Zoho Kurulum ve Devreye Alma: Sisteminizi Hızlı ve Kontrollü Biçimde Canlıya Alıyoruz
Kurulum bir yazılım işi değil, karar işidir. Doğru kararlar netleştiğinde sistem hızlı kurulur.
Kime Uygun?
Zoho lisansı olan ya da almayı planlayan, sistemi ilk kez devreye alacak firmalar
Ne Alırsınız?
Yapılandırılmış sistem, dokümantasyon, eğitim ve devir
Nasıl Başlar?
Süreç analizi görüşmesiyle
Bu sayfadaysanız muhtemelen şunlardan birini yaşıyorsunuz
— Lisansı aldınız ama nereden başlayacağınızı bilmiyorsunuz.
— Kendiniz kurmaya çalıştınız, belirli bir noktadan sonra ilerlemedi.
— Bir kısmını kurdunuz, ekip yine Excel’e geri döndü.
— Hangi modülleri açmanız, hangilerine hiç dokunmamanız gerektiğine karar veremiyorsunuz.
— Elinizdeki müşteri verisinin sisteme nasıl aktarılacağını bilmiyorsunuz.
— Satış süreciniz kafanızda var ama sisteme nasıl yansıtılacağını göremiyorsunuz.
— Daha önce bir CRM denediniz, kullanılmadı; aynı sonucu tekrar yaşamaktan çekiniyorsunuz.
Bu maddelerin çoğu teknik bir engelden değil, kurulum öncesi kararların netleşmemiş olmasından kaynaklanır.
Sayfayı okumaya vaktiniz yoksa: hızlı özet
Yedi soru, yedi cevap.
Ne yapıyoruz?
Zoho sisteminizi süreçlerinize göre kuruyor, verinizi aktarıyor, ekibinizi eğitiyor ve sistemi size devrediyoruz.
Kime uygun?
Zoho lisansı olan ya da alacak olan, sistemi ilk kez devreye alacak firmalar. Zoho zaten kurulu ama verimsiz çalışıyorsa konunuz kurulum değil optimizasyondur.
Ne kadar sürer?
Süre, kurulum kararlarınızın ne kadar net olduğuna bağlıdır. Süreç analizinden sonra size özel yazılı bir takvim veriyoruz; peşinen gün taahhüdü vermiyoruz.
Bedeli nasıl belirlenir?
Kullanıcı sayısı, açılacak modül sayısı, veri hacmi, entegrasyon ve eğitim kapsamına göre. Görüşmenin ardından kalem kalem teklif çıkarıyoruz.
Sonunda elime ne geçer?
Çalışan bir sistem, yetki matrisi, süreç dokümantasyonu, veri aktarım raporu ve ekip eğitimi.
Sonrası ne oluyor?
Canlıya geçişten sonra bir ay bakım ve destek dahildir. Devam etmek zorunlu değildir.
Nasıl başlarım?
İhtiyacınızı dinlememiz gerekiyor. Formu doldurun, sizi arayalım; ilk görüşmede kapsamı birlikte çerçeveleyelim.
Bu hizmet nedir, ne değildir
Sıfırdan devreye alma
Zoho sisteminizin süreçlerinize göre yapılandırılması, verinizin aktarılması, ekibinizin eğitilmesi ve sistemin size devredilmesidir.
Mevcut sistemi iyileştirme
Zoho zaten kurulu ama verimli çalışmıyorsa konunuz kurulum değil.
Zoho optimizasyonuBaşka bir CRM'den geçiş
Elinizde veri ve süreç birikimi olan başka bir sistem varsa, o iş taşıma projesidir.
CRM taşıma ve migrasyonStandart dışı geliştirme
Sistem kurulduktan sonra standart yapıların karşılamadığı özel ihtiyaçlar doğarsa, o iş ayrı ele alınır.
