Bulunduğunuz sektör içinde işletmenizi öne çıkarmak için stratejik davranarak gelişim sağlamanız ve işletmenizin atacağı adımlar için süreci tüm yönleriyle değerlendirmeniz önemlidir. Bu sürece işletmenizin gelişimini sağlamak amacıyla pek çok stratejik hamle dahil edilebilirsiniz. Gelişime yönelik bütüncül strateji içinde iletişim, kendine önemli şekilde yer edinir. Özellikle müşteri odaklı gelişim stratejisi izliyorsanız CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi) çerçevesinde çok kanallı iletişimi sağlamanız gerekir. Çok kanallı iletişim birçok yolla mümkün gale getirilebilir. Bu kanallardan en köklü ve yaygın olanlardan birisini e-mail oluşturur. İş yaşamında bilgi akışında kilit noktada yer alan e-mail; müşteri ve ekip iletişimini oldukça basit ve pratik adımlarla size sunar. E-mail hizmeti sizlere pek çok farklı servis tarafından sağlanabilir. Servisler arasında nitelikleri ve avantajlarıyla dinamik iletişim vadeden Zoho Kurumsal E-Mail Servisi ve Uygulaması, bütünüyle kurumsal deneyimin anahtarı olmayı hedefler. Kurumsal gelişim sürecine adım atarken Zoho Mail’in niteliklerini ve avantajlarını pratik şekilde aktifleştirmek için bu yazıda yer alan 7 temel ipucuna göz atabilirsiniz.
Zoho Mail Nedir?
Zoho Mail, işletmeniz için server kurulumu uğraşını ortadan kaldırarak e-mail sistemi kurmanıza olanak tanıyan bir uygulamadır. Zoho ekosisteminin önemli bir parçası olan uygulama, nitelikleri itibarıyla Zoho CRM omnichannel yapısı içinde yer alır.
Zoho Mail Ne İçin Kullanılır?
Zoho Mail, ekip içinde veya müşterilerle olan iletişimi üst düzeyde gerçekleştirmek amacıyla kullanılır. Mesaj, dosya veya davet gönderimine gibi iletişimi güçlendirecek birçok işlemi bir arada gerçekleştirmenize olanak tanır.
Kurumsal Kimliği Yansıtan Özel Alan Oluşturma
Zoho Mail servisi, işletmeniz için server kurulumuna gerek duymaksızın e-mail sistemi kurmanızı mümkün kılar. Kendi içinde barındırdığı özel niteliklerle sayesinde ek çaba harcamaksızın pratik kullanım deneyimine adresiniz ve şifrenizle yelken açmanıza olanak tanır. Pratikleştirilmiş bu deneyime adım atarken kurumsal kimliğinizi en doğru şekilde yansıtabilmeniz amacıyla öncelikle size şirketinize özel alan oluşturma hizmetini sunar. Zoho Mail giriş aşamasını gerçekleştirirken bu noktaya dikkat ederek gelişim sürecinde belli açılardan iletişimi daha sürdürebilir duruma getirebilirsiniz. Servisteki kimliğinizi oluştururken e-mail adresinizde işletmenizin adını öne çıkaran bir alan, markalaşma sürecinde size ekstra avantaj sağlar. İşletmenizin adının yer aldığı bir e-mail alanı müşterilere her zaman için daha çok güvenlik vadeder. Potansiyel müşteri ilerletmek istediği iletişim süreci için size bu şekilde çok daha kolay ulaşım fırsatı edebilir. Alan adınıza bağlı olarak ne kadar potansiyel müşteri size ulaşırsa markanızın tanınırlığı ve gelişme hızı da o derece artabilir. Ayrıca servis içinde marka ismini kullanmanız departmanlara göre özel adresler oluşturmanızı kolaylaştırır. Ekip içinde farklı departmanlarda önemli roller üstlenen çalışanlarınız markanızın kurumsal kimliğini yansıtmayı bu şekilde sağlayabilirler.
