Performans Yönetimi Nedir? Zoho CRM ile Performans Yönetimi Nasıl Yapılır?

Performans yönetim sürecinin ilk aşamasını planlama oluşturur. Planlama aşamasına başlamak içinse ilk önce tanımlamalar yapılması gerekir. İnsan Kaynakları ile beraber yöneticiler uzun ve kısa vadeli hedefleri de dahil olmak üzere bazı tanımlamalar ortaya koymalıdır. Temel hedefler belirlendikten sonra bu amaçların nasıl değerlendirileceği hakkında bir ölçüm yöntemi geliştirilmelidir. Hedefler ise açık olmalıdır; çünkü performans yönetiminde ölçülemeyen bir hedef, hedef olarak görülmez.

SMART ise hedef belirlemede sıklıkla kullanılan bir yöntemdir. “Spesific - Spesifik, Measurable - Ölçülebilir, Accepted - Ulaşılabilir, Relevant - İlgili, Time-Bound - Zaman Sınırlı” kelimelerinin kısaltmasından oluşan SMART yöntemiyle performans standartları belirlenebilir.

Yöneticiler ve İnsan Kaynakları hedefleri belirledikten sonra çalışanlar da katkı sağlama fırsatına sahip olmalıdır. Çalışanların becerilerine ve yeterliliklerine başvurularak onlardan geri bildirimler alınması gerekir.

Planlamanın son aşamasında ise yöneticilerle çalışanlar amaçlar ve hedefler konusunda aynı sayfada birleşmiş olmalıdır. İşbirliğine dayalı sağlam bir zemin hazırlandıktan sonra “Koçluk” aşamasına geçiş yapılabilir.

Koçluk aşamasında aylık ya da üç aylık toplantılar ile hedefe ulaşma konusunda şirketin bulunduğu konum irdelenir. Toplantılarda yetersiz performansa yönelik sonuçlar ortaya çıktığında cezai önlemler almak yerine çözümlere ve koçluk fırsatlarına odaklanılmalıdır. Çalışanlar ve yöneticiler birbiriyle dürüst bir şekilde iletişim kurarak geri bildirimlerde bulunmalıdır.

Performans yönetimi süreci devam ederken yöneticiler hedeflerde ya da araçlarda ayarlamalar yapılıp yapılmaması gerektiğini gözden geçirmelidir. Bu aşamada temel olarak çalışanların ne kadar iyi çalıştığı gözden geçirilir ve sorunlar varsa nasıl iyileştirilebileceği üzerinde durulur.

Bu aşama isminden de anlaşılabileceği gibi çalışanların performanslarının ölçülmesini kapsar. Performans değerlendirmesi şeklinde de tanımlanan aşamada çalışanların doğru ve iyi bir şekilde incelenmesi gerekir. Genellikle bu incelemeler yılda bir defa gerçekleştirilir ve çalışanların belirlenen süre zarfında ne kadar iyi performans gösterdikleri irdelenir.

“Çalışan yıl boyunca verilen görevlerde ne kadar başarılı oldu? Çalışanlar hedeflerine ulaştı mı?” soruları incelenir. Küçük ya da büyük fark etmeksizin her hedefin bu aşamada değerlendirilmesi önemlidir.

İnceleme aşamasında çalışanlar ile mülakatlar yapılarak aşağıdaki sorulara cevap aranabilir:

“Kişisel ve kurumsal hedeflere ulaşıldı mı? Eğer ulaşılmadıysa neden?”

“Çalışan süreç içerisinde ne gibi zorluklar yaşadı?”

“Verilen hangi eğitim ya da koçluk çalışanın daha iyi bir performans sergilemesine yardımcı oldu?”

“Ekstra eğitimlere ihtiyaç duyuldu mu?”

“Çalışan açısından süreç nasıl daha iyi hale getirilebilir?”

Mülakatlar aracılığıyla sorular yanıtlandıktan sonra cevapların iyi analiz edilmesi gerekir. Geri bildirim vermek ve almak, İnceleme aşamasının önemli bir bölümünü oluşturur. Yöneticiler çalışanlardan aldığı cevapları göz önünde bulundurarak eyleme dönüştürülebilir geri bildirimlerde bulunmalı. Zoho CRM gibi performans yönetimi yazılımları ise çalışanların performansını gerçek zamanlı bir şekilde izlemenize ve ek olarak veriler doğrultusunda geri bildirimlerde bulunmanıza yardımcı olur.

