Gayrimenkul sektörü, biraz da doğası gereği insan ilişkilerine ve hızlı bilgi akışına dayanır. Bununla beraber Türkiye’de birçok firma nezdinde bu hız, zamanla verimlilikten çok dağınıklık anlamına gelir. Bir gayrimenkul danışmanının telefonunda binlerce numara, ajandasına yüzlerce not ve sadece aklında tuttuğu birçok müşteri detayı vardır. Bu yapı her ne kadar başta esnek ve pratik gözükse de danışman işletmeden ayrıldığı anda şirket için ciddi bir bilgi boşluğu oluşturur. Gayrimenkul sektörü uzun yıllardır “yalnız kurtlar” üzerinden ilerliyor. Bir portföy, bir defter, bir telefon ve çoğu zaman tek bir kişinin hafızası… Oysaki ölçek büyüdükçe, ekip sayısı arttıkça ve operasyon farklı ülkelere yayılmaya başladıkça görünmez kayıplar ortaya çıkıyor. Gerçekten kurumsallaşmak içinse verinin bir varlık olarak kabul edilmesi gerekir.
Zoho Power User Podcast serisinin bu bölümünde gayrimenkul sektöründe CRM’in yalnızca bir yazılım değil aynı zamanda bir yönetim yaklaşımı olarak nasıl konumlandığını ele aldık. 30 yıldır sektörde tecrübesi olan, fiziksel sunuculardan bulut sistemlerine geçerek küçük bir ekiple yüksek hacimli operasyonlar yöneten ve Türkiye ile Avrupa’da aktif faaliyet gösteren Murat Ergin’in deneyimleriyle verinin neden bir varlık olarak ele alınması gerektiğini konuştuk.
Power User: Bir Vizyoner Olarak Murat Ergin
Murat Ergin, sektörde 30 yılı geride bırakmış önemli bir isim. Sadece Türkiye’de değil, Almanya ve yakında İngiltere operasyonlarını da tek bir merkezden yöneten biri. Kuzeybatı Gayrimenkul, gayrimenkul alım-satımından finansal yönetimine kadar geniş bir yelpazede hizmet veriyor. Ergin’in ise en büyük motivasyonu, teknolojiyi kullanarak verimliliği maksimize etmek.
Buluttan Önce: Sunuculu Sistemlerin Yükü
Kuzeybatı Gayrimenkul, ilk 25 yılını fiziksel sunucular, network altyapıları ve bitmek bilmeyen yedekleme sorunlarıyla geçirdi. İki tam zamanlı çalışan, vaktinin neredeyse tamamını bu kısır sistemi ayakta tutmak, virüslerden korumak ve güncellemelerle uğraşmak için harcıyordu. Bu durum, çalışanların motivasyonunu etkilediği gibi aynı zamanda zamanın verimli kullanılmasının da önüne geçiyordu. Murat Ergin, bu operasyonel yükü bir hafta sonu yaptığı ücretsiz denemeyle kırmaya karar verdi. SQL tabanlı veri tabanındaki verileri indirip Zoho’ya yükledi ve sistemin çalıştığını gördü. Böylece IT ekipleri, vakitlerini altyapı bakımı için harcamak yerine süreçleri iyileştirmek için ayırabilirdi.
Bu deneyim, aslında bireysel bir dönüşüm hikayesinden daha fazlasını gösteriyor. Gayrimenkul sektöründe günümüzde de yaygın olarak fiziksel sunucu altyapıları, büyümenin önüne gözükmeyen ama sürekli ağırlık yapan bir yük oluşturuyor. Sistem her ne kadar çalışıyor gibi gözükse de arka planda hem insan kaynağını hem de karar alma mekanizmalarını yavaşlatıyor. Özellikle işletme büyüdükçe ve operasyon ölçeği genişledikçe bu yük yönetim problemine dönüşüyor.
Fiziksel sistemler ile bulut tabanlı çözümler arasındaki fark, sadece teknoloji tercihi değildir. Zaman, odak ve sorumluluk dağılımı açısından da önemli bir fark yaratır. Örneğin:
·Fiziksel sunucular, bakım ve yedekleme gibi konularda periyodik bir şekilde müdahale gerektirir.
