Proje yönetimi genel olarak belirli bir görevi tamamlamak için bütçe ve kaynak gibi kısıtları organize etmeyi, planlamayı ve doğru bir şekilde yürütmeyi kapsayan bir süreç olarak özetlenebilir. Eldeki kaynakların planlanmasından ve organize edilmesinden sorumlu olan proje yöneticileri, hedeflerini tanımladıktan sonra projeyi başlatır, planlar, yürütür ve tamamlar. Proje yönetiminde görev otomasyonu ise yöneticilerin sistemleri daha rahat ve pratik bir şekilde kurmalarını, takip etmelerini ve düzenlemelerini mümkün hale getirir.
Proje yönetiminde görev otomasyonu, çok az insan etkileşimiyle ya da bazı durumlarda hiç insan müdahalesi olmadan işlemleri tamamlamak için yazılım ve teknoloji desteği kullanır. Temel proje yönetimi görevlerini ve işlemlerini çoğu durumda sizin müdahaleniz olmadan bitirebilen bir yazılımı ifade eder. Örneğin, proje yönetiminde görev otomasyonu kaynak yüklemelerini otomatik bir şekilde izleyebilir ve bir çalışan aşırı yüklendiği zamanlarda sizi bu konuda uyarabilir. Otomasyon olmadığındaysa kimin hangi zamanlarda aşırı yüklendiğini öğrenebilmek için her gün her çalışanın kaynak yüklemelerini manuel bir biçimde izlemeniz gerekir. Zoho Projects gibi yazılımlar ise projelerinizi planlarken çalışmalarınızı verimli bir biçimde takip etmenizi ve yönetmenizi mümkün hale getirir.
Proje Yönetiminde Görev Otomasyonu Nedir ve Ne İşe Yarar?
Proje Yönetiminde Görev Otomasyonu Nedir ve Ne İşe Yarar?
Proje yönetiminde görev otomasyonu genel olarak yönetim süreçlerinin özel yazılımlar aracılığıyla otomatik hale getirilmesi sürecidir. Önceden belirlenen tetikleyiciler ile tekrarlanan görevleri otomatik hale getirmek ve planlamak için kullanılır. İş stratejisi göz önünde bulundurularak devam eden ve tekrarlanan projelerin birçok aşamasını kapsar. Planlama ya da raporlama gibi işlemlerin yapılmasını otomatikleştiren sistem, genellikle bir iş hedefini paylaşan kuruluş içindeki farklı projelere de uyarlanabilecek bir yapıya sahiptir.
Proje yönetiminde görev otomasyonu yapıldığında entegrasyon yönetimi, zaman yönetimi, maliyet yönetimi, insan kaynakları yönetimi ya da risk yönetimi gibi işlemler daha verimli bir şekilde gerçekleştirilebilir. Ekibin büyüklüğü ne olursa olsun onların etkili bir şekilde yönetilmesini mümkün hale getiren sistem, manuel yapıldığında zaman alan işlemlerin daha kısa süre içinde tamamlanmasına olanak tanır. Böylece istenilen verimlilik düzeylerine ulaşılması mümkün hale gelir.
Otomasyonun temel amacı manuel, zaman alıcı ve tekrarlayan işlemleri sizin yerine gerçekleştirecek bir sistem kurgulamaktır. Sizin ve ekibinizin yükünü hafifleterek zamanınızı daha verimli kullanmanızın önünü açar. Süreç doğru bir biçimde tanımlandığında otomasyon yazılımları insan unsurunu ortadan kaldırır ve daha öngörülebilir sonuçlar elde edilmesine imkân tanır.
Proje yönetiminde görev otomasyonu aynı zamanda sizi düşük değerli, tekrarlayan ve monoton olan işlerden kurtarır. Küçük ya da büyük fark etmeksizin bütün şirketler zamanını daha iyi yönetebilmek için otomasyon sistemlerinden yararlanır. Her işletme için etkili bir yönetim sistemi ortaya koyan Zoho Projects, nerede olursanız olun projelerinizi planlamanızı mümkün hale getirir. Ayrıca işlemleri ayrıntılı bir biçimde takip etmenizi sağlarken ekibinizle daha hızlı iletişim kurmanıza da yardımcı olur.
Proje Yönetiminde Görev Otomasyonu Neden Gereklidir?
Proje Yönetiminde Görev Otomasyonu Neden Gereklidir?
Aşağıdaki durumları yaşıyorsanız proje yönetiminde görev otomasyonu yapmanız gerekebilir:
· İlk olarak kendinizi son teslim tarihlerini kaçırırken buluyorsanız bazı işlemleri sistemin yapmasına izin vermeyi düşünebilirsiniz.
· Proje içindeki paydaşları ya da çalışanları takip ederken veya ekibinize bildirimler gönderirken çok fazla vakit harcıyorsanız otomasyonlar zaman yönetimi yapmanıza yardımcı olur.
