Son yıllarda dünyanın değişim hızına adapte olmak oldukça güçleşti. Özellikle pandeminin yarattığı yeni dünya düzeninde dijital olmayan işletmelerin geleceğe kalabilme şansı neredeyse kalmadı. Daha önce dijital dönüşüm için adım atan ve doğru teknolojik araçları kullanana firmalar bu geçtiğimiz yıl içerisinde çok belirgin sorunlar yaşamazken, birçok firma hızlı bir şekilde dijital dönüşüm için adım atmak zorunda kaldı. İş süreçlerinin olası bir kriz anında, sürekliliğini koruyabilmesinin öneminin çok net biçimde anlaşıldığı bu dönemde, eğer sizler de dijital dönüşümün ilk adımı olan CRM sistemi arayışındaysanız, bu yazımız tam size göre!
CRM sistemleri, artık sadece pazarlama departmanın en çok kullandığı ve ihtiyaç duyduğu yazılımlar olmaktan çıktı. Günümüzün CRM sistemleri sağladığı birçok avantajla işletmelerin iş süreçlerine oldukça büyük avantajlar sağlıyor. Excel ve CRM sistemlerinin birçok defa karşılaştırıldığına şahit olmuş olabilirsiniz. Bu yazımızda, sizlere CRM yerine Excel kullanmanın yeterli olup olmadığını anlatacağız. Dijital dünyanın kuralları çerçevesinde her ikisinin sağladıklarını gördükten sonra işletmenizin geleceği için en doğru kararı verebilirsiniz!
CRM mi yoksa Excel mi? Sorusu belki de işletmelerin en çok karşılaştığı soruların başında gelir. İlk aşamada Excel, müşterileriniz, potansiyel müşterileriniz ve ortaklarınızla ilişkilerinizi yönetmek için fayda sağlayabilir. Fakat, işinizin büyümeye başladığı dönemde, Excel’in yeterli olmayacağını tecrübe edeceksiniz. Daha ölçeklendirilebilir bir sisteme yani bir CRM sistemine ihtiyaç duyacaksınız.
Excel’in Avantajları ve Dezavantajları
Excel, kuşkusuz en çok kullanılan araçların başında geliyor. Birçok önemli isim tüm önemli verilerin merkezileştirilmesine olanak tanıyan bu elektronik tabloyu takdir etse de günümüzün ihtiyaçları oldukça değişti. Birçok araştırma verisi KOBİ’lerin yaklaşık %24’ünün bağlantılarını takip etmek amacıyla Excel kullandığını ortaya koyuyor. Peki, Excel’in bu kadar sık
Kullanılmasının perde arkasındaki neden nedir?
· Kullanımının kolay olması,
· Bir dizi insan tarafından yönetebilen temel işlevler sağlaması,
· Tek bir dosyada bulunan bilgiler,
· Office lisansları dolayısıyla ek bir maliyet olmaması,
Tüm bu özelliklerinin yanında kuşkusuz ki Excel’in de sınırları vardır. Kimi zaman ‘Dünyanın en kötü CRM aracı’ olarak anılmasının nedeni; bunun için tasarlanmış olmamasıdır. İşte bazı örnekler;
· Birkaç müşteri ile görüştünüz ve onlarla yaptığınız alışverişi takip etmek istiyorsunuz diyelim. Bu süreç karmaşıktır ve excel’de birkaç sütun oluşturmanız gerekir. "1. Toplantı, 2. Toplantı, 3. Toplantı…". Oysaki Zoho CRM gibi güçlü bir sistemle müşteriniz ile görüşmeniz bittiğinde bu kayıtları hızlı bir şekilde oluşturabilirsiniz.
· Excel dosyasının değiştirildiğini ya da bir hata olduğunu varsayalım. Dosya geçmişini nasıl kurtaracaksınız? Fakat, Zoho CRM kullanırsanız, yapılan her değişikliği her bir kullanıcı görebilir ve bir hata oluştuğunda geçmişinize anında ulaşabilirsiniz.
· İşletmenizin büyüdüğünü düşünelim. Excel’de daha fazla satıra ve daha fazla sekmeye sahipsiniz. Bu durumda, yönetim açısından güçlük çekebilirsiniz. Oysaki bir CRM sistemine sahip olduğunuzda, sistem işletmenizle birlikte büyüyebilir.
Bu ve bunun gibi örneklerde görüldüğü üzere, elektronik tablolar her ne kadar kolay bir kullanım sunsalar da Müşteri İlişkileri Yönetimine adanan CRM yazılımlarının gücüne sahip değillerdir. Yukarıda bahsettiğimiz örneklerden en az biri ile karşılaştıysanız, Excel’in sınırlarına ulaşmış olduğunuz ve bir CRM sistemine sahip olma zamanınız gelmiş olduğu gerçeği ile yüzleşmeniz gerektiği bir sürece girdiniz demektir.
| Excel | CRM | |
| Veri Girişi | Manuel | Otomatikleştirilebilir |
Veritabanının tüm unsurları arasında bağlantı (bağlantılar, fırsatlar, şikayetler ...) | Formüller ve pivot tablolar ile mümkündür. | Tüm bilgilere tek bir tıklama ile ulaşılabilir. |
| Ek Dosyaları depolama | Mümkün değildir. | Oldukça kolay bir şekilde gerçekleştirilebilir. |
| Değişiklik Geçmişi | Özellik mevcuttur fakat çoğunlukla kullanılamaz. | Her CRM kaydı / kartına çok ayrıntılı ve erişilebilir |
| Raporlama | Manuel bir şekilde yapılır. | Raporlar otomatik olarak ve istenilen sıklıkta güncellenir |
| İş birliği | Çok sınırlı veya yok | Gerçek zamanlı bilgilere erişim |
| Veri Depolama | Güvenli değildir. | Güvenli (bulutta veya özel sunucularda) |
CRM'nin Faydaları
Günümüzün dünyasında eski sistemlerle yenilik yapmak imkansızdır. İyi bir CRM yazılımı birçok avantaj sunabilir. CRM sistemleri bugün sadece pazarlama departmanı içi değil, tüm işletmenin iş süreçlerinin sürekliliği açısından büyük önem taşıyor. Özellikle Zoho CRM gibi iş süreçlerinin bütününe hizmet eden bir sistem ile bugünden geleceğinize yatırım yapabilirsiniz. Entegrasyon konusunda sağladığı birçok avantajla Zoho CRM, iş süreçlerinizin kesintisiz bir şekilde devam etmesine olanak tanır. Proje yönetiminden tutun da pazarlama kampanyalarınıza dek her süreci detaylı bir şekilde yönetebileceğiniz ve raporlayabileceğiniz, Zoho CRM hakkında daha fazlasını öğrenmek istiyorsanız, Zoho ürünlerinin Türkiye Yetkili Satıcısı Cloudyflex’e ulaşabilirsiniz.