·IT ekipleri, iş geliştirmek yerine altyapıyı ayakta tutmaya odaklanır ve verimli kullanabilecekleri zamanlarını harcar.
·Sistemler büyüdükçe karmaşıklık artar ve sonucunda hata riski de yükselir.
Bulut sistemler ise bu yükü üzerinden atar, teknolojiyi görünmez ama işlevsel bir altyapıya dönüştürür ve işletmelere daha fazla alan açarak süreçleri geliştirir.
Operasyonel Çeviklik: Zoho CRM ile Süreçleri Otomatikleştirmek
Bulut sistemine geçiş, Kuzeybatı Gayrimenkul için sadece bir veri depolama tercihi değildi. Aynı zamanda manuel olarak yapılan ve hata payı yüksek olan işlerin de dijitalleştirilmesi anlamına geliyordu. Gayrimenkul gibi her anın önemli olduğu bir sektörde, aşağıdaki entegrasyonlar operasyonel hızı iki katını çıkarabilir:
Otomatik Lead Yönetimi ve Pipeline
CRM’e giren müşteriler, ön tanımlı kurallar ile doğru danışmana otomatik olarak aktarılır.
Lead scoring sayesinde ekip hangi potansiyelin öne çıkması gerektiğini bilir.
Özel pipeline aşamaları, her satış adımını net ve izlenebilir hale getirir.
Çok Kanallı İletişim ve Takip
CRM, e-posta, telefon, web formları ve sosyal medya verilerini tek bir merkezde toplar.
Lead geldiğinde otomatik takip görevleri oluşturulur, hatırlatmalar gönderilir.
Çağrı entegrasyonları sayesinde her arama kaydı ilgili müşteriyle ilişkilendirilir.
Dış Sistem Entegrasyonları
Popüler platformlarla Zoho CRM’in entegrasyonları sayesinde ilan verileri ya da lead’ler otomatik bir şekilde çekilebilir.
Takvim, form ya da çeşitli bağlantılarla CRM içinde aksiyonlar tetiklenebilir.
İçerik ve Belge Yönetimi
Tüm sözleşmeler, broşürler ve dokümanlar CRM içinde ilişkili kayıtlarla eşleşir.
Versiyon kontrolü sayesinde kip aynı dosya üzerinde çalışır ve böylece belge karmaşası ortadan kalkmış olur.
Mobil ve Sahadan Çalışma
Zoho CRM’in mobil uygulaması, gayrimenkul sektörü gibi hareketin yoğun olduğu pazarlarda oldukça işlevseldir.
Mobil uygulama ile ekipler saha ziyaretlerinden notlar alabilir, yeni lead kayıtları ekleyebilir ve CRM aktivitelerini gerçek zamanlı bir şekilde görüntüleyebilir.
QR barkod ya da kart tarama ile bilgi girişleri otomatik hale gelir.
Low-Code Yaklaşımı
Low-code yaklaşımı, Zoho CRM’in en önemli avantajları arasında yer alır. Gayrimenkul sektörü açısından low-code, hız, esneklik ve kontrol anlamına gelir. Süreçlerin sıklıkla değiştiği, mevzuatların güncellendiği ve her firmanın kendine özgü bir iş yapış şeklinin olduğu bir yapıda, hazır şablon kullanmak bazen riskli olabilir. Zoho CRM’in low-code yapısı ise sistemin işinizin ritmiyle uyumlu hale gelmesini sağlar. Low-code yaklaşımı aşağıdaki avantajları beraberinde getirir:
·Saha ya da ofis fark etmeksizin iş süreçleri nerede değişirse değişsin CRM de aynı hızla güncellenebilir.
·Küçük iyileştirmeler için büyük projeler başlatmaya gerek kalmaz.
·Yönetici ve iş sahibi, sistemi uzaktan izlemek, doğrudan şekillendirir.
·CRM, danışmanların işini kolaylaştıran bir araç haline gelir.