Performans yönetimi söz konusu olduğunda Ödüllendirme aşaması oldukça önemli bir yere sahiptir. Ödüllendirmeler sayesinde çalışanlara motive olmaları için bir sebep verilir. Her ne kadar buradaki ödüllerin sadece parasal olması gerekmese de genellikle prim benzeri yapıcı teşvikler çalışanların motive olmasında etkili bir yere sahiptir. Diğer ödüller ise yeni projeler, gelişme olanakları, şirket çapında tanınma ya da liderlik fırsatları olabilir.

Ödüllendirme aşamasının ardından eyleme geçmek gerekir. Performans yönetimi döngüsünün sonunda yöneticilere ve çalışanlara bir bütün olarak süreç hakkında geri bildirimlerde bulunmaları için son bir şans verilir. Ardından sonraki yılın döngüsü için planlama aşamasına geçilir.

Performans yönetimi sürecinin nasıl iyileştirilebileceği hakkında fikir edinmek istiyorsanız aşağıdaki maddeleri inceleyebilirsiniz.

·  İlk olarak iş gücünüzün performans yönetiminden ne beklediğini analiz etmeniz gerekir. Çalışanlarınız ile iletişim kurarak onların fikirlerini almak bu noktada oldukça önemlidir. Çalışanlarınız ve yöneticileriniz güçlü fikirlere ve geleceğe dair önsezilere sahip olabilir. Bu fikirleri aldıktan sonra bulgularınızı üst yönetime taşıyarak bir analiz yapabilirsiniz.

·  Ardından standartlaştırılmış bir süreç kurgulayıp kurgulamadığınızı analiz etmelisiniz. Ölçütler ve hedeflerdeki değişikliklere bakılmaksızın yöneticiler ile çalışanlar arasındaki iletişimin düzenli aralıklar ile yapılması gerekir.

·  Çalışanlar genellikle motive olmak ve yaptıkları işin önemli olduğunu hissetmek ister. Çalışanlara değer katacak şekilde yapılandırılan bir performans yönetimi süreci ise onların çalışma şevkini artırmaya odaklanır. Örneğin, çalışanlarınızla kariyer başarıları, hedefleri ve öncelikleri hakkında görüşmeler yaparak onların işlerine olan bağlılıklarını artırabilir, çalışanlarınızı hem onların hem de şirketin amaçları doğrultusunda yönlendirebilirsiniz.

·  Yöneticilerin doğru performans yönetimi araçlarına sahip olması da sürecin daha etkili hale gelmesini sağlar. Her ne kadar SMART ile doğru bir planlama yapmış olsanız da yöneticileriniz bu süreci doğru bir şekilde yönetecek araçlara sahip değilse istediğiniz verimi almakta zorlanabilirsiniz. Bu noktada ise Zoho CRM performans yönetimi araçları devreye girer.

Teknolojiye ve yazılımlara yaptığınız yatırımlar şirketinizin performansını daha etkili bir biçimde yönetmenizi mümkün hale getirir. Stratejik bir vizyona sahip olmak her ne kadar sürecin önemli bir aşaması olsa da bu stratejileri uygulamak için doğru araçlara ihtiyacınız vardır. Zoho CRM, teknolojinin dönüştürücü gücünden yararlanmanızı ve bazı süreçleri otomatikleştirerek daha verimli hale getirmenizi mümkün kılar.

Performans yönetimi yazılımları yöneticilerin performans standartlarını daha doğru bir biçimde oluşturmasına ve her çalışan için özel bir değerlendirme sistemi kurmasına yardımcı olur. Zoho CRM, çalışanların ilerleyişini, performansını ve kurumsal hedefler ile ilgili bütün gelişmeleri yönetmek için kullanılabilir. Şirketler, yöneticiler ve çalışanlar arasındaki iletişimi ve farklılıkları aynı havuz içinde değerlendirebilmek için Zoho CRM performans yönetimi araçlarından yararlanabilir. Zoho CRM’in performans yönetimi için sunduğu bazı avantajlar aşağıdaki gibidir.

·  Çalışanların performanslarının incelenme sürecini kolaylaştırır.

·  Yöneticiler ve çalışanlar arasında geri bildirimler aracılığıyla sürekli olarak iletişim kurulmasını sağlar.