Zoho özel geliştirmeKurulumu belirleyen kararlar
Kurulum süresini ve sonucun kalitesini belirleyen şey yazılımın kendisi değil, aşağıdaki soruların ne kadar net cevaplandığıdır.
Lisans ve kullanıcı yapısı
Kaç kullanıcı, hangi plan kademesi, hangi ürünler. Bu netleşmemişse önce lisans ve abonelik danışmanlığı devreye girer.
Hangi modüller açılacak
Her modülü açmak iyi bir fikir değildir. Kullanılmayan modül, ekibin sistemi karmaşık bulmasına yol açar.
Müşteri adayı ile müşteri ayrımı
Hangi kaydın müşteri adayı, hangisinin müşteri sayılacağı ve aralarındaki dönüşümün nasıl işleyeceği.
Satış aşamaları
Kaç aşama olacak, her aşamadan çıkmak için hangi koşulun sağlanması gerekecek. Aşamalar bir girdi değil, çıktıdır: müşterinin ne yaptığını ölçmelidir.
Otomasyon mu süreç yönetimi mi
İşin basit iş akışıyla mı yoksa adım adım ilerleyen bir süreç yapısıyla mı yönetileceği.
Rol ve yetki modeli
Kim hangi veriyi görecek, kim hangi kaydı değiştirebilecek. Çok şubeli ve çok ekipli yapılarda bu karar en kritik olanıdır.
Veri aktarım stratejisi
Hangi veri taşınacak, hangisi arşivde kalacak, mükerrer kayıtlar nasıl ayıklanacak.
İletişim kanalları
E-posta altyapısı, telefon ve WhatsApp bağlantıları hangi aşamada devreye alınacak.
Raporlama iskeleti
Yöneticinin ilk günden görmek istediği rakamlar neler.
Bu kararların bir kısmının cevabı sizde hazır olabilir, bir kısmını birlikte netleştiririz. Süreç analizi aşaması tam olarak bunun için vardır.
Kapsam: neler dahil
Süreç analizi
Mevcut çalışma biçiminiz incelenir, sistemde nasıl karşılanacağı planlanır.
Hesap ve organizasyon yapısı
Şirket bilgileri, para birimleri, vergi yapısı, çok şubeli ya da çok markalı düzen.
Kullanıcı, rol ve yetki modeli
Kullanıcıların açılması, hiyerarşi ve veri görünürlük kurallarının tanımlanması.
Modül ve alan yapılandırması
Kullanılacak modüller, şirketinize özel alanlar, düzenler ve zorunlu alan kuralları.
Satış süreci kurgusu
Satış aşamaları, aşama geçiş kuralları, atama kuralları ve onay akışları.
Otomasyon
Bildirimler, görev oluşturma, atama ve hatırlatma kuralları.
Veri aktarımı
Mevcut verinin temizlenmesi, alan eşleştirmesi ve sisteme aktarılması.
İletişim kanalları bağlantısı
E-posta bağlantısı ve ihtiyaç durumunda telefon ile mesajlaşma kanallarının kurulumu.
Rapor ve panolar
Yönetimin ilk günden ihtiyaç duyacağı temel raporların hazırlanması.
Eğitim ve devir
Ekibin eğitilmesi, dokümantasyonun teslimi ve sistem yönetiminin size devredilmesi.
Süreç ve takvim
İster listeniz netse: örnek süreç ve takvim
EN İYİ DURUM SENARYOSUAşağıdaki akış, kurulum kararlarının netleşmiş olduğu bir projede işin nasıl ilerlediğini gösterir.
