlerini aşama aşama gösterirken sales pipeline, satış ekibinin belirli bir aşamada potansiyel müşteriyle olan ilişkilerini ve projelerini gösterir. Sales funnel, potansiyel müşteri havuzunu sayısal olarak ifade ederken sales pipeline bu havuzdan nasıl yararlanıldığını, hangi stratejilerin belirlendiğini ya da kapatılan anlaşmaları temsil eder.

·  Her iki araç da şirketlerin satış süreçlerini etkili bir şekilde yönetmelerini mümkün hale getirir ve bir arada kullanılmaları şirketlerin daha detaylı bir strateji planlamalarına olanak tanır. Sales funnel araçlarının temelinde potansiyel müşterilerinin çoğunun alıcıya dönüşmeyeceği varsayımı yatar ve müşteri yolculuğunun her aşamasında bazıları dönüşüm hunilerinden çıkar. Sales pipeline ise daha doğrusaldır, potansiyel müşterilerin bir kısmı kaybedildikten sonra geriye kalanların alıcıya dönüşeceği varsayımına dayanır.

Bütün bu araçları CRM dünyasının sunduğu özellikler sayesinde kolaylıkla kullanabilir, potansiyel müşterilerinizi alıcılara dönüştürerek süreçleri istediğiniz gibi yönetmeye başlayabilirsiniz.

·  Zoho CRM’de bulunan anlaşmalar modülü, aşamaları kolaylıkla incelemenize olanak tanır. Belirlediğiniz aşamalarda anlaşmaların nasıl ilerlediğini gözlemeyebilir ve sonrasında hangi stratejilerin uygulanması gerektiğini planlayabilirsiniz. Ayrıca bu noktada çoklu satış hattına da ihtiyaç duyabilirsiniz. Çoklu satış hattı, tek bir sürecin işletmenin satışlarını destekleyemediği durumlarda kullanılır. Örneğin, sıfır ve ikinci el araba satışı yapan bir işletmenin satış hattında benzer aşamalar olabileceği gibi sürece özel hatlara da ihtiyaç duyulabilir. Multiple sales pipelines ise bu hatların kolay bir şekilde işleme özel bir biçimde tanımlanmasını sağlar.

·  Multiple sales pipelines olarak da bilinen çoklu satış kanalları, anlaşmanızın farklı pazar ve ürünler arasındaki yolculuğunu analiz etmenize yardımcı olur. Örneğin, anlaşmayı imzalamak için özel bir yaklaşım talep eden bir müşteriniz olabilir ve bu isteği standart süreçlerinize dahil etmek yerine çoklu satış kanalları sayesinde sürecinizi değiştirmeden müşterinize özel hale getirebilirsiniz. Şirketiniz büyüdükçe farklı satış fırsatlarıyla da karşılaşabilirsiniz ve multiple sales pipelines, aynı anda birden fazla satış sürecine odaklanarak fırsatları yakalamanıza olanak tanır.

·  Zoho CRM’de belirli bir süreç tanımladıktan ve aşamaları belirledikten sonra istediğiniz zaman değişiklikler yapabilirsiniz. Süreç ilerledikçe ya da şirketlerin ihtiyaçları değiştikçe yeni stratejiler geliştirilmesi gerekebilir. Zoho CRM, işlem hattında ihtiyaç duyduğunuz değişiklikleri özelleştirme seçenekleri sayesinde kolaylıkla uygulamanıza yardımcı olur.

Zoho CRM sayesinde satış sürecinin önemli bir aracı olan satış hatlarını kolaylıkla kullanabilir, potansiyel müşterilerinizi alıcıya dönüştürmek için gerçekleştirmeniz gereken adımları planlayabilirsiniz. Zoho CRM’i inceleyerek sales pipeline araçlarını nasıl kullanabileceğinize göz atabilirsiniz.