VISIOTT TPS, Zoho One ile tüm dijital süreçlerini yönetiyor

Zoho CRM’i kuruluşumuzun ihtiyaçlarına göre istediğimiz gibi şekillendirebiliyoruz. Zoho CRM esnek yapısıyla bütün müşterilerimizin ihtiyaçlarını karşılayabilmemiz için çeşitli alanlar, modüller ve programlama dilleriyle farklı fonksiyonlar yaratmamıza olanak sağlıyor. Bu durum da bizim içeride kullandığımız programlarla bir dil birliği yaratıp efektif sonuçlar almamıza neden oluyor.

Bununla beraber kullandığımız Zoho PageSense uygulaması da web sitemizin içerisinde bulunan verilerin müşterilerimiz tarafından nasıl değerlendirildiğini, kullanıldığını, hangi sayfalarımızın ne şekilde ön plana çıktığını anlamamız için bize kullanılabilir datalar sağlıyor. Bu da bizim web sitemizi ve diğer araçlarımızı nasıl geliştireceğimiz konusunda bizi yönlendirmiş oluyor.

Zoho One içerisindeki Zoho Analytics uygulaması sayesinde web’den gelen bütün bilgilerimiz ile Zoho Campaigns’den gelen bilgilerimizi birleştirerek istatistiksel veriler alabiliyoruz. Bu sayede pazarlama stratejilerimizi geliştirip satış departmanlarımıza uygun çözümler üretebiliyoruz.

Zoho CRM ve Zoho Desk’in bütünleşik yapısı sayesinde satış sonrası servis süreçlerini çok daha kolaylıkla takip edebiliyoruz. 

Esas olarak Zoho Projects’i kullanıyoruz. Zoho Projcets’i kullanma amacımız hem ekip arkadaşlarımızın görev dağılımını yapmak hem de yapacağımız işlerin takibini sağlamak için olmuştur. 

Özellikle bizim gibi proje bazlı çalışan firmalarda çok fazla parametre vardır ve bunların hepsi de bir takvime bağlıdır. Biz de bu süreçleri doğru yönetebilmek adına kullanmaya başladık. Proje bazlı çalışırken aynı zamanda pazarlama ve satış ekibimiz bütün süreçlerimizi Zoho CRM üzerinden takip ediyor. Böylelikle olayın asıl başlangıç noktası Zoho CRM oluyor. 

Proje ile ilgili bütün görüşmeler, başlangıç aşamalarının tamamı Zoho CRM üzerinden takip ediliyor. Bir proje onaylandığında, müşteri ile anlaşmaya varıldığı noktadan itibaren CRM’deki verilerin Projects kısmına taşınmasını sağlıyorlar. Zoho Projects’e girilmiş verilerle takvimi belirleyip bütün iş planını ve görev dağılımlarını orada takvimlendirip projelendirmiş oluyoruz. Böylelikle ekip arkadaşlarımızın üzerindeki iş yükünü takip edebiliyoruz. Bir nevi hem performans ölçüyoruz hem de boşluklarımızı daha iyi yönetmiş oluyoruz.

Zoho Projects’in bizim için artılarından birisi de her departmanın kendine özgü sayfa oluşturabiliyor olmasıdır. Ben ar-ge departmanı olarak kendime özel bir şablon hazırladım ve o şablon üzerinden kendi iş takibimi gerçekleştirebiliyorum. Aynı zamanda bunu mobil uygulamayla da destekleyebiliyoruz. Bütün ekip arkadaşlarımızda uygulama var ve gelen bildirimlerde gün içerisinde bazı işlerin unutulmuş olma sorununu ortadan kaldırmış oluyoruz.

Zoho Desk’i satış sonrası destek kısmında kullanıyoruz. Müşteri memnuniyeti bizim önceliklerimiz arasında yer alır. Buradaki en önemli kriter “ne kadar probleme ne kadar erken temas edebilirseniz o kadar hızlı sonuç alırsınız”. Dolasıyla 7/24 çalışan müşterilerimiz olduğu için onlara 7/24 minimum zaman kaybıyla destek verebilmek bizim için çok büyük bir kriterdir ve Zoho Desk ile biz bunu sağlayabiliyoruz. Aynı zamanda ölçülendirmesini, raporlamasını da yapabiliyoruz.  

İşin en başından itibaren pazarlama departmanı olarak bir müşteriyle veya potansiyel müşteriyle iletişime geçtiğimizde bu süreci sonuna kadar takip edebileceğimiz bir sisteme ihtiyaç duyuyorduk. 

Bunu daha öncesinde farklı departmanlarda farklı yazılımlarla çözüyorduk. Pazarlama departmanında iş takibi için Monday kullanıyorduk. Farklı departmanlarda da farklı programlar kullanıyorduk. Bu da bizde farklı bir ihtiyacı ortaya çıkardı. Çünkü süreç başladığında aslında süreci ilk başlatan pazarlama departmanı olarak kurduğumuz kontakların çıktılarını göremediğimizi fark ettik ve departman içinde iş takibimizi Zoho üzerinden yapmaya başladık. Eş zamanlı olarak da satış departmanıyla birlikte Zoho’yu kullanmaya başladık. Bunun şöyle avantajlarını gördük; Zoho CRM’de bir kişi kartı açtığımızda bu kişi kartını, süreci çok rahatlıkla başka departmanlara devredebileceğimiz, kaynağını takip edebileceğimiz ve de çıktılarını ölçebileceğimiz bir sistem kurabileceğimizi fark ettik. Bu bizim için çok önemli bir aydınlanma oldu. 

Dijital medya ekimiz yapacakları bütün aylık ve yıllık paylaşımlarının planlarını Zoho üzerinden planlıyor ve Zoho Social üzerinden tüm görsel ve içeriksel anlamdaki tasarımlarını diğer pazarlama uzmanı arkadaşlarla paylaşıyorlar. Pazarlama uzmanı arkadaşlar da kendi sorumluluklarında olan bölgelerdeki hassasiyetlere ve gelen geri bildirimlere dayanarak içerikleri gözden geçiriyor ve Zoho Social üzerinden tekrar onay alınıyor. Bu da bizim hata yapma oranımızı büyük ölçüde düşürüyor. Bu anlamda da Zoho Social’dan çok fazla faydalanıyoruz.

Sene başında yönetim kurulundan onay aldığımız bir pazarlama planı bizim bütün bir yıl içerisinde yapacağımız tüm aktiviteleri kalem kalem içeriyor. Bunların hepsi Zoho Projects’te bir proje haline getiriliyor ve bütün bir yıl boyunca takibi oradan yapılıyor. 

Biz ürünün ortaya çıktığı bir süreç işliyoruz ve bu noktada devreye Zoho’ya giriyor. Pazarlamadan verileri alıyorum, satış sürecimizde işletiyorum. Satış sürecinde de aynı işlemi yürütüyorum ve satıştan aldığım verileri projeme girdi olarak sağlıyorum.

 Her şey karşımda, net, işlenebilir, kanıtlı ve ispatlı bir şekilde oluyor. Veri akışınızı kontrol altında tutmak istiyorsanız Zoho’yu sizlere öneriyorum.