Gantt Şeması Nedir? Nasıl Oluşturulur?

Gantt şeması genel olarak aşağıdaki işlevleri yerine getirir:

·  İlk olarak şemalar, bütün projenin görsel olarak bir temsilini gösterir. Böylece projenin genel olarak ne zaman başlayacağını ve biteceğini görüntüleyebilirsiniz.

·  Bütün projenin yanı sıra şemalar aynı zamanda tüm görevlerin ayrı ayrı zaman çizelgelerini, işlem sürelerini ve bitiş tarihlerini görüntülemenize olanak tanır. Böylece projenizdeki kritik yolları da kolay bir şekilde tespit edebilirsiniz. Kritik yol, bütün projenin tamamlanması için gereken en uzun görev dizisi şeklinde özetlenebilir. Büyüklüğü ya da bütçesinden bağımsız olarak her projenin tamamlanması için hayati önem taşıyan bazı temel görevler vardır. Eğer bu görevler projenin tamamlanmasını yavaşlatıyorsa, onlara “kritik yol” ismi verilir.

·  Kritik yol tespiti, görevleri kilometre taşlarına bölmenize yardımcı olur. Böylece projeyi basitleştirerek herkesin rollerini ve görevlerini anlamasını sağlayabilirsiniz. Ayrıca kritik yolu bularak görevleri önceliklerine göre sıralayabilir, hassas bir şekilde planlama sürecini yönetebilir ve kaynaklarınızı daha iyi bir biçimde tahsis edebilirsiniz. Ek olarak projenin kritik olmayan görevlerini belirleyerek zaman çerçevesi problemlerini de önleyebilir, proje yöneticilerinizin aynı anda yürütebileceği proje faaliyetlerini belirlemelerine yardımcı olabilirsiniz.

·  Bir projedeki bütün faaliyetler bağımsız bir şekilde yürütülemez. Bazı faaliyetlere geçilmesi için öncesinde farklı süreçlerin tamamlanması gerekir. Bir projede temel olarak bileşke, bağımsız, paralel ve öncül faaliyetler yer alır. Faaliyetler Gantt şeması aracılığıyla doğru olarak çizildiğinde ise ortaya süreç ve kritik yollar çıkar.

·  Gantt şeması, her faaliyetin hangi faaliyetleri etkilediğini ve hangilerinden etkilendiğini incelemenize yardımcı olur. Böylece projenin bütün aşamalarını görselleştirerek şeffaf ve anlaşılır bir sistem ortaya koymanıza olanak tanır.

·  Gantt şeması, bir kuruluş içindeki eş zamanlı olarak gerçekleştirilen görevlerin ya da projelerin ne kadar ilerlediğinin görselleştirilmesini mümkün kılar. Planlanan proje ile gerçekleşen projenin karşılaştırılmasına imkân tanır. Bu sayede şirketinizdeki kaynakları doğru bir şekilde tahsis etmenizi ve ihtiyaç duyulan kanallara aktarmanızı sağlar.

Gantt şemasının temelinde görevlerin, faaliyetlerin ya da projelerin haritalanması yatar. Projenin kapsamını, maliyetini ve zaman ölçekleri arasındaki dengeyi kurmanıza yardımcı olur. Örneğin, proje yöneticileri daha fazla kaynak eklediğinde ya da projenin kapsamını değiştirdiğinde bitiş tarihinin nasıl değişebileceğini analiz edebilir. Gantt şemasını doğru bir şekilde kullanabilmek için tüm bireysel görevleri, her görevin ne kadar süreceğini ve görevlerin diğer faaliyetlerle nasıl bir ilişki içinde olduğunu bilmeniz gerekir. Bütün bilgilerin şemalar aracılığıyla bir araya getirilmesi, yöneticilerin projenin önemli bölümlerine odaklanmasını ve projenin tamamlanması için gerçekçi bir zaman çerçevesi oluşturmasını sağlar. Gantt şeması genel olarak aşağıdaki gibi kullanılabilir:

·  Bir projeyi Gantt şemasına aktarmadan önce içinde yer alan tüm faaliyetleri ve görevleri doğru bir şekilde analiz etmeniz ve parçalara ayırarak bölümlendirmeniz gerekir.

·  Bileşenlere ayırdığınız görevlerden kimlerin sorumlu olacağına karar verdikten sonra Gantt şemalarıyla kaynak tahsisini yapmalısınız.

·  Faaliyetlerin ve görevlerin ilişkilerini de tanımlamanız gerekir. Her görevin ne kadar süreceğine, faaliyetlerin tamamlanması gereken sıraya ve kaynaklarınıza karar vermelisiniz.

·  Oluşturduğunuz programın iyileştirilebilir yönleri olup olmadığını belirlemelisiniz. Örneğin, “Bir görev tarihinin bitiş ya da başlangıç tarihi değişebilir mi?” ya da “Daha fazla kaynak tahsis edilebilir mi?” gibi soruların cevaplarına yanıt vermelisiniz.