Murat Ergin’in deneyimi de bu yaklaşımın sahadaki karşılığını net bir biçimde ortaya koyuyor. Kuzeybatı Gayrimenkul’de ihtiyaç ilk önce tanımlanıyor, ardından bu ihtiyaç basit bir çizimle netleştiriliyor. Sonrasında CRM içinde karşılığı oluşturuluyor. İlk kurulum sonrasında süreçler 2-3 iterasyonda olgunlaşıyor. Bu döngünün en kritik farkı ise patron/yöneticinin sürecin dışında kalmaması, doğrudan içinde yer alması. Böylece CRM, IT’nin yönettiği bir sistem olmaktan çıkıp iş sahipleriyle beraber büyüyen bir yapı haline geliyor.
Uygulamalı Rehber: Entegrasyonlar ve Otomasyonlar
Gayrimenkul sektöründe zaman kazanmanın yolu manuel veri girişini minimuma indirmekten geçer. CRM’in gerçek değeri ise tek başına sunduğu özelliklerden değil, farklı temas noktalarını tek bir yerde birleştirebilme yeteneğinden gelir. Gayrimenkul sektöründe operasyon telefonla başlar, ilanla devam eder, resmi veriyle doğrulanır ve çoğu zaman farklı platformlara dağılmış bir şekilde ilerler. Entegrasyon ve otomasyonlar, bu dağınık süreci ortadan kaldırarak merkezi bir kontrol noktası sunar. Böylece süreç yönetilebilir hale gelir.
Dijital Santral Entegrasyonu
Telefon çaldığında arayanın kim olduğu ya da geçmişte hangi portföylerle ilgilendiği ekrana düşer. Yani, gelen bir arama artık bilinmeyen bir numara değildir. Böylece görüşme bağlamı bilinen bir diyalog ile başlar. Gayrimenkul danışmanı not almak yerine konuşmaya odaklanır ve görüşme bitikten sonra bütün kayıt CRM’e otomatik bir şekilde kaydedilir.
Emlak Portalları Entegrasyonu
İlan yönetimi, birçok firmanın hala vakit kaybettiği alanlardan biridir. Aynı ilan bilgilerini farklı portallara tek tek girmek, güncellemek ve kontrol etmek kayda değer bir operasyonel yük oluşturur. Portallar ile yapılan entegrasyonlar sayesinde ilanlar CRM üzerinden tek bir merkezi noktadan yönetilir. Güncelleme Zoho üzerinden yapıldığında butonlar aracılığıyla farklı portallarda yayınlanır. Bu yapı zaman kazandırırken yanlış bilgilerin yayılma riskini de ortadan kaldırır.
API Kullanımı: Bilinçli Otomasyon
Her ne kadar otomasyon önemli olsa da her sürecin otomatikleşmesi de gerekmez. Murat Ergin’in özellikle altığını çizdiği noktalardan biri de bu. Bazı kritik adımlarda manuel bilincin kontrollü bir şekilde bırakılması önemlidir. API’ler burada her şeyi otomatikleştiren değil kontrollü akışı mümkün hale getiren bir araç olarak kullanılır.
TKGM Parsel Sorgusu Entegrasyonu
Resmi veriye erişim, gayrimenkul sektörü söz konusu olduğunda güvenin temel dayanaklarından biridir. TKGM (Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü) entegrasyonu sayesinde parsel bilgileri tek bir buton aracılığıyla CRM’e aktarılır. Bu durum, gayrimenkul danışmanının farklı sistemler arasında gezinmesini gereksiz hale getirir. Aynı zamanda müşteriye sunulan bilginin de doğruluğunu ve güncelliğini garanti eder.
WhatsApp, Formlar ve Google Drive Entegrasyonları
Müşteri mesajlarından formlara, dokümanlardan dosyalara her belgeyi müşteri kaydıyla otomatik bir şekilde ilişkilendirebilirsiniz. Böylece bilgi, gayrimenkul danışmanının telefonunda ya da bilgisayarında kalmaz, şirketin hafızasında da saklanmış olur. Ayrıca bu entegrasyon, tüm iletişimi tek bir zaman tüneline yerleştirmenize olanak tanır.
