Bugünden on yıl öncesinin ofis ortamına baktığınızda, birçok değişiklik görebilirsiniz. Hatta sanki nostaljik bir zaman yolculuğuna çıkmış gibi hissedebilirsiniz. Oysa on yıl, nostalji için kısa bir süre sayılır. Söz konusu online iş uygulamaları olduğunda ise on yılı yüz yıl gibi düşünebilirsiniz. Evet, iş dünyası öylesine hızlı değişti ki on yıl öncesinin çalışma ortamı ile bugünün çalışma ortamı arasında nostaljik sayılabilecek bir fark ile karşılaşabiliyoruz. Bu değişimin mimarı olan online iş uygulamaları, bugün işletmelerin verimi ve başarısı üzerinde kritik bir öneme sahipler. Bu yazıyı okuyan herkesin birden fazla online toplantıya katılmış olduğu gerçeğinden hareketle, online toplantı nedir? sorusunu yanıtlamaya ihtiyaç duymadan faydalarını ve çevrimiçi toplantılarınızı çok daha verimli hale getirecek ipuçlarını aktarmaya başlayabiliriz! Ekonomik açıdan oldukça sert geçen bu zorlu zamanlarda, online toplantı programları birçok açıdan işletmenize fayda sağlayabilir. Çevrimiçi uygulamalarının kullanımı ve uzaktan çalışma alışkanlıklarının her geçen yıl daha da artmasıyla birlikte online toplantı uygulamaları konusundaki alternatifler de artmaya devam ediyor. İşletmenizin bugünkü verimi ve gelecekteki başarısı üzerinde böylesine hayati bir öneme ve doğru seçim ile pozitif bir etkiye sahip olan online toplantı uygulamanızı henüz seçmediyseniz, şu an doğru yerdesiniz! Bu yazımızda, hem online toplantılarınızı geliştirecek 3 ipucundan hem de Zoho Meeting ile bu 3 ipucunu nasıl kolaylıkla gerçekleştirebileceğinizden bahsedeceğiz.
1. Online Toplantılarınız için Doğru Aracı Seçin
Bugünün dünyasında sadece online toplantı için değil, tüm iş süreçleriniz için en önemli adım doğru dijital aracı seçmektir. Söz konusu online toplantı araçları olduğunda, alternatifler arasında işletmeniz için en doğru olanı bulmak güçleşebilir. Alternatiflerin arasında lider konumda bulunan uygulamalar, işletmelere kullanıcı deneyimi açısından en iyi hizmeti sunabilenlerdir. Zoho Meeting, bu lider isimlerden biri olarak, online toplantılarınızın verimini artırmaya hazır! Zoho Meeting, toplantılarınızı dijital olarak gerçekleştirmenize olanak tanırken, aynı zamanda toplantı sırasında istediğiniz dokümanları ve grafikleri katılımcılar ile paylaşmanızı da sağlar. İşletmeler Zoho Meeting üzerinden hızlı bir şekilde online toplantı düzenleyerek, ileri tarihli toplantılarını da bütünleşik bir şekilde organize edebilir ve uygulama üzerinden webinar’lar düzenleyebilirler.
Online toplantı platformları arasında oldukça popüler olan Zoho Meeting’e çalışanlarınız bilgisayarlarından ya da mobil cihazları üzerinden erişim sağlayabilirler. Zoho Meeting’in işletmenize sağlayacağı avantajları sıralamak gerekirse:
· Zoho Meeting üzerinden toplantılarınızı online gerçekleştirirken, toplantı sırasında ihtiyacınız olan dosya, rapor ya da dokümanları katılımcılar ile paylaşabilirsiniz.
· Zoho Meeting, toplantılarınızı kayıt altına almanıza ve dilediğiniz toplantı kaydını bilgisayarınıza indirmenize olanak tanır. Bu sayede, hiçbir detayı kaçırmazsınız.
· Zoho Meeting, sadece işletmenizdeki toplantıları değil, aynı zamanda webinar’ları yönetmeniz için de birçok araç sunar.
· Webinar’larınıza dair detaylı raporlar alabilirsiniz ve dilerseniz webinar’larınızı kaydederek, daha sonrasında dijital mecralarda paylaşabilirsiniz.
2. Online Toplantı Yönetiminizi Kolaylaştırın
Online toplantı yönetimi, fiziksel toplantılara nazaran çok daha kolay ve yöneten açısından avantajlıdır. Fakat yine de içerisinde farklı dengeler barındırır. Tıpkı fiziksel toplantılarda olduğu gibi temel bir yapıya sahip olmayan bir online toplantı verimsiz ve haliyle zaman kaybettiren, kaotik bir toplantıya dönüşebilir. Toplantınızın tarihi ve saati belli olur olmaz, tüm katılımcılara bir ajanda e-postası göndermeniz, yüz yüze bir toplantıda oluşturacağınız profesyonel izlenimin dijital bir yansıması sayılabilir. Toplantı sırasında ya da sonrasında katılımcılara gözlemlerini ve geri bildirimlerini paylaşma şansı vermeniz, bir sonraki toplantınızı pozitif etkileyebilir. Toplantı içeriğini belirlerken, kısa ve öz bir anlatıma sahip olmanın önemini unutmamanızda fayda var. Online toplantıların katılımcılara dikkati toplama konusunda biraz daha zorluk yarattığını söylemek mümkündür. Bu dikkati toplamak ise toplantıyı yöneten kişiye ve kuşkusuz kullandığınız dijital aracın yeterliliklerine bağlıdır. Zoho Meeting size tüm bu konularda yardımcı olabilir.