· Projede bulunan ekipler kaynakları yanlış kullanıyorsa, çalışanlara fazla iş yüklemesi yapıyorsanız ya da proje termin sürelerini isabetli bir şekilde belirleyemiyorsanız yazılımlar aracılığıyla daha gerçekçi tahminler oluşturabilirsiniz.
· İnsan hataları kaynaklı gecikmeler yaşıyorsanız sistemler otomatikleştiğinde bu tip problemlerin yaşanma olasılığını azaltabilirsiniz.
· Projenin kritik yollarında değişiklik olduğu zaman bunu sisteme entegre etmek için çok fazla zaman harcıyorsanız da Zoho Projects gibi yazılımları kullanmayı düşünebilirsiniz.
· Hem yurt içi hem de yurt dışında ekipleriniz varsa ve onları birlikte yönetmeniz gerekiyorsa sistem bu konuda size yardımcı olabilir. Proje yönetiminde görev otomasyonu yapmak büyük ya da küçük projeleri ve ekipleri verimli bir biçimde yönetmenize imkân tanır.
Otomasyon yaptığınızda güncellemeler, raporlar, hatırlatıcılar ya da bildirimler aracılığıyla sistemlerinizi daha verimli hale getirebilir, otomasyon yazılımları ile istediğiniz sonuçları daha kısa süre içinde alabilirsiniz.
Proje Yönetiminde Görev Otomasyonu Yapmanın Sunduğu Avantajlar
Proje Yönetiminde Görev Otomasyonu Yapmanın Sunduğu Avantajlar
Proje yönetiminde görev otomasyonu yapmak işletmelere birçok farklı avantaj sunar. Zoho Projects gibi yazılımların sağladığı avantajlar hakkında detaylı bilgi almak için aşağıdaki maddelere göz atabilirsiniz:
· Sistemleri otomatikleştirmek ilk olarak verimliliği artırmanıza yardımcı olur. Proje içinde çalışan ekipleri doğru bir şekilde yönetmenize ve ekstra kaynak eklemeden daha kısa sürede daha fazla iş yapmanıza imkân tanır. Örneğin, Zoho Projects gibi yazılımların içindeki şablonları kullanmak, yeni görevleri ya da projeleri daha hızlı başlatmanızı sağlayabilir.
· Otomasyon sayesinde çalışanlara son teslim tarihlerinin hatırlatılması, görev durumlarının kontrol edilmesi ya da raporların gönderilmesi gibi idari işlerin gerçekleştirilmesi kolaylaşır. Güncellemelerle beraber rutin raporları otomatikleştirdiğinizde idari görevler için uzun saatler harcamanıza gerek kalmaz.
· Zoho Projects gibi yazılımlar entegrasyonu desteklemesiyle de işletmelere pek çok avantaj sunar. Zoho CRM ile entegre bir biçimde çalışan yazılım, proje ve satış ekiplerinin tek bir platform üzerinden aynı verilere ulaşmasını mümkün kılar. Örneğin, satış ekipleri proje sayılarını ve ilerleme durumlarını sistem üzerinden takip ederek müşterilere daha iyi bir hizmet sunmak için gerekli bilgilere erişebilir.
· Proje yönetiminde görev otomasyonu yapmak ekipler arasındaki iletişimi de kolaylaştırır. Darboğaz ya da gecikmeler yaşandığında projede çalışan herkes bu durumdan haberdar olabilir. Ayrıca bazı durumlarda projenin devam edebilmesi için paydaşların onayları gerekir ve otomatik bir sistem olmadığı zamanlarda bazen paydaşlar geri dönüş yapmaları gerektiğinin farkında olmayabilir. Otomasyon sistemleri ise bu tip iletişim kopukluklarının yaşanmasının önüne geçer.
· Otomasyon ile projenizin kalitesini koruyabilirsiniz. İşi tutarlı bir şekilde yaparak istediğiniz verimi elde edebilirsiniz. Yapılması gereken çok fazla işlem olduğunda ve bütün bu işlemler manuel gerçekleştirildiğinde bazı hataların gerçekleşmesi kaçınılmazdır. Bununla beraber yazılımlar sayesinde insan müdahalesini azaltarak projenin tutarlı kalmasını sağlayabilirsiniz.
Proje yönetiminde görev otomasyonu yapmanın avantajlarından yararlanmak için Zoho Projects gibi yazılımları kullanabilir, sistemlerinizi birbirine entegre ederek daha tutarlı bir süreç tasarlayabilirsiniz.
Zoho Projects ile Proje Yönetiminde Görev Otomasyonu
Zoho Projects ile Proje Yönetiminde Görev Otomasyonu
Zoho Projects aracılığıyla proje yönetiminde görev otomasyonu yapmanın ne gibi avantajlar sunduğunu merak ediyorsanız aşağıdaki listeyi inceleyebilirsiniz.