Kurumsal Bellek, Veri ve Miras Kavramı
Bir şirketin asıl değerinin ne olduğu her zaman tartışılan bir konudur. Her ne kadar binalar ya da araçlar gibi varlıklar gibi gözükse de modern gayrimenkul dünyasında gerçek değer bilginin sürekliliğidir. Murat Ergin’in de altını çizdiği gibi CRM olmayan bir işletmede hafıza, danışmanın ajandası ya da haftalık toplantı notlarıyla sınırlı hale gelir. Oysaki entegrasyonlarla merkezi hale gelen veri, bu varlıkların arasındaki gerçek sermaye olarak ortaya çıkar. Bu sermayenin değeri, devredilebilirlik noktasında kendini gösterir. Bir yönetici/iş sahibi şirketini yarın bir başkasına devretmek ya da çocuklarına miras bırakmak istediğinde onlara sadece bir ofis değil, yaşayan, işleyen ve geçmişiyle geleceğini birbirine bağlayan bir miras bırakmak ister. İşte CRM ile inşa edilen kurumsal bellek, işletmeleri verinin gücüyle büyüyen kalıcı bir kuruma dönüştürür ve bu mirası bırakılabilir hale getirir.
Otomasyonun Getirdiği Zihinsel Rahatlık
Zoho CRM gibi bulut sistemlerinin en büyük avantajları arasında yedekleme kaygısını ortadan kaldırması gelir. Sistemin çökme ya da yedekleme problemleri ortadan kalktığı için işletmeler farklı operasyonlar için zamanlarını verimli bir şekilde yönetebilir. Böylece Pazartesi ve Cuma sendromları, verinin şeffaf ve ulaşılabilir hale gelmesiyle ortadan kalkar.
İzin Yönetimi ve Etik İletişim
KVKK ve İYS gibi yasal zorunluluklar, Zoho üzerinde kurulan izin bazlı yapılar sayesinde kolay bir şekilde yönetilebilir. Müşteriye zorla bir şey satmaya çalışmak (outbound) yerine doğru veriyi sunarak müşterinin size gelmesini sağlayabilir (inbound), uzun süreli başarı elde etmek için verilerin gücünden yararlanabilirsiniz. Zoho, bu etik iletişim köprüsünü kurmak için birçok araç sunar.
Checklist: Gayrimenkul Firmanız Ne Kadar Dijital?
Teknolojiye yatırım yapmak, zihniyet değişimini de beraberinde getirir. Çoğu gayrimenkul firması dijitalleştiğini düşünse de günün sonunda verinin hala kişilere bağımlı olması ya da süreçlerin manuel ilerlemesi gibi problemlerle karşı karşıya kalabilir. Peki, sizin firmanız bu dijital dönüşümün neresinde? Aşağıdaki checklist, nerede olduğunuz konusunda size bir fikir verebilir.
Merkezi Veri Yönetimi: Tüm müşteri, talep ve portföy verileriniz tek bir güvenli sistemde mi toplanıyor? Yoksa hala Excel dosyaları ya da danışmanların telefonlarına dağılmış durumda mı?
Kişiden Bağımsız Hafıza: Bir danışmanınızla yollarınızı ayırdığınızda o güne kadar yaptığı bütün görüşmeler ya da aldığı notlar şirketin sisteminde kalıyor mu?
Operasyonel Verimlilik: Emlak portalları ya da WhatsApp gibi iletişim kanallarınız CRM sisteminizle entegre mi? Manuel veri girişini minimize ederek insan kaynaklı hataları azalttınız mı?
Ölçeklenebilirlik ve Esneklik: Yeni bir şube açtığınızda ya da yurt dışı operasyonlara başladığınızda altyapınız da süreçlere günler içinde adapte olabiliyor mu?
İletişim ve Takip Süreçleri: Bir müşteri sizi aradığında bilgileri otomatik olarak ekrana düşüyor mu? Lead’ler danışmanlara sistem üzerinden mi dağıtılıyor yoksa manuel bir şekilde mi dağıtılıyor?
Entegrasyonlar ve Otomasyon: İlanlar birden fazla platformda tek merkezden yönetiliyor mu?
