Hoshin Kanri stratejik planlama yaklaşımı, süreçleri yönetmek söz konusu olduğunda işletmelerin tercih ettiği yöntemler arasında bulunur. Genel olarak şirketlerin genel hedeflerini, her bir çalışanın günlük işleriyle bütünleştirmek için kullandığı stratejik bir planlama yöntemi olarak özetlenebilir. Japonca kökenli olan bu terimde “hoshin”, yön ya da politika anlamına gelir, “kanri” ise yönetim anlamındadır. Bu iki kelimenin birleşimi en basit haliyle “Yönümüzü nasıl tayin ederiz?” şeklinde yorumlanabilir. Hoshin Kanri, strateji ile uygulama arasındaki köprüyü kuran önemli bir yöntemdir. Bununla beraber bu stratejinin sahaya yansıyabilmesi için doğru araçlara ihtiyacınız vardır. İşte bu noktada stratejik hedeflerin operasyonel adımlara dönüşmesini CRM sistemleri sağlar. CRM içerisinde birçok modül tanımlayarak yöntemi hayata geçirebilir, süreçlerinizi daha stratejik bir şekilde yönetmeye başlayabilirsiniz.
Hoshin Kanri Nedir?
Hoshin Kanri, Japonca kökenlidir ve “politika” ve “yönetim” kelimelerinin birleşiminden oluşur. Yaklaşımın temel amacı, uzun vadeli stratejik hedeflerin belirlenmesini sağlamak ve bu hedeflerin yıllık planlara dönüştürülmesini desteklemek. Aynı zamanda Hoshin Kanri, bütün hedeflerin organizasyon için senkronize bir şekilde uygulanmasını destekler. Bu yaklaşım ilk olarak 1959’li yıllarda Japonya’da kalite yönetim uygulamaları sırasında ortaya çıkmıştır. Sonrasında Honda, Toyota ve Bridgestone gibi dev firmalar tarafından da kullanılmış ve yönetim kültürüne entegre edilmiştir. Yaklaşım, sadece hedeflerin belirlenmesiyle sınırlı değildir aynı zamanda tüm hedeflerin organizasyon düzeyinde net bir şekilde anlaşılmasını/benimsenmesini sağlar. Böylece yöneticiler ile saha ekipleri arasında paralellik ortaya çıkar. En tepedeki vizyon, bütün departmanlara, ekip liderlerine ve çalışanlara kadar yayılır.
Hoshin Kanri Planlamasının 7 Adımı
Hoshin Kanri, büyük stratejileri küçük adımlara dönüştüren stratejik bir yaklaşım sunar. Yedi temel adımdan oluşan bu süreç, şirketin hedeflerini belirlemesini kolaylaştırırken aynı zamanda bu hedeflerin bütün çalışanlar tarafından algılanmasını da mümkün hale getirir. Yöntemin temel yapı taşlarını aşağıdaki başlıkları inceleyerek öğrenebilirsiniz.
1. Yönünü Belirleme: Misyon, Vizyon ve Başarı Ölçütleri
Stratejik bir yolculuğa başlamadan önce yol haritası belirlemelisiniz. Hoshin Kanri’nin ilk adımı, organizasyonun neden var olduğunu ve nereye gitmek istediğini net bir şekilde belirlemekle başlar. Bunun için şu soruların yanıtlarını bulmalısınız:
·Misyonunuz ne?
·Kime hizmet etmek istiyorsunuz? Hedef kitleniz kim?
·Vizyonunuzun ne kadar somut? Gerçekleştirilebilir mi?
·Başarıyı nasıl tanımlayacaksınız? Süreçleri nasıl takip edeceksiniz?
Bu adım, vereceğiniz bütün stratejik kararların temelini oluşturur. Hedefe odaklanmadan yola çıkarsanız ne yapacağınızı bilemezsiniz; fakat bu adımdaki soruların yanıtlarını verirseniz daha somut bir temel üzerine stratejilerinizi inşa edebilirsiniz.
2. Çıtayı Yükseltme: Çığır Açan Hefler Belirleme
Çığır açan hedeflerle kuruluşunuzun vizyonunu gerçekleştirebilirsiniz. Önemli değişiklikler kümesini ifade eden “çığır açan hedefler”, hedeflerinize ulaşmanızı kolaylaştırabilir. Hoshin Kanri’de çığır açan hedefler (breakthrough objectives), organizasyonun gerçekten farklılaşmasını sağlayacak 2-3 büyük alana odaklanmasını sağlar. Bu adımda yüzlerce hedef belirlemek yerine etkisi büyük olan birkaç stratejiyi ortaya koymanız gerekir.