·  Kaynaklarınızı belirledikten ve faaliyetleri bileşenlere ayırdıktan sonra atamalarını gerçekleştirmelisiniz.

Birkaç temel adımı takip ederek projenizi Gantt şemasına aktarabilir ve faaliyetlerinizi daha yönetilebilir hale getirebilirsiniz.

Gantt şeması birçok farklı alanda kullanılabilir. Süreçlerin optimize edilmesini, izlenmesini, yönetilmesini ve analiz edilmesini sağlayan şemalar, farklı iş alanlarında istenilen performans seviyelerine ulaşılmasını destekleyebilir. Gantt şemasının kullanıldığı bazı alanlarda şöyledir:

·  İnşaat projeleri

·  Etkinlik yönetimi

·  Üretim ve imalat

·  AR-GE projeleri

·  Bilgi ve teknoloji projeleri

·  Hizmet yönetimi

Gantt şemaları herhangi bir projenin zaman çizelgesini takip etmek, paydaşlarla beraber ortak bir anlayış oluşturmak ve ekip üyelerini süreç hakkında haberdar etmek için kullanılabilir. Geniş bir tanıma sahip olduğu için şemalar farklı projelere rahat bir şekilde entegre edilerek süreçlerin iyileştirilmesini destekler.

Gantt şeması süreçleri görselleştirmesi ve bileşenlere ayırarak yönetilebilir hale getirmesiyle birçok avantaj sunar. Genel olarak şemaların avantajları aşağıdaki gibi özetlenebilir:

·  Genel bir bakış açısı sağlar: Gantt şemaları görsel olarak çekicidir ve herkes tarafından kolay bir şekilde anlaşılabilecek bir yapıya sahiptir. Görevlerin başlama sırası ve süreleri de dahil olmak üzere faaliyetler hakkında kritik bilgileri tek bir bakışta elde etmenizi sağlar.

·  Verimlilik seviyelerini artırarak kaynakları yönetmeyi kolaylaştırır: Şemalar, yöneticilerin ve çalışanların kaynakları ve zamanlarını daha etkili bir biçimde yönetmelerine yardımcı olur. Yöneticiler, faaliyetleri inceleyerek daha gerçekçi programlar belirleyebilir ve işleri doğru kişilere atayarak süreci tutarlı hale getirebilir. Ek olarak şemalar, proje başlamadan önce olası problemlere geçici ya da kalıcı çözümler bulunmasına da yardımcı olabilir.

·  İyileştirilmiş süreç takibi sunar: Projede bulunan herkes şemalar sayesinde süreci kolaylıkla takip edebilir. Grafikler, olası problemleri ya da kısıtlamaları ortaya çıkararak yenilikçi çözümler bulunmasını destekler.

·  Faaliyetlerin bağımlılıklarını ve detaylarını gösterir: Gantt şeması, bir projede yer alan görevlerin birbiriyle nasıl örtüştüğünü, faaliyetlerin birbirinden nasıl etkilendiğini ya da kritik yolların neresi olduğunu gösterir. Aynı zamanda bir faaliyetin başlangıç zamanının başka bir görevin tamamlanmasına nasıl bağlı olabileceğine dair bir içgörü sunar. Bu tür veriler, yöneticilerin planlamalarını daha tutarlı bir biçimde yapmalarına yardımcı olur.

·  Aynı anda birden fazla projenin yönetilmesini destekler: Gantt şemaları, faaliyetleri bileşenlere ayırması ve çizelgeler aracılığıyla görselleştirmesiyle yöneticilerin birden fazla projeyi rahatlıkla izlemesini sağlar. Böylece yöneticiler, şirket içerisindeki işleri tutarlı bir şekilde kontrol edebilir.

·  Gerçekçi süreçler planlamayı mümkün kılar: Gantt şeması, genel olarak projenin tamamlanması için gerçekleştirilmesi gereken bütün faaliyetleri ortaya koyar. Faaliyetler arasındaki ilişkileri ve bağımlılıkları göstermesi sayesinde daha tutarlı son tarihler belirlenmesine olanak tanır.

·  Herkesin projenin ilerleyişini izlemesine imkân tanır: Projede uzaktan çalışanlar olsa bile herkesin sürecin ilerleyişi hakkında fikir sahibi olmasını mümkün hale getirir. Böylece projede çalışan herkes belirli bir uyumu yakalayabilir.

·  Projedeki ekipleri motive eder: Projenin ilerleyişi Gantt şemaları sayesinde herkes tarafından görülebilir. Süreçlerin görselleştirilmesi de çalışanların motivasyon elde etmelerine yardımcı olabilir.

Genel olarak Gantt şeması, tek bir bakışta bütün detayları gösterme, faaliyetleri bileşenlere ayırarak yönetilebilir hale getirme ya da kaynak ve maliyet yönetimini gerçekçi temeller üzerinden belirleme gibi birçok farklı avantaj sunar.

