Agile Proje Yönetimi Nedir? Nasıl Yapılır?

Agile Proje Yönetimi (APM), genel olarak projeleri birden fazla dinamik aşamaya ayıran bir yönetim sistemi şeklinde özetlenebilir. Projenin yaşam döngüsü boyunca meydana gelen değişikliklere odaklanırken ekipleri de verimli bir şekilde yönetmeyi amaçlar. Yinelemeli bir yaklaşım olarak da nitelendirilen sistem, anı ve piyasayı yakalamak isteyen işletmeler tarafından sıklıkla kullanılır. Artık günümüz iş dünyasında değişim hızı sürekli olarak artığı için projelerin de kısa süre içinde tamamlanması gerekir. APM, süreçlerin hız kazanmasını sağlarken aynı zamanda değişen koşullara uyum sağlayabilmeyi de teşvik eder. Böylece istenilen verimlilik seviyelerine ulaşmakta kullanılabilecek etkili bir araç haline gelir. Agile (çevik) Proje Yönetimi önceden belirlenmiş bir eylem planı oluşturmak yerine daha dinamik bir süreç kurgulamaya odaklanır. Agile Proje Yönetiminde temel olarak süreç, projenin ihtiyaçları ve değişen koşullar göz önünde bulundurularak ana hatlarıyla çizilir. Bununla beraber görevler ve süreçler esnek bir yapıya sahip olacak biçimde yapılandırılır. Proje bitimine kadar ise döngü boyunca sürekli olarak ayarlamalar yapılır. Yineleme sistemi sayesinde beklenmedik olaylar yaşandığı zaman süreçler daha kolay bir şekilde değişikliklere adapte olabilir.

Agile Proje Yönetiminin temelinde sürekli olarak fikirlerin üretildiği, ekip çalışmasının teşvik edildiği ve karşılaşılacak sorunlara hızlı bir biçimde yanıt verilebildiği bir sistem yatar. Genellikle agile yöntemleri benimseyen şirketlerde proje çalışmalarını tek bir yöneticinin yönetmesi desteklenmez. Bütün sorumluluğun ve planlamanın tek bir kişi üzerinde toplanmasındansa ekipler sorumluluğu paylaşır. Böylece proje yaşam döngüsü boyunca sık sık kontroller yapılarak sistemin her parçası daha uyumlu hale getirilir. Yapılan planlar sürekli olarak dinamik bir şekilde değerlendirildiği, fikirler süreç içinde devamlı test edildiği ve ihtiyaç durumlarında düzenlemeler yapılabildiği için Agile Proje Yönetimi günümüz dünyasının gerekliliklerine yanıt vermenizi kolaylaştırır. Zoho Sprints gibi Agile Proje Yönetimi metotlarını benimseyen yazılımlardan yardım alabilir, sistemlerinizi daha dinamik olacak biçimde kurgulamaya başlayabilirsiniz.

Agile Proje Yönetimi iş ihtiyaçlarının sürekli olarak değiştiği ya da şirketlerin daha hızlı bir şekilde değer kazanmak istediği durumlarda kullanışlı hale gelir. Genel olarak agile olarak yönetilen projelerde işler küçük parçalara ayrılır ve böylece süreçlerin daha hızlı tamamlanması amaçlanır. Ayrıca her yinelemede kullanıma hazır bir özelliğin/yeniliğin sunulması beklenir. Eğer döngü sonucunda bazı hatalar keşfedilirse sonraki akışta bu sorunlar çeşitli düzenlemeler ile ortadan kaldırılabilir. Agile Proje Yönetimi, genel olarak hataları daha hızlı bir şekilde bulmanızı sağlarken aynı zamanda sistemlerinizin de değişen koşullara adapte olma yeteneğini artırır.

Agile Proje Yönetimi, geliştirme süreçlerinin son aşamalarında olunsa bile değişimi benimseyebilmeyi sağlar. Gerçek zamanlı veriler ve bilgiler üzerinden bir sistem kurgulayarak projelerin zaman, maliyet ve kapsamının verimli bir biçimde yönetilmesini mümkün kılar. Geleneksel proje yönetimi sistemlerinde genellikle bütün projenin yükü yöneticide olurken çevik sistemlerde çalışanlar da sorumluluk alır. Herkesin dahil olduğu bir süreç kurgulayan Agile Proje Yönetimi, projenin çalışanlar tarafından benimsenmesini sağlayarak onları motive etmeyi başarır. Agile Proje Yönetimi ile sistemlerinizi geliştirmek ve piyasa şartlarına daha hızlı uyum sağlayabilecek süreçler inşa etmek istiyorsanız Zoho Sprints ile bu amacınızı hayata geçirebilirsiniz.

Proje yönetimi kavramı genel olarak çalışanların da dahil olduğu kaynakların planlanmasını, organize edilmesini ve yönetilmesini içerir. Temelde projenin kapsamını, zamanını, maliyetini, kalitesini, kaynaklarını ve önemli parametreleri bir arada dengelemeyi amaçlar. Geleneksel Proje Yönetimi de Agile Proje Yönetimi de bu süreçleri farklı şekillerde ele alır. Her iki yöntemin temel farklılıkları ve birleştiği noktalar genel olarak aşağıdaki gibidir:

·  Agile sistemlerde esneklik öne çıkar ve sistemleri yenilikçi bir şekilde uyarlayabilmenin önemi vurgulanır. Geleneksel sistemler ise öngörülebilirliği vurgulayarak daha kapsamlı bir planlama yapılması gerektiğinden bahseder.

·  Agile Proje Yönetiminde yüz yüze iletişim önemlidir ve çalışanların iş birliği içinde olması gerektiği belirtilir. Geleneksel Proje Yönetimi sistemlerinde ise süreçler daha resmi kanallar aracılığıyla ilerler.

