Zoho Kurulum ve Devreye Alma: Sisteminizi Hızlı ve Kontrollü Biçimde Canlıya Alıyoruz
Zoho’yu kurmak bir ekip işi. Türkiye’nin tek Zoho Premium Partner’ı olarak on yılı aşkın süredir yalnızca bu işi yapıyoruz; kurulum kararlarını tahminle değil tecrübeyle veriyoruz.
Kime Uygun?
Zoho lisansı olan ya da almayı planlayan, sistemi ilk kez devreye alacak firmalar
Ne Alırsınız?
Yapılandırılmış sistem, dokümantasyon, eğitim ve devir
Nasıl Başlar?
Süreç analizi görüşmesiyle
Kimden Hizmet Alıyorsunuz?
Zoho üzerine bir danışmandan değil, Türkiye'de Zoho üzerine en tecrübeli olan uzman bir ekipten hizmet alıyorsunuz.
Sayfayı okumaya vaktiniz yoksa: hızlı özet
Yedi soru, yedi cevap.
Ne yapıyoruz?
Zoho sisteminizi süreçlerinize göre kuruyor, verinizi aktarıyor, ekibinizi eğitiyor ve sistemi size devrediyoruz.
Kime uygun?
Zoho lisansı olan ya da alacak olan, sistemi ilk kez devreye alacak firmalar. Zoho zaten kurulu ama verimsiz çalışıyorsa konunuz kurulum değil optimizasyondur.
Ne kadar sürer?
Süre, kurulum kararlarınızın ne kadar net olduğuna bağlıdır. Süreç analizinden sonra size özel yazılı bir takvim veriyoruz; peşinen gün taahhüdü vermiyoruz.
Bedeli nasıl belirlenir?
Kullanıcı sayısı, açılacak modül sayısı, veri hacmi, entegrasyon ve eğitim kapsamına göre. Görüşmenin ardından kalem kalem teklif çıkarıyoruz.
Sonunda elime ne geçer?
Çalışan bir sistem, yetki matrisi, süreç dokümantasyonu, veri aktarım raporu ve ekip eğitimi.
Sonrası ne oluyor?
Canlıya geçişten sonraki bir ay başlangıç dönemidir, bakım ve destek dahildir. Dönem kapanmadan gözden geçirme görüşmesi yapılır. Devam etmek zorunlu değildir.
Nasıl başlarım?
İhtiyacınızı dinlememiz gerekiyor. Formu doldurun, sizi arayalım; ilk görüşmede kapsamı birlikte çerçeveleyelim.
Bu sayfadaysanız muhtemelen şunlardan birini yaşıyorsunuz
Bu maddelerin çoğu teknik bir engelden değil, kurulum öncesi kararların netleşmemiş olmasından kaynaklanır.
Bu hizmet nedir, ne değildir
Kurulumu belirleyen kararlar
Kurulum süresini ve sonucun kalitesini belirleyen şey yazılımın kendisi değil, aşağıdaki soruların ne kadar net cevaplandığıdır.
Lisans ve kullanıcı yapısı
Kaç kullanıcı, hangi plan kademesi, hangi ürünler. Bu netleşmemişse önce lisans ve abonelik danışmanlığı devreye girer.
Hangi modüller açılacak
Her modülü açmak iyi bir fikir değildir. Kullanılmayan modül, ekibin sistemi karmaşık bulmasına yol açar.
Müşteri adayı ile müşteri ayrımı
Hangi kaydın müşteri adayı, hangisinin müşteri sayılacağı ve aralarındaki dönüşümün nasıl işleyeceği.
Satış aşamaları
Kaç aşama olacak, her aşamadan çıkmak için hangi koşulun sağlanması gerekecek. Aşamalar bir girdi değil, çıktıdır: müşterinin ne yaptığını ölçmelidir.
Otomasyon mu süreç yönetimi mi
İşin basit iş akışıyla mı yoksa adım adım ilerleyen bir süreç yapısıyla mı yönetileceği.
Rol ve yetki modeli
Kim hangi veriyi görecek, kim hangi kaydı değiştirebilecek. Çok şubeli ve çok ekipli yapılarda bu karar en kritik olanıdır.
Veri aktarım stratejisi
Hangi veri taşınacak, hangisi arşivde kalacak, mükerrer kayıtlar nasıl ayıklanacak.
İletişim kanalları
E-posta altyapısı, telefon ve WhatsApp bağlantıları hangi aşamada devreye alınacak.
Raporlama iskeleti
Yöneticinin ilk günden görmek istediği rakamlar neler.
Bu kararların bir kısmının cevabı sizde hazır olabilir, bir kısmını birlikte netleştiririz. Süreç analizi aşaması tam olarak bunun için vardır.
Kapsamda genel olarak bulundurduğumuz maddeler
Aşağıdaki kapsam maddeleri örnek olması açısından paylaşılmıştır. Şirketinizin ihtiyacına göre farklı kapsam maddeleri eklenebilir veya gereksiz maddeler çıkartılabilir.