Gantt şeması oluşturmaya başlamadan önce bileşenler hakkında bilgi sahibi olmanız gerekir. En temel anlamıyla dikey eksende görev listesi ve yatay eksende bir zaman çizelgesiyle beraber her görevi temsil eden çubuklar bulunur. Bununla beraber Gantt şeması sadece bunlardan ibaret değildir. Şemanın bileşenleri genel olarak aşağıdaki gibidir:

·  Görev listesi: Faaliyet listesi olarak da bilinen görev listesi, grafiğin sol bölümüne yerleştirilen dikey bir listedir.

·  Zaman çizelgesi: Zaman çizelgesi şemanın üst bölümünde yer alır. Projenin günlerini, haftalarını ya da aylarını gösterecek biçimde yapılandırılabilir. Başlangıç ve bitiş tarihlerini ve belirlediğiniz zaman aralıklarını gösterir.

·  Barlar: Görev çubukları olarak da bilinen barlar, her faaliyet için ayrı bir şekilde gösterilir. Genel olarak her faaliyetin başlangıç ve bitiş tarihleriyle beraber işlem süresini belirtir.

·  Oklar: Şemalarda bulunan oklar, faaliyetlerin hangi sırada gerçekleştirilmesi gerektiğini gösterir. Faaliyetlerin birbirlerine ne şekilde bağlı olduğu oklar yardımıyla belirtilir.

·  Kilometre taşları: Kilometre taşları, bir projenin önemli bileşenleri arasında bulunur. Dönüm noktalarını gösteren kilometre taşları, bir karar noktasını gösterebileceği gibi projenin önemli bir noktası da olabilir.

·  Kritik yol: Kilometre taşları ile kritik yol birbiriyle sıklıkla karıştırılır. Kilometre taşları kritik yolların üzerinde olabilse de tek başına kritik yolu vermez. Kritik yol, son teslim tarihine uyum sağlayabilmek için en uzun ve birbirine bağımlı görev dizisi olarak özetlenebilir. Kritik yoldaki zaman kaybı, bütün projenin bitiş tarihini etkileyebilir.

·  Kaynaklar: Faaliyet ya da işlemlerde kullanılan kaynakları gösterir. Bu kaynaklar çalışanlar olabildiği gibi ayrılan bütçe de olabilir.

·  İlerleyiş: Projede başladıktan sonra sürecin nasıl ilerlediğini gösterir. Örneğin, bir projenin %30’u tamamlandıysa yüzde şeklinde ya da barlarda bir karaltı olacak biçimde nitelendirilebilir.

Gantt şeması oluşturma süreci birkaç temel adımdan meydana gelir. Adımlar genel olarak şu şekildedir:

·  Projenin detaylarını belirleyin: Görevleri ya da kaynakları çizelge üzerine aktarmadan önce temel proje detaylarını belirlemeniz gerekir. Projenizin ismi, başlangıç ve bitiş tarihleri detaylara örnek olarak verilebilir.

·  Projenize görevler ekleyin: Gantt şemasına görevler eklemek, sürecin ilk adımını oluşturur.

·  Görevleri planlayın: Görevleri ekledikten sonra onları planlamanız gerekir. Planlama sürecinde ise hangi işlerin hangilerine bağlı olduğunu ve faaliyetlerin süresini belirlemelisiniz.

·  Kilometre taşlarını ekleyin: Kilometre taşları eklemek, projenin sürecini daha rahat bir şekilde yönetmenize olanak tanır. Genellikle Gantt şemasında kilometre taşları yıldızla gösterilir.

·  Kaynak atamalarını yapın: Bütün görevleri haritaladıktan, süreleri belirledikten ve oklarla bağımlılıkları tanımladıktan sonra kaynak atamalarını gerçekleştirmelisiniz.

·  Renklendirmeler yapın: Gantt şemasının önemli özellikleri arasında görselleştirmeyi destekleyen renklendirme özelliklerine sahip olması gelir. Görev çubuklarını renklendirerek ilk bakışta görevlerin daha detaylı şekilde tanımlanmasını sağlayabilirsiniz.

Genel olarak Gantt şeması birkaç farklı adımı içerir. Şemayı çizmeye başlamadan önce faaliyetlerinizin detaylarını ve zaman çizelgenizi belirledikten sonra pratik bir şekilde projenizi haritalandırmaya başlayabilirsiniz.

Gantt şeması Zoho Projects gibi yazılımlar aracılığıyla pratik bir şekilde oluşturulabilir. Temel adımların Zoho Projects aracılığıyla nasıl uygulanabileceğini ve Gantt şemasıyla oluşturulan bir projenin nasıl görüneceğini merak ediyorsanız aşağıdaki listeyi inceleyebilirsiniz.

·  Zoho Projects’te Gantt şemaları temel olarak iki farklı tipte görüntülenir. Kilometre taşı Gantt, faaliyetleri projedeki hiyerarşik durumlarına göre sıralar. Kronoloji Gantt ise projeleri başlangıç ve bitiş tarihlerine göre sıralar.

·  Projeler sekmesine tıkladıktan sonra Gantt grafiğini seçerek projelerinizi oluşturmaya başlayabilirsiniz.