Zoho Meeting ile toplantı tarihini ve gününü katılımcılara mail olarak iletebilir ve profesyonel izlenim için ilk adımı atabilirsiniz. Ayrıca, Zoho Meeting’in hem diğer Zoho ürünleri hem de üçüncü parti entegrasyon seçenekleri sayesinde, online toplantınızın en başından itibaren birçok avantaja sahip olabilirsiniz. CRM entegrasyonu ile potansiyel müşterileriniz ve hali hazırdaki müşterileriniz için Zoho Meeting üzerinden webinar’lar gerçekleştirebilirsiniz. Ayrıca, grup çalışmaları için Zoho Projects, Zoho Connect gibi şirket içi uygulamalarla entegrasyon sağlayabilir ve tüm sürece hız kazandırabilirsiniz.
3. Online Toplantınızı Eğlenceli Hale Getirin
Fiziksel ya da dijital ortam fark etmeksizin toplantılar, katılımcıların dikkatleri dağıldığı anda verimliliğini yitirmeye mahkûmdur. Katılımcıların dikkatini toplamalarına yardımcı olmanın ilk yolu toplantının süresini olabildiğince kısa tutmaktır. Eğer mümkün değilse iki oturumdan oluşan bir toplantı çok daha verimli olacaktır. Peki, katılımcıların dikkatlerinin kısa sürede dağılmaması için online toplantıda dikkat edilmesi gerekenler nelerdir? Online bir toplantı gerçekleştirmeden önce konuya ve ekibinize özel, uzaktan çalışanlarınızın katılımını artırmanın yolları üzerine bir beyin fırtınası yaparak başlayabilirsiniz. Online toplantı kuralları konusunda esnek davranarak, online toplantıları biraz canlandırmak için:
Sosyal bir ortam oluşturun: Sanal toplantınızı gerçekleştireceğiniz uygulamanın tüm inceliklerini öğrenin ve herkesten kendilerini tanıtmalarını isteyin.
Buzları grup aktiviteleri ile kırın: Ekibinizin arasındaki buzları çeşitli grup aktiviteleri ile kırabilirsiniz. Farklı oyunlar ve eğlenceli bir iletişim, toplantınızın verimini artırabilir.
Katılımcılardan geri bildirim isteyin: Toplantının ardından katılımcılarınızın toplantının verimine dair vereceği geri bildirimler, gelecek toplantılarınızın verimi üzerinde ciddi etki bırakabilir. Katılımcılardan gelen geri bildirimler sayesinde online toplantılarınız konusundaki eksiklerinizi görebilir ve istediğiniz yapıyı kazandırabilirsiniz.
Online toplantı nasıl yapılır? sorusunun bugün birden fazla yanıtı var. Sadece bir platform üzerinden bir araya gelmek online toplantı yapmak anlamına gelmediği gibi verimli bir çevrimiçi toplantıyı gerçekleştirebilmek için birçok parametreye dikkat etmek gerekiyor. Günümüzde bir işletmenin ne kadar başarılı olacağını hedefleri ve bu hedeflere yürürken kullandığı dijital araçlar belirliyor. Dijital dönüşümün bir kez gerçekleşen ve ardından yıllarca kullanılan bir şey olmadığının farkında olan işletmeler, değişime ve dönüşüme her daim kapılarını açık bırakıyor. Her geçen gün değişen iş uygulamaları ile işletmelerin sadece çalışma alanları değil çalışma biçimleri de kökten değişiyor.
Böylesine hızlı bir değişim ve dönüşüm çağında, sizler de işletmenizin geleceğini garanti almak için doğru dijital araçları arıyorsanız, online toplantılarınızı gönül rahatlığıyla Zoho Meeting’e emanet edebilirsiniz. Zoho uzun yıllardır sahip olduğu tecrübeyi her bir ürününe yansıtarak, kullanıcı deneyimi açısından oldukça başarılı ürünler sunmaya devam ediyor. Dijital dönüşüm söz konusu olduğunda, seçtiğiniz ürünler kadar birlikte yol aldığınız danışmanlık firmaları da başarınız üzerinde oldukça etkilidir. Zoho Meeting ve diğer Zoho ürünleri hakkında daha detaylı bilgiyi uzun yıllardır Zoho Ürünlerinin Türkiye Yetkili Satıcısı olan Cloudyflex’ten edinebilirsiniz. İşletmenizin çalışma alanını bütünüyle değiştirmeyi planlıyorsanız, Zoho Workplace paketi ile bu dönüşümü hızlı ve kolay hale getirebilirsiniz. Zoho Meeting’in de içinde yer aldığı Zoho Workplace paketi ile e-posta servisi, intranet, ortak alan paylaşımı, ekip içi kolaborasyon ve benzeri çözümler ile şirketinizdeki çalışanlarınızla bütünleşik çalışmanızı sağlayacak çeşitli verimlilik uygulamalarına sahip olabilirsiniz.