·  Sistemi kullanan kişilerin şirketin genel hedeflerini dikkate alarak çalışanların performansını değerlendirmesine yardımcı olur.

·  Çalışanların performans verilerinin ayrıntılı olarak gösterge ve tablolarla daha kolay bir şekilde incelenmesine imkân tanır. Ayrıca oluşturulan raporlar sayesinde sonuçlar daha net ve kesin bir biçimde görülebilir.

·  Geçmiş performans verilerini de koruyarak yıllar ya da aylar arasında kıyaslamalar yapılmasını mümkün kılar.

·  Daha verimli iş kararları vermenizi sağlayacak şekilde derinlemesine incelemeler yapmanızı destekler.

·  Satışlarınızı iyileştirmenizi ve hangi noktalarda problemler olduğunu tespit etmenizi kolaylaştırır.

·  Hedefleri veriler aracılığıyla daha tutarlı ve gerçekçi biçimde belirlemenizi sağlar.

·  Google Workspace, Office 365, LinkedIN, Google Analytics ya da Sheets gibi uygulamalar ile sorunsuz entegrasyon sunar.

·  Şirketinizi, ekibinizi ve hedeflerinizi belirlemiş olduğunuz iş stratejisini benimseyecek şekilde aynı hizaya getirmenizin önünü açar.

·  Basit arayüzü, görsellere dayalı analizleri ve işlevsel modülleri ile her işletme tarafından rahatlıkla kullanılabilir.

Zoho CRM ile performans yönetimi süreçlerini başarılı bir şekilde tanımlayabilir, yönetebilir, inceleyebilir ve ardından raporlar aracılığıyla analiz edebilirsiniz.

Zoho CRM her işletmenin performans yönetimi süreçlerini doğru ve etkili bir şekilde yürütmesini sağlayacak bazı özellikler sunar. İş yerinizin üretkenliğini ve verimliliğini geliştirmek, yetenek yönetimini verimli bir biçimde gerçekleştirmek ve geri bildirimler aracılığıyla durum analizleri yapabilmek istiyorsanız Zoho CRM bu konuda size yardımcı olabilir. Zoho CRM ile performans yönetimi süreçlerinin nasıl yapılandırılabileceği ve ne gibi veriler elde edilebileceği genel olarak aşağıdaki gibidir:

·  Zoho CRM, performans yönetimi süreçlerini ve iş akışlarını özelleştirmeler yoluyla optimize etmenize olanak tanır. Yazılım, kullanıcılarının her aşamada kuralları, koşulları ya da eylemleri tanımlayarak özelleştirmeler yapmasını mümkün hale getirir.

·  İşletmeniz satış ekiplerinizin performansı hakkında detaylı bilgilere ulaşabilir. Zoho CRM, sektörün değişen trendlerini takip etmenize yardımcı olurken güçlü öngörüler ile koşullara daha hızlı bir biçimde adapte olmanızı sağlar. Yeni hedefler belirlemenizi, kendinizi geliştirmenizi ve akıllı satış performansı yönetimiyle satışlarınızı artırmanızı destekler.

·  Zoho CRM performans yönetimi sayesinde veri odaklı bir satış kültürü oluşturabilirsiniz. Gerçek zamanlı olarak analizler ve veriler sunan sistem, yöneticilerin doğru performans verilerini göz önünde bulundurarak tutarlı kararlar vermesini sağlar.

·  Verilere dayalı olarak doğru tahminler oluşturan Zoho CRM, aynı zamanda sistemde belirlediğiniz satışlardan ne kadarının devam ettiğini ve ne kadarının tamamlandığını görmenize imkân tanır. Bölgelere dayalı olarak tahminler oluşturur ve ekibinizin nasıl performans gösterdiğini izlemenizi sağlar.

·  Sistem üzerinde farklı KPI türleri arasından seçim yaparak hedefleriniz doğrultusunda doğru analizlere ulaşabilirsiniz. Standard (Standart), Growth Index (Büyüme Endeksi), Basic (Temel), Scorecard (Puan Kartı) ve Rankings (Sıralamalar) şeklinde beş kategoriye ayrılan seçenekler arasından hedeflerinize uygun olanı tercih edebilirsiniz. Her metriğin artışını ya da düşüşünü görseller aracılığıyla görüntüleyebilir veya metrikleri çeşitli kriterlere göre sıralayabilirsiniz. Böylece geliştirilmesi gereken alanlar hakkında fikir edinebilirsiniz.