· Zoho Projects genel olarak çevrim içi bir proje yönetimi yazılımıdır. Yazılım sayesinde bütün ekipler ve projede olan kişiler projenin durumunu canlı olarak izleyebilir, birbiriyle daha rahat iletişim kurabilir.
· Oldukça kolay bir arayüze sahip olduğu için Zoho Projects herkes tarafından rahatlıkla kullanılabilir. Day/Night gibi farklı temaları ayarlayabileceğiniz sistem sayesinde gözünüzü yormadan dilediğiniz işlemi gerçekleştirebilirsiniz.
· Yazılım içerisinde bulunan plan düzenleyici sayesinde iş akışları tasarladıktan sonra rutin görev süreçlerinizi otomatik hale getirebilirsiniz. İş için doğru çalışanları bir araya getirerek görev alanı güncellemelerinin otomasyonunu sağlayabilirsiniz. Örneğin, sisteme belirli bir tetikleyici tanımlayarak koşulları belirtebilir ve görevleri otomatik bir şekilde atayabilirsiniz.
· Belirli bir görev tamamlandığında ilgili kanallara ulaşması için e-posta uyarıları tanımlayabilirsiniz. Görev bitiminde ya da projenin farklı aşamalarında belirli ekiplere gönderilecek e-postaları sistemin otomatik olarak göndermesini sağlayabilirsiniz.
· Proje içinde bir problem yaşandığında sorunlarınızın takibini de Zoho Projects ile otomatikleştirebilirsiniz. Önceden tanımlanan durumlar gerçekleştiğinde sistem sorunu ilgili kullanıcıya ya da çalışana atayabilir. Böylece yazılım sorunların takibini sizin yerinize otomatik bir şekilde yapabilir.
· Sistem üzerinde bulunan Gantt grafikleriyle görev zamanlamalarını kolaylıkla takip edebilirsiniz. Köşe taşları ekleyerek projenizin önemli işlemlerini belirleyebilir, kritik görevlerinizi sisteme zorlanmadan tanımlayabilirsiniz. Ayrıca birbiriyle bağlı işlemleri sisteme tanımlayarak biri bitmeden diğerinin başlamasının da önüne geçebilirsiniz. Böylece ekiplerin birbirinden otomatik bir şekilde bilgi almasını ve bildirimler yoluyla projenin durumunu görmesini sağlayabilirsiniz.
· Zoho Projects, Zoho Books ya da Zoho Invoice ile entegrasyona sahip olduğu için bütçe belirleme işlemlerini kolaylıkla yapmanıza yardımcı olur. Projeniz için bütçe oluşturmanın yanı sıra harcamalarınızı kaydetmenizi ve çıkabilecek ek masrafları görmenizi mümkün hale getirir.
· Yazılımın en önemli avantajları arasında zaman yönetimini daha verimli bir şekilde gerçekleştirmenize yardımcı olması gelir. Rutin ya da basit görevleri otomatikleştirerek süreçleri daha etkili bir biçimde yönetebilirsiniz.
· Zoho Projects, Zoho CRM’in yanı sıra başka uygulamalarla da kolaylıkla entegre edilebilir. Zoho Flow, Slack, Dropbox ya da Office365 gibi uygulamalar ile kusursuz entegrasyonlar sağlayarak sistemlerinizi birbirine bağlayabilirsiniz. Yüksek kalitede projeler oluşturabilmek için yazılımı mevcut iş ekosisteminizle entegre edebilirsiniz.
· Sistem sayesinde zaman takibi, bütçe tahmini, verimli görev yönetimi, optimum kaynak kullanımı ve ekipler arasında başarılı bir iş birliği elde edebilirsiniz.
· Yazılımda bulunan zaman çizelgeleri aracılığıyla yapılan her işlemi kolaylıkla kaydedebilirsiniz. Zaman çizelgesi modülü temel olarak projeleri faturalandırmanıza yardımcı olur ve boşta kalan saatleri günlüğe otomatik olarak kaydeder. Böylece darboğazları ya da projenizin hızını rahatlıkla takip edebilirsiniz.
Zoho Projects, klasik proje yönetimi metotlarını benimseyen bir yazılımdır. Bununla beraber çevik (agile) bir proje yönetimi yazılımı arayışındaysanız Zoho Sprints de sizin için uygun olabilir. Zoho Sprints, projenin gereksinimlerini ve çözümlerini otomatik bir şekilde organize ederken aynı zamanda ekiplerin entegrasyonunu da hızlandırarak daha dinamik bir süreç kurgulamanıza yardımcı olur. Proje yönetiminde görev otomasyonu yapmak için bu iki yazılımdan yararlanabilir, bazı görevleri otomatikleştirerek zamanınızı daha verimli bir şekilde değerlendirebilirsiniz.