3. Somutlaştır: Yıllık Hedeflere Dönüştür
Çığır açan hedefler belirledikten sonra bunları yıllık ya da çeyrek dönemlik hedeflere indirgemeniz gerekir. Bu adımda Planla - Uygula - Kontrol Et - Önlem Al (PDCA) döngüsü devreye girer. Bu döngü, belirlediğiniz yıllık hedeflere ulaşmak için sürekli bir iyileştirme ve öğrenme süreci sunar. Planlarınızı eyleme geçirmenizi, sonuçlarınızı incelemenizi ve gerekli düzeltmelerinizi yapmanızı mümkün kılar. Her hedefine altına yapılacaklar, sorumlular ve takip metotları eklenir.
4. Paylaş ve Uyumla: Catchball Süreci
Yalnızca yöneticilerin bütün hedefleri koyduğu bir sistem, çalışanları dışarıda bırakır ve sorumluluk hissetmelerini engelleyebilir. Catchball, yöneticiler ve ekip arasında hedeflerin karşılıklı bir şekilde tartışılmasını sağlar. Hedef yukarıdan aşağıda doğru atılır, ekipler ise geri bildirimleri yukarı doğru fırlatır. Bu durum, karşılıklı fikir alışverişini, sahiplenmeyi ve netliği artırır.
5. Rutinleştir: Gözden Geçirme Süreci Kurma
Planları yaptıktan ve uyguladıktan sonra ne kadar ilerlediğinizi incelemeniz gerekir. Haftalık, aylık ya da yıllık olarak hedefler belirlemiş olsanız da bunları izlemeniz oldukça önemlidir. Hoshin Kanri’de elde edilen başarılar kadar sapmalar da değerlendirilir. Gerçek durum ile hedeflenen durum arasındaki farklar belirlenir, süreçler yeniden kalibre edilerek istenilen sonuçların elde edilmesi için yeni bir süreç planlanır.
6. Engellerle Yüzleş: Sorunları Belirleme ve Çözme
Strateji belirlemiş olabilirsiniz ama bunun sorunsuz bir şekilde işlemesi her zaman mümkün değildir. Bu adımda, hedeflere ulaşmanızı engelleyen nedenler belirlenir. PDCA döngüsü tekrar devreye girer. Sorunun kaynağının ne olduğu, nasıl müdahale edilmesi gerektiği, hedeflerin önündeki engellerin ne olduğu belirlenir. Ardından bu sorunlar sistematik bir şekilde analiz edilerek çözülmelidir.
7. Öğrenme, Standartlaştırma ve Yaygınlaştırma
Son adım, Hoshin Kanri’nin en çok göz ardı edilen ama aslında en önemli adımlarından biridir. Öğrenme aşaması, yapılan stratejinin ne kadar efektif bir şekilde kullanıldığını anlamanızı mümkün kılar. Aşağıdaki sorulara yanıt vermenizi sağlar:
·Neler işe yaradı?
·Hangi yaklaşımlar tekrarlanmalı?
·Kurumsal hafızaya hangi önemli dersler kazandırılmalı?
Bütün bu adımlar sadece strateji üretmenize yardımcı olmaz, aynı zamanda stratejiyi hayata geçirecek yapıyı ve kültürü oluşturmanızı da sağlar. Siz de bu adımları takip ederek bu yaklaşımı işletmenizde uygulamaya başlayabilirsiniz.
Satış ve Pazarlamada Hoshin Kanri
Hoshin Kanri yaklaşımı, sadece stratejiyi belirlemede kullanılmaz. Aynı zamanda sahada da efektif sonuçlar elde edilmesini mümkün hale getirir. Özellikle satış ve pazarlama gibi dinamik ve sonuç odaklı birimlerde bu yaklaşım, büyük amaçları ölçülebilir hedeflere dönüştürmenin etkili bir yolunu sunar. Örneğin:
Bir şirketin hedefinin “yeni müşteri kazanımını %30 artırmak” olduğunu varsayalım. Bu genel hedef, Hoshin Kanri yaklaşımı ile aşağıdaki şekilde küçük ve yönetilebilir parçalara bölünebilir:
Pazarlama tarafı: Yeni müşteri kazanmak söz konusu olduğunda ilk temas pazarlama tarafıdır. Bu doğrultuda pazarlama hedefinin hedefi “yeni lead sayısını %40 artırmak” şeklinde belirlenebilir. Bu hedef, reklam kampanyaları, içerik üretimi ya da SEO yatırımı gibi faaliyetlerle desteklenir.