·  Comparator (Kıyaslayıcı) elinizdeki verileri roller, kullanıcılar ve farklı zaman aralıkları doğrultusunda kıyaslamanıza olanak tanır. Örneğin, satış ekiplerinizin yıllar içindeki performansının nasıl değiştiğini Comparator ile kolaylıkla görebilirsiniz. Aylık ya da yıllık olarak kazanılan ve kaybedilen anlaşmaları ya da satış temsilcilerinin farklı aşamalardaki performanslarını görseller aracılığıyla kolaylıkla takip edebilirsiniz. Satış Performans Monitörü, çalışanlarınızı aynı alan üzerinde birbiriyle karşılaştırmanızı sağlar.

·  Cohort (Kohort) da performans yönetimi söz konusu olduğunda verimli sonuçlar ortaya koyar. Kullanıcıların belirli aralıklardaki hareketlerini ve eğilimlerini analiz etmenize imkân tanır. Satış ekibinizin performansını, temsilcilerinizin getirdiği müşteri sayısını takip ederek yapar. Ayrıca ekiplerinizin getirdiği müşterileri elde tutup tutamadığının da analizini çıkarır.

·  Funnels, satış verilerinizi daha net bir biçimde görmenizi mümkün hale getirir. Müşterilerinizin satın alma sırasında nasıl davrandıklarını anlamanıza yardımcı olur. Ayrıca belirlediğiniz hedefler için yeterli müşteriniz olup olmadığını da kolaylıkla görmenizi sağlar. Bununla beraber düşen satış kayıtlarını ve darboğazları görseller aracılığıyla kolaylıkla analiz etmenizi mümkün kılar. Böylece istediğiniz hedeflere ulaşmak için hangi alanlarda iyileştirmeler yapmanız gerektiğini tespit etmenize yardımcı olur.

·  Target Meter (Hedef Ölçer), isminden de anlaşılabileceği gibi belirlediğiniz hedefleri ve hedefler karşısındaki anlık durumunuzu analiz etmenizi sağlar. Satış temsilcilerinizin ibresinin belirlenen hedeflerin hangi tarafında olduğunu görmenize yardımcı olur. Target Meter ile şirket çapında, ekipler bazında ya da bireysel olarak hedefler belirleyerek anlık durumunuzu görüntüleyebilirsiniz. Organizasyonun görev performansını, temsilcilerinizin potansiyel müşterilere ulaşma hedeflerini ya da satış yöneticilerinizin gelir yaratma performanslarını ölçebilirsiniz.

·  Motivator ise performans yönetimi sürecinin önemli bir aşaması olan motivasyonu sağlamanızı kolaylaştırır. Motivator ile ekiplerinizin satış performanslarını oyunlaştırarak bireysel olarak sağlıklı rekabeti teşvik edebilirsiniz. Kontrol paneli üzerinden KPI’lar, oyunlar ya da hedefler ekleyerek gösterge tabloları oluşturabilirsiniz. Bu tablolardan tamamlanan aramaları, gerçekleştirilen satışları ya da gönderilen mailleri görüntüleyebilir, sistemdeki grafikler ile oyunun ilerleyişini gözlemleyebilirsiniz. Ardından puanları herkese açık bir şekilde panelde yayınlayarak herkesin kendi sıralamasını görmesini sağlayabilirsiniz. “Ayın çalışanı” konseptiyle benzerlik gösteren Motivator, ekiplerin ya da satışçıların durumlarını görüntülemelerini ve sağlıklı bir biçimde birbirleriyle rekabet etmelerini sağlar. Ayrıca monoton süreçlerin daha eğlenceli hale gelmesinde de etkili olarak rol oynar.

Zoho CRM performans yönetimi araçları, genel olarak şirketlerin kaynaklarını ve hedeflerini yüksek değerli fırsatlara çevirmesine yardımcı olur. Bilinçli ve doğru kararlar alınmasını destekleyerek başarı şanslarını artırır. Şirketlerin satışlarını ya da kaynaklarını optimize etmelerini sağlayarak istenilen verimlilik düzeylerine ulaşmalarını mümkün hale getirir. Ayrıca görülmesi zor olan engellerin ya da darboğazların sistem üzerinden kolay bir şekilde görülmesini sağlayarak şirketleri yenilikçi çözümler bulma konusunda teşvik eder.