Süreç analizi
Mevcut çalışma biçiminiz incelenir, sistemde nasıl karşılanacağı planlanır.
Hesap ve organizasyon yapısı
Şirket bilgileri, para birimleri, vergi yapısı, çok şubeli ya da çok markalı düzen.
Kullanıcı, rol ve yetki modeli
Kullanıcıların açılması, hiyerarşi ve veri görünürlük kurallarının tanımlanması.
Modül ve alan yapılandırması
Kullanılacak modüller, şirketinize özel alanlar, düzenler ve zorunlu alan kuralları.
Satış süreci kurgusu
Satış aşamaları, aşama geçiş kuralları, atama kuralları ve onay akışları.
Otomasyon
Bildirimler, görev oluşturma, atama ve hatırlatma kuralları.
Veri aktarımı
Mevcut verinin temizlenmesi, alan eşleştirmesi ve sisteme aktarılması.
İletişim kanalları bağlantısı
E-posta bağlantısı ve ihtiyaç durumunda telefon ile mesajlaşma kanallarının kurulumu.
Rapor ve panolar
Yönetimin ilk günden ihtiyaç duyacağı temel raporların hazırlanması.
Eğitim ve devir
Ekibin eğitilmesi, dokümantasyonun teslimi ve sistem yönetiminin size devredilmesi.
Süreç ve takvim
İster listeniz netse: örnek süreç ve takvim
EN İYİ DURUM SENARYOSUAşağıdaki akış, kurulum kararlarının netleşmiş olduğu bir projede işin nasıl ilerlediğini gösterir.
Hazırlık
… günSüreç analizi
Çalışma biçiminiz incelenir, kurulum kararları netleştirilir, yol haritası yazılır
Kurulum
… günÇekirdek yapı
Hesap yapısı, kullanıcılar, roller ve temel modüller kurulur
Süreç kurgusu
Satış aşamaları, alanlar, düzenler ve otomasyon kuralları tanımlanır
Veri aktarımı
Veri temizlenir, eşleştirilir ve test ortamında aktarılır
Devreye alma
… günTest
Senaryolar tek tek koşulur, eksikler canlıdan önce yakalanır
Eğitim
Ekip gerçek veriyle eğitilir
Canlıya geçiş ve devir
Sistem canlıya alınır, dokümantasyon teslim edilir
Faz süreleri süreç analizi tamamlandığında sizin projenize göre yazılır. Yukarıdaki kesikli alanlar bu yüzden boş.
Süre konusunda net olalım
Kurulum süresi hakkında kesin gün taahhüdü vermiyoruz. Bunun bir çekingenlik değil, dürüstlük tercihi olduğunu açıklamak isteriz. Onun yerine kendi projelerimizden çıkan rakamları paylaşıyoruz.
Kurulum süresini belirleyen üç değişkenin ikisi bizim kontrolümüzde değildir: kararların ne kadar hızlı verildiği ve verinin ne durumda olduğu. Süreç analizinde sorulan soruların cevabı sizin tarafınızda birkaç günde netleşiyorsa proje hızlı ilerler; bu sorular haftalarca toplantıda kalıyorsa hiçbir takvim tutmaz. Aynı şekilde, temiz ve tek kaynakta duran bir veri günler içinde aktarılır; beş ayrı Excel dosyasına dağılmış mükerrer kayıtlı bir veri aynı işi haftalara çıkarır.
Bu yüzden piyasada verilen "şu kadar iş gününde canlıya alıyoruz" tipi taahhütlerin küçük yazıyla bir koşula bağlandığını göreceksiniz: kapsam ve ön koşullar zamanında sağlanmışsa. Yani taahhüt gerçekte müşterinin performansına bağlıdır. Biz bunu baştan açıkça söylemeyi tercih ediyoruz.
Onun yerine yaptığımız şu: süreç analizi tamamlandığında, sizin özel durumunuza göre gerçekçi bir takvim ve en iyi durum senaryosu yazılı olarak paylaşırız. Referans olması için tamamladığımız projelerden örnek süreler de veririz. Böylece elinizde reklam cümlesi değil, kendi projenize ait bir plan olur.
Teslim edilenler
Canlıya geçiş bir bitiş değil, tanımlı bir dönemin başlangıcı
Canlıya geçiş
Sistem gerçek işin içine giriyor; destek dönemi bu tarihte başlar.
Gerçek kullanım görülüyor
Kurulumda görülmeyen eksikler, ekip günlük işini sistem üzerinden yapmaya başlayınca ortaya çıkar.
İnce ayar ve ilk sorular
Küçük düzeltmeler ve ekibin soruları bu dönemin içinde karşılanır; ayrı bir kalem olarak faturalanmaz.