Hazırlık
… günSüreç analizi
Çalışma biçiminiz incelenir, kurulum kararları netleştirilir, yol haritası yazılır
Kurulum
… günÇekirdek yapı
Hesap yapısı, kullanıcılar, roller ve temel modüller kurulur
Süreç kurgusu
Satış aşamaları, alanlar, düzenler ve otomasyon kuralları tanımlanır
Veri aktarımı
Veri temizlenir, eşleştirilir ve test ortamında aktarılır
Devreye alma
… günTest
Senaryolar tek tek koşulur, eksikler canlıdan önce yakalanır
Eğitim
Ekip gerçek veriyle eğitilir
Canlıya geçiş ve devir
Sistem canlıya alınır, dokümantasyon teslim edilir
Faz süreleri süreç analizi tamamlandığında sizin projenize göre yazılır. Yukarıdaki kesikli alanlar bu yüzden boş.
Takvimi yazan şey ister listesidir
Aşağıdaki üç adım aynı sorunun parçalarıdır: takvim neye bağlı, siz ne hazırlarsınız, hazır değilse ne olur.
İster listesi takvimi neden belirler
Kurulumun teknik tarafı öngörülebilirdir. Öngörülemeyen taraf, karar bekleme süresidir.
Bir hafta içinde cevaplanan bir soru projeyi bir hafta ilerletir. Tek kaynakta duran temiz bir veri günler içinde aktarılır.
Üç toplantıya yayılan aynı soru projeyi üç hafta bekletir. Beş ayrı dosyaya dağılmış mükerrer kayıtlı bir veri aynı işi haftalara çıkarır.
Yani takvimin uzunluğunu belirleyen şey bizim çalışma hızımız değil, kararların hazır olup olmadığıdır. Bu yüzden gerçekçi bir takvim ancak ister listesi netleştikten sonra yazılabilir.
İster listenizi nasıl hazırlarsınız
Kurulum öncesinde şu altı başlığı ekibinizle bir kez konuşmanız, takvimi belirgin biçimde kısaltır.
Kararı kimin vereceğini belirleyin.
Tek bir karar verici mi olacak, yoksa bir komite mi? Komite ise toplanma sıklığı takvimi doğrudan etkiler.
Kurulum kararlarını gözden geçirin.
Bir önceki bölümde saydığımız başlıkları ekiple konuşun; cevabı hazır olanları ve olmayanları işaretleyin.
Verinizin nerede durduğunu çıkarın.
Kaç ayrı dosya, kaç ayrı sistem, yaklaşık kaç kayıt.
Kullanıcıları ve rollerini listeleyin.
Kim hangi ekipte, kim neyi görmeli.
İlk gün görmek istediğiniz üç raporu yazın.
Bu, sistemin neye göre kurulacağını netleştiren en pratik sorudur.
Entegre olması gereken sistemleri sayın.
ERP, muhasebe, e-ticaret, telefon santrali gibi.
Her başlığın cevabı hazır olmak zorunda değil. Hangilerinin boş olduğunu bilmek de bir çıktıdır; boş kalanları birlikte doldururuz.
İster listeniz yoksa ne yapıyoruz
Çoğu firmada bu liste hazır değildir ve bu normaldir. Kurulum kararlarını bilmek, kurulum yapmayı meslek edinmiş ekiplerin işidir.
Liste bir ön koşul olarak size bırakılır: takvim verilir ama “kapsam ve ön koşullar zamanında sağlanmışsa” notu düşülür.
Bunu bir ön koşul değil, işin ilk aşaması olarak görüyoruz. Süreç analizi tam olarak bunun içindir.
Soruları biz getiririz, ekibinizle birlikte cevaplarız ve çıktı yazılı bir ister listesi ile ona bağlı bir takvim olur. Yani listeyi hazırlamak sizin ödeviniz değil, birlikte yaptığımız iştir.
Süre konusunda net olalım
Kurulum süresi hakkında kesin gün taahhüdü vermiyoruz. Bunun bir çekingenlik değil, dürüstlük tercihi olduğunu açıklamak isteriz. Onun yerine kendi projelerimizden çıkan rakamları paylaşıyoruz.