Kontrol Paneliyle Yönetimi Kolaylaştırma
İşletmenizin adını içeren bir alan adresi yarattıktan sonra alanla ilgili düzenlemeleri pratik olarak gerçekleştirebilmeniz amacıyla sistem içinde kontrol paneli sizinle buluşur. İşletmenizle ilgili tüm e-mailleri kontrol altına alabilmeniz panel ayarları sayesinde mümkündür. Panel vasıtasıyla birden fazla alan adı oluşturma, kullanıcı bilgilerine dair özelleştirme yapma, posta kutularının çok yönlü olarak düzenlenmesini sağlama, spam politikalarına dair yapılanma sağlama gibi birçok işlemi kontrol altına alabilirsiniz. Kontrol paneli çerçevesinde yönetici olarak hem kullanıcılar hem de gruplar üzerinde çok yönlü düzenlemelere adım atabilirsiniz. Kullanıcıları içeri aktarıp çıkarma, grupları türlere ayırma, e-posta bildirimi yönlendirme, tatil e-postası planlama gibi birçok işlemi panel vasıtasıyla birkaç tıklamayla kolaylaştırabilirsiniz. İşletmeniz kurumsal kimliğini özelleştirerek yansıtmak amacıyla panel üzerinde özel giriş URL’si ve logo ekleme gibi seçeneklerden de yararlanabilirsiniz.
Özel Depolama Alanından Yararlanma
Faaliyet sürdüğünüz sektör içinde dosya tarzı birçok unsur, iş akışında önemli yer tutar. Gerek ekip içinde olan iletişimde gerekse müşterilerle sağlanan bilgi alışverişinde dosyalar, işletmenizin verilerine dair net sonuçları size vadeder. Zoho Mail servisi sayesinde iletişim sürecinde veri gönderimi konusunda önemli roller üstlenen birçok dosyayı koruma altına almanız mümkündür. Yazılı, görsel veya işitsel veriler içeren birçok dosyanın iletimini iş akışı çerçevesinde sağlamak amacıyla servisin sunduğu geniş depolama hizmetinden yararlanabilirsiniz. Servis sizlere 5 adede kadar posta kutusu için ücretsiz alan vadeder. Bu çerçevede 5 GB standart depolama alanını, 1 GB ise bulut depolama alanını sizlerle buluşturur. İşletme türünüz ister KOBİ olsun ister global alanda hizmet veren bir işletme, fark etmez. İş akışını kolaylaştırmak amacıyla dosya gönderimini ücretsiz depolama hizmetinden yararlanarak pratikleştirebilirsiniz.
Çok Boyutlu Güvenlik ve Saklama Deneyimi
Zoho Mail servisi, e-posta gönderim deneyimini çok boyutlu olarak iyileştirmek amacıyla üstün saklama ve güvenlik niteliklerini sizinle buluşturur. Servis kullanım sürecinde güvenlik her zaman için sistemin ayrılmaz bir parçasıdır. Paylaşmak istediğiniz e-mailler adeta size ait olan bir alan içinde kilitli tutulur. Bu çerçevede Zoho Mail ayarları sayesinde göndereceğiniz veya göndermiş olduğunuz mailleri bütünüyle size ait olan şifreyle koruma altına alabilirsiniz. Servis donanımları çerçevesinde birinci sınıf gözetimle mailleri dışarıdan gelebilecek herhangi bir fiziksel saldırıya karşı koruyabilir. Özellikle DOS ve DDOS saldırılarını azaltmak amacıyla özel prosedürler izler. Güvenliğe bağlı olarak maillerinizi gönderim sırasında koruma altına almak istiyorsanız sistemin saklama özelliğinden yararlanabilirsiniz. Bu e-maillere göndermek istediğiniz zaman hızlı erişim sağlamak amacıyla e-Keşif hizmetinden yararlanabilirsiniz.