·  Agile projelerde genellikle müşteri memnuniyeti ve çalışanların fikirleri öne çıkar. Geleneksel projelerde ise bir plan ortaya atıldıktan sonra ona uyulması ve proje gereksinimlerinin karşılanması önemlidir.

·  Çevik proje yönetimi sistemlerinde süreçler sprint/döngüler aracılığıyla planlanır ve proje boyunca değişiklikler ya da çeşitli ayarlamalar yapılabilir. Geleneksel sistemlerde ise planlama uzun bir süreci kapsar ve değiştirilmesine izin verilmeyen katı kurallar bulunur.

·  Agile sistemlerin kendi kendini organize etmesi beklenirken geleneksel planlamada hiyerarşik bir düzen vardır.

·  Her iki sistemde de işi denetleyecek proje yöneticilerine ihtiyaç vardır. Ayrıca kalite yönetimi her iki sistemin de önemli bir parçasını oluşur. Zaman ve bütçe sınırlarının aşılmaması, iki yöntemin de benzerlik gösterdiği noktalar arasında bulunur.

Hangi proje yönetimi sisteminin sizin için uygun olduğunu elinizdeki projeyi göz önünde bulundurarak tercih etmelisiniz. Örneğin, Agile Proje Yönetimi yazılım geliştirme projeleri gibi belirsizliğin yüksek düzeyde olduğu ve değişimin bir zorunluluk haline geldiği projelerde gereklidir. Kanban ya da Yalın metotlar agile sistemlerde önem kazanır. Bununla beraber Geleneksel Proje Yönetiminin de işlevsel hale geldiği uygulamalar mevcuttur. Örneğin, inşaat projelerinde ya da belirli bir mevzuatın veya yasanın takip edilmesi gerektiği projelerde iyi tanımlanmış projeler önem kazanır. Her iki yönetim sisteminin de öneminin farkında olan Zoho, şirketlerin süreçleri daha verimli bir biçimde yönetmesi için farklı uygulamalar sunar. Geleneksel bir süreç planlamak istiyorsanız yenilikçi araçlar içeren Zoho Projects size bu konuda yardımcı olabilir. Agile süreçler içinse Zoho Sprints’ten yardım alabilirsiniz.

Bu tür projelerde genellikle iki hedef vardır. Bunlardan ilki, projeyi kilometre taşlarına bölerek küçük parçalara ayırmaktır. İkincisi de bir zaman çizelgesi belirlemektir. Projeyi kilometre taşlarına ya da parçalara bölmek sürecin daha çevik hale gelmesinde etkili olarak rol oynar. Planlama aşamasında genel olarak değişikliklere daha hızlıca uyum sağlayacak bir uygulama planı oluşturulur.

Agile Proje Yönetimindeki kısa döngülere “sprint” ismi verilir. Projeleri döngülere ayırdıktan sonra ilk sprint/döngü için bir plan oluşturmalısınız. Sprint’i planlarken hangi bileşenlerin, işlevlerin ya da özelliklerin yer alması gerektiğine karar vermelisiniz. Genellikle agile sistemlerde döngüler için 2 ile 4 hafta arasında bir süre belirlenir. Planlama aşamasını tam olarak gerçekleştirmek için “scrum” ve “kanban” kavramlarını da bilmeniz gerekir.

Scrum, genel olarak bir yönetim çerçevesi olarak nitelendirilebilir. Şeffaflık, gözlem, adaptasyon, bağlılık, cesaret, odaklanma ve açık iletişim bu yönetimin temelini oluşturur. Scrum, ekiplerin çalışmalarını bir dizi prensip, değer ve uygulama vasıtasıyla yönetmesine yardımcı olan agile bir yönetim çerçevesidir. Scrum ekibi ise sprint/döngüleri gerçekleştirmek için üç role ihtiyaç duyar. Bu roller Ürün Sahibi, Scrum Lideri ve Scrum Geliştirme Ekibi olarak nitelendirilir. Ürün Sahibi, herkesin işi anladığından ve benimsediğinden emin olur. Scrum Lideri, ekiplere koçluk yapar. Scrum Geliştirme Ekibi ise her sprint için planı yürütür.

Kanban ise temel olarak süreçleri görselleştirerek herkesin durum hakkında bilgi edinmesine imkân tanır. Kanban kartları aracılığıyla iş yükleri eşit bir biçimde dağıtılır ve verimliliğin artırılması sağlanır. Ayrıca her iki yöntemi bir araya getiren Scrumban da agile projelerde sıklıkla kullanılan bir metottur. Üç yöntem de kendi içinde bazı avantajlar sağladığı için döngülere başlamadan önce hangi yöntemi kullanacağınıza karar vermelisiniz.

Burada Keşif aşamasında elde edilen sonuçlar değerlendirilir. Her sprint/döngü bitiminde ekiplerle toplantılar yapılır. Eğer döngüler sonunda müşterilerinize bir ürün sunacaksanız bu toplantılara onları da dahil etmeniz gerekir. Projeye dahil olan herkesle açık bir biçimde iletişim kurarak durum analizleri yapılmalıdır. Bu toplantılar yüz yüze olabileceği gibi video konferanslar şeklinde de gerçekleştirilebilir.

Ardından aşağıdaki soruların cevaplarına ulaşarak yeni döngünüzü nasıl geliştirebileceğiniz hakkında fikirler oluşturabilirsiniz:

·  Sprint sırasında neler iyi gitti?

·  Döngüde neler iyileştirilebilirdi?

·  Görev yükü herkese eşit olarak dağıtılmış mıydı? Yanlış ya da fazla yapılmış atamalar var mıydı?

·  Sprint vasıtasıyla neler başarılabildi?