Kurulum süresini belirleyen üç değişkenin ikisi bizim kontrolümüzde değildir: kararların ne kadar hızlı verildiği ve verinin ne durumda olduğu. Süreç analizinde sorulan soruların cevabı sizin tarafınızda birkaç günde netleşiyorsa proje hızlı ilerler; bu sorular haftalarca toplantıda kalıyorsa hiçbir takvim tutmaz. Aynı şekilde, temiz ve tek kaynakta duran bir veri günler içinde aktarılır; beş ayrı Excel dosyasına dağılmış mükerrer kayıtlı bir veri aynı işi haftalara çıkarır.
Bu yüzden piyasada verilen “şu kadar iş gününde canlıya alıyoruz” tipi taahhütlerin küçük yazıyla bir koşula bağlandığını göreceksiniz: kapsam ve ön koşullar zamanında sağlanmışsa. Yani taahhüt gerçekte müşterinin performansına bağlıdır. Biz bunu baştan açıkça söylemeyi tercih ediyoruz.
Onun yerine yaptığımız şu: süreç analizi tamamlandığında, sizin özel durumunuza göre gerçekçi bir takvim ve en iyi durum senaryosu yazılı olarak paylaşırız. Referans olması için tamamladığımız projelerden örnek süreler de veririz. Böylece elinizde reklam cümlesi değil, kendi projenize ait bir plan olur.
Teslim edilenler
Bir ayın sonunda devam etmek isterseniz bakım, destek ve işletim hizmetimizle sürdürülür. Devam etmek zorunlu değildir; sistem ve dokümantasyon sizde kalır.
Bu hizmet için çalışma modelleri
Kurulum tek bir kalıpla yapılmaz. İhtiyacınıza göre iki farklı model üzerinden ilerliyoruz.
Hazır yapılandırmayla hızlı başlangıç
KİME UYGUN
İhtiyaçları karmaşık olmayan, temel yapıyla başlayıp sonra genişletmek isteyen firmalar
NASIL İŞLER
Sınanmış bir temel yapı sizin bilgilerinizle uyarlanır, eğitim verilir, hızlıca kullanıma geçilir
Anahtar teslim proje
KİME UYGUN
Süreçleri kendine özgü, çok ekipli ya da entegrasyon ihtiyacı olan firmalar
NASIL İŞLER
Süreç analizi, uyarlama, veri aktarımı, test, eğitim ve devir uçtan uca yürütülür
Kısa süreli ve tek konuya odaklı ihtiyaçlar ile adam-gün bazlı çalışma seçenekleri de mevcuttur. Modellerin tamamını ve bedelin nasıl belirlendiğini çalışma modellerimiz sayfasından inceleyebilirsiniz.
Fiyatlandırmayı nasıl yapıyoruz
Sayfada fiyat paylaşmıyoruz çünkü kurulum bedelini belirleyen kalemler firmadan firmaya değişiyor: kullanıcı sayısı, açılacak modül sayısı, süreç karmaşıklığı, veri hacmi ve temizlik ihtiyacı, entegrasyon sayısı ve eğitim kapsamı. Süreç analizi görüşmesinden sonra bu kalemlerin sizin projenizde nasıl şekillendiğini kalem kalem gösteren bir teklif hazırlıyoruz.
Bu hizmetle yapılmış gerçek proje
Üretim sektöründe bir referans proje. Satış ekibi teklifleri Excel üzerinden yönetiyor, her temsilci kendi dosyasını tutuyordu. Yönetim aylık raporu elle birleştiriyordu. Süreç analizinde önce satış aşamaları ve teklif onay akışı netleştirildi, ardından sistem bu yapıya göre kuruldu. Mevcut müşteri verisi ayıklanarak aktarıldı, aktif olmayan kayıtlar arşive alındı. Canlıya geçişten sonraki bir ay boyunca ince ayarlar yapıldı. Bugün teklifler tek sistemden çıkıyor ve aylık rapor elle birleştirilmiyor.
Diğer proje örneklerimizi danışmanlık proje örnekleri sayfamızdan inceleyebilirsiniz.