Akışlarla Ekip İletişimini Güçlendirme
Servis içinde yer alan akışlar sayesinde e-posta gönderim sürecinde daha samimi bir atmosfer oluşturmanız mümkündür. Akışlarla sayesinde ekibinizle samimi bir paylaşım ortamı sistem içinde yaratabilirsiniz. Adeta sosyal medya uygulamalarıyla birebir hizmet veren akışlar çerçevesinde maillere gelen yorumları paylaşma, ekip arkadaşlarınızı etiketleyerek iletişimi güçlendirme, dosya gönderimi gibi hizmetlerden yararlanabilirsiniz. Akışlar çerçevesinde yalnızca birkaç tıklamayla Zoho Mail yönlendirme fırsatlarından yararlanmanız mümkündür. Servis kapsamında özel konuşma deneyimine farklı kullanıcıları veya grupları dahil etmeniz için yalnızca onlardan bahsetmeniz yeterlidir. Bu sayede servis içinde uzun e-maillerden uzaklaşarak daha samimi bir iletişim ortamı yaratıp ekibinizin sıcak atmosferi müşterilerle olan iletişime yansıtmasını kolaylaştırabilirsiniz.
İletişimde Mekânın Sınırlarını Kaldırma
İşletmeniz için dijital çağda yararlanabileceğiniz en temel çalışma şekillerinden birini uzaktan çalışma veya yaşama yayılan çalışma oluşturur. Uzaktan çalışma vasıtasıyla iş akışınıza dair düzenlemeler yapabilmeniz evde, otobüste veya sokakta mümkün hale gelebilir. İşletmeniz için uzaktan çalışma serüvenine güçlü iletişim katkısı sunacak bir uygulama arıyorsanız e-mail servislerinin farklı iletişim sistemlerine uygun olduğu Zoho mobil uygulamaları, size birebir hizmet verir. Servis sayesinde iş akışına dair özelleştirilmiş birçok niteliği ofisin sınırlarını aşarak hareket halindeyken deneyimleyebilirsiniz. Uygulama vasıtasıyla e-postalarınızı anlık olarak görüntüleyebilmenin yanında takvim özelliği sayesinde planlamalar yapabilirsiniz. Ayrıca işletmenizle etkileşim içinde yer alan kişileri, iş akışınızla alakalı olan dosya ve hatırlatıcıları uygulama vasıtasıyla sınırları aşarak görüntüleyebilirsiniz.
Zoho CRM Programıyla Uyumlu Kullanım
Zoho Mail Sistemiyle entegre çalışabilen Zoho CRM ,bu entegrasyon sayesinde satış, pazarlama ve müşteri ilişkileri üzerinde işletmelere yüksek bir değer sunuyor. Kullanım sürecinde servis ve Zoho CRM arasında otomasyonların etkileşimini kendiniz kolayca sağlayabilirsiniz. Bu sayede program içine çok kanallı iletişim seçenekleri arasında Zoho Mail’i de ekleyebilirsiniz. Zoho CRM içinde yer alan mevcut ve potansiyel müşterilerinizin iletişim bilgilerini kolayca servise aktarabilirsiniz. Müşterilerinize pratik adımlarla doğru zamanda doğru e-mail gönderimini servis sayesinde kolaylaştırabilirsiniz. Satış ve pazarlamaya yönelik birçok işlemin müşterileriniz özelinde anlık durumunu üst düzey uyumla takip edebilirsiniz.
Zoho Mail ile Gmail Arasındaki Farklar Nelerdir?
Zoho Mail şirketiniz için server kurulumu uğraşını ortadan kaldırarak özelleştirilmiş e-mail sistemine adım atmanıza olanak tanır. Zoho CRM sistemiyle entegre çalışarak müşteri ilişkilerini yönetiminde etkin rol üstlenebilmesiyle Gmail’den temel olarak ayrılır. Geniş dosya depolama hizmetini size sunar. Akışlarla uzun e-mail gönderiminden sıyırılarak samimi ekip atmosferi yaratmanıza olanak tanır.