Yönetim ve Sahiplenme: CRM, yöneticiler ve iş sahipleri tarafından aktif olarak kullanılıyor mu? Raporlar otomatik bir şekilde mi geliyor, yoksa manuel olarak mı hazırlanıyor?
Yukarıdaki soruların çoğuna hayır şeklinde yanıt veriyorsanız, sorun dijital araç eksikliği değil, merkezileşmemiş süreçler olabilir. Ama iyi haber şu ki bu tabloyu değiştirmek sanıldığından daha kolaydır.
Mini Framework: Kurumsallaşma Yolculuğu
Gayrimenkul sektöründe teknik olarak olgun hale gelmek bir süreçtir. Bu yolculuk birbirini besler ve zamanla olgunlaşır. CRM’i sadece kullanmaya başlamak, kurumsal belleği anında elde edeceğiniz anlamına gelmez. Bu süreci dört temel aşamada ele alabiliriz:
Dağınık Veri: Dağınık veri, kaosu da beraberinde getirir. Müşteri bilgilerinin telefonlarda, ilan detaylarının farklı platformlarda, notların kişisel ajandalarda tutulduğu bir sistem, dağılmaya mahkumdur. Böyle bir durumda süreçler kişilere bağlı kalır ve görünürlük düşük hale gelir.
Merkezileşme: Merkezileşme, bütün verileri tek bir alanda bir araya getirir. Entegrasyonlar sayesinde bilgi akışı kaybolmadan CRM sisteminde toplanır. Böylece işletmeler, tek doğru veriyle çalışmaya başlar. Ayrıca ekipler de aynı veriye ulaştığı için tutarlılık elde edilir.
Otomasyon: Otomasyon sayesinde tekrarlayan manuel işler sistem tarafından gerçekleştirilir. Lead atamaları, takip hatırlatmaları ya da raporlamalar otomatik hale geldiğinde çalışanlar vakitlerini daha verimli bir biçimde değerlendirebilir. Ayrıca otomasyonlar sayesinde insan hatası azalır, ekipler zamanı daha verimli bir şekilde kullanır.
Kurumsal Bellek: Veri, bugünü değil yarını da besler. Kurumsal bellek oluşturulduğunda kararlar sezgiye değil veriye dayalı bir şekilde verilebilir. Böylece işletmenin geçmiş deneyimleri de dikkate alınır. CRM, şirketin hafızası haline gelir ve bilgi kişilere değil kuruma ait olur.
Zoho CRM’in ölçeklenebilir yapısı, low-code esnekliği ve güçlü entegrasyonları sayesinde siz de işletmenizi dijitalleştirebilir, süreçleri daha iyi bir şekilde yönetmeye başlayabilirsiniz. Zoho CRM’in ücretsiz sürümünü indirerek işletmenizi nasıl geleceğe taşıyabileceğinizi deneyebilir, yönetimin huzurlu bir şekilde yapılabileceğini keşfedebilirsiniz.
Gayrimenkul Sektörü ve CRM ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular
Gayrimenkul firmaları için CRM gerçekten gerekli mi?
Gayrimenkul sektöründe CRM ihtiyacı, bilgi yoğunluğunu iyi yönetebilme noktasında gereklidir. Birden fazla müşteriyle, portföyle ve iletişim kanalıyla çalışan yapılarda CRM sistemleri, bilginin kaybolmasının önüne geçerek süreçleri hızlandırır.
Gayrimenkulde CRM kullanımı sadece satış ekipleri için midir?
Hayır. Gayrimenkulde CRM satıştan çok operasyonel görünürlük elde edilmesine olanak tanır. Yönetimden pazarlamaya bütün ekipler darboğazları ve performansı CRM üzerinden izleyebilir. CRM, ekiplerden bağımsız bir yönetim aracıdır.
Fiziksel sunucudan buluta geçiş süreci ne kadar sürer?
Murat Ergin’in de bahsettiği gibi mevcut verilerinizin (Excel ya da SQL tabanlı) Zoho’ya aktarılması ve temel modüllerin kurulması kısa süre içinde tamamlanabilir. Sistemin tam olgunluğa ulaşması ise sahadan gelen geri bildirimlerle birkaç haftalık sürece bağlıdır.