Satış tarafı: Pazarlamanın getirdiği lead’lerin müşteriye dönüşmesinden satış tarafı mesuldür. Bu noktada satış ekiplerinin teklif hazırlama süreci, görüşme takibi ve anlaşma kapatma becerileri öne çıkar.
Operasyonel takip tarafı: Her hedef, somut verilerle izlenebilir hale getirilmelidir. Bu nedenle CRM üzerinde tanımlanacak bazı KPI’lar süreci daha ölçülebilir hale getirebilir. Örneğin:
·Aylık lead sayısı
·Toplantı sayısı
·Hazırlanan teklif sayısı
·Tekliften satışa dönüşüm oranı gibi KPI’lar belirlenebilir.
Zoho CRM ile Hoshin Kanri
Stratejik hedefleri belirmek sürecin sadece başlangıcıdır. Belirlenen stratejik hedefleri günlük işleyişe taşımak ise onun sonraki aşamasıdır. Asıl fark, belirlenen hedeflerin sahada nasıl uygulandığıyla ortaya çıkar. Hoshin Kanri’nin gücü gücü hedefleri belirlerken ortaya çıksa da bunu dijital alanlarda sürdürülebilir hale getirmek için güçlü bir CRM alt yapısı gerekir. İşte tam bu noktada Zoho CRM devreye girer.
Zoho CRM, stratejik planlama sürecinin sadece belgelerle sınırlı kalmasını engelleyerek sahada da karşılığı olan aksiyonlara dönüşmesini sağlar. Bütün hedeflerin uçtan uça izlenebilir olmasını sağlayan Zoho CRM, aynı zamanda ekipleri tek bir platformda bir araya getirerek tutarlılık elde edilmesine yardımcı olur. Zoho CRM ile Hoshin Kanri yapısını nasıl kuracağınızı merak ediyorsanız aşağıdaki başlıklara göz atabilirsiniz.
1. Stratejik Hedef Modülü Oluşturun
Zoho CRM üzerinde özel bir “Stratejik Hedefler” modülü oluşturabilirsiniz. Hedefleri modüllerde tanımladıktan sonra her hedef için aşağıdaki eklemeleri yapabilirsiniz:
·Amaç ve tanım
·Zaman aralığı
·Sorumlu ekip/kişi
·Takip metrikleri (KPI’lar)
·Hedeflerin alt kırılımları
Böylece her hedef herkes tarafından detaylı bir şekilde incelenebilir, sistem içinde takip edilebilir ve ekipler bir arada daha rahat bir şekilde çalışabilir.
2. Hedefleri Gerçekleştirmenizi Sağlayacak Blueprint Tasarımı
Zoho CRM’de bulunan Blueprint özelliği, ilk adımda oluşturduğunuz hedefleri iş akışlarınıza bölmenize yardımcı olur. Böylece büyük ve karmaşık gibi duran hedefler, küçük ve yönetilebilir adımlara ayrılır. Ayrıca her aşamanın net bir tanımlamasını yaparak daha rahat bir şekilde izleyebilirsiniz. Blueprint süreçlerinizi otomatikleştirerek ekiplerinizin adım adım ilerlemesini sağlar ve hedeflerinize ulaşmanızı sağlayacak yol haritasını oluşturmanızı kolaylaştırır.
3. Hedefleri Dashboard ile Şekillendirin
Zoho CRM ve Zoho Analytics entegrasyonu sayesinde tüm hedeflerin performansını canlı dashboard’lar üzerinden izleyebilirsiniz. Bu entegrasyon, karmaşık verileri anlaşılır görsellere dönüştürmenizi sağlar ve ekibinizin ilerlemesini anlık olarak takip etmenizi mümkün kılar. Ayrıca, hedeflere ulaşırken başarılarınızı ve iyileştirme alanlarınızı da daha rahat bir şekilde tespit etmenize imkân tanır.
4. Görev Takibi ve Sorumluluk Atamaları
Her hedefin altında birinci aşamada sorumlu kişi/ekip eklediniz. Bununla beraber her hedefin altında aynı zamanda mikro adımlar da bulunur. Bu mikro adımları, Zoho CRM sayesinde ekiplerinize görev olarak atayabilirsiniz. Görev modülünü kullanarak:
·Kimin neyi ne zaman yapacağını belirleyebilirsiniz.
·Hangi adımlarda gecikme olduğunu tespit edebilirsiniz.
·Hangi KPI’ın kimin sorumluluğunda olduğunu görebilirsiniz.
Böylece stratejik planları iş listelerine dönüştürerek organizasyonun geneline yayabilir, takip ve iyileştirmeleri daha rahat bir şekilde yapabilirsiniz.