Gözden geçirme görüşmesi
Dönem sessizce bitmez. Görüşmeyi biz planlarız; sizin hatırlatmanızı beklemeyiz.
O görüşmede konuştuğumuz üç şey
Bir ay az mı? Ücretsiz destek vaatlerini nasıl okumalı
Piyasada altı ay, bir yıl ya da süresiz ücretsiz destek vaat eden teklifler göreceksiniz. Bizim yazdığımız bir ay, yanına konduğunda cimri durur. O yüzden sürenin kendisinden önce şunu sormanızı öneriyoruz: bu desteğin içi dolu mu?
"6 ay / 1 yıl / süresiz ücretsiz destek"
Bir ay başlangıç dönemi
Kapsamı yazılı mı?
"Destek" kelimesi tek başına hiçbir şey tanımlamaz. Kapsam yazılı değilse sınır her talepte yeniden tartışılır.
Neyin dahil neyin hariç olduğu sözleşmede yazılı. Tartışma her talepte baştan başlamaz.
Talep hangi kanaldan açılıyor, kaydı tutuluyor mu?
Kanalı tanımlı olmayan destek bir kişinin cep telefonuna kalır. O kişi izne çıktığında destek de izne çıkar.
Talepler tanımlı kanaldan açılır ve kaydı tutulur; muhatabınız kişi değil ekiptir.
Size ne kadar gerçekçi geliyor? Bir firmanın size altı ay boyunca karşılıksız çalışması mümkün mü?
Destek vermek maliyetli bir iştir; danışmanın saati, sistemin izlenmesi, talebin takibi bedava değildir. Sürdürülemeyecek bir destek sözü, hizmet taahhüdü değil satış cümlesidir. İmzalar atıldıktan sonra o sözün karşılığını aramak zorunda kalan taraf siz olursunuz.
Bir ay söylüyoruz, bir ay veriyoruz. Dönem gözden geçirme görüşmesiyle kapanır, sonrası sınırı belli bir hizmet olarak devam eder; zorunlu değildir. Müşterimizin canını yakacak vaatler vermiyoruz.
Bizim tercihimiz uzun bir süre söyleyip içini boş bırakmak değil. Bir ay kapsamın içinde, kapsamı yazılı ve sonunda gözden geçirme görüşmesi var. Sonrası da bir vaat değil, tanımlı bir hizmet: bakım, destek ve işletim sayfasında altı soruluk tam kontrol listesi ve iki çalışma modeli duruyor.
Bir ayın sonunda devam etmek isterseniz bakım, destek ve işletim hizmetimizle sürdürülür. Devam etmek zorunlu değildir; sistem ve dokümantasyon sizde kalır.
Bu hizmet için çalışma modelleri
Kurulum tek bir kalıpla yapılmaz. İhtiyacınıza göre iki farklı model üzerinden ilerliyoruz.
Hazır yapılandırmayla hızlı başlangıç
Uçtan uca anahtar teslim proje
Kısa süreli ve tek konuya odaklı ihtiyaçlar ile adam-gün bazlı çalışma seçenekleri de mevcuttur. Modellerin tamamını ve bedelin nasıl belirlendiğini çalışma modellerimiz sayfasından inceleyebilirsiniz.
Fiyatlandırmayı nasıl yapıyoruz
Sayfada fiyat paylaşmıyoruz çünkü kurulum bedelini belirleyen kalemler firmadan firmaya değişiyor: kullanıcı sayısı, açılacak modül sayısı, süreç karmaşıklığı, veri hacmi ve temizlik ihtiyacı, entegrasyon sayısı ve eğitim kapsamı. Süreç analizi görüşmesinden sonra bu kalemlerin sizin projenizde nasıl şekillendiğini kalem kalem gösteren bir teklif hazırlıyoruz.
Bu hizmetle yapılmış gerçek proje
Üretim sektöründe bir referans proje. Satış ekibi teklifleri Excel üzerinden yönetiyor, her temsilci kendi dosyasını tutuyordu. Yönetim aylık raporu elle birleştiriyordu. Süreç analizinde önce satış aşamaları ve teklif onay akışı netleştirildi, ardından sistem bu yapıya göre kuruldu. Mevcut müşteri verisi ayıklanarak aktarıldı, aktif olmayan kayıtlar arşive alındı. Canlıya geçişten sonraki bir ay boyunca ince ayarlar yapıldı. Bugün teklifler tek sistemden çıkıyor ve aylık rapor elle birleştirilmiyor.
Diğer proje örneklerimizi danışmanlık proje örnekleri sayfamızdan inceleyebilirsiniz.
Tek bir sektörde değil, her sektörde CRM uzmanlığına sahibiz
Yukarıdaki vaka anonimleştirilmiş bir proje özeti. On yılı aşkın süredir birbirinden farklı sektörlerde kurulum yaptık; her birinin satış süreci, raporlama alışkanlığı ve terminolojisi başka. Bugüne kadar kurulum yaptığımız